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FIRMA ELECTRÓNICA.

RESUMEN DE LA INSTRUCCIÓN DE 18 DE MARZO DE 2003

 

INSTRUCCIÓN de 18 de marzo de 2003, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, con relación al artículo 107 de la ley 24/ 2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales Administrativas y del Orden Social. BOE del 9 de abril.

La ley 24/2001 reguló en los artículos 106 y siguientes, lo relativo a la incorporación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la seguridad jurídica preventiva que ahora se desarrollan en parte.

La Instrucción anuncia que habrá desarrollo reglamentario de la Ley en cuanto a:

-          la formalización de negocios jurídicos a distancia,

-          los testimonios, certificaciones y almacenamiento de notificaciones electrónicas,

-          la presentación de títulos por vía telemática en los Registros,

-          la regulación de las copias autorizadas electrónicas y las simples,

-          las certificaciones registrales electrónicas, y las notas simples, y otras cuestiones.

 

Temas fundamentales tratados:

A) Interoperabilidad de los sistemas telemáticos de emisión, transmisión, comunicación y recepción de información de los notarios y de los registradores en el marco de las comunicaciones entre los mismos y, muy especialmente, en la remisión de los títulos públicos a los Registros de la Propiedad y Mercantiles, a los efectos de su presentación en los mismos por vía telemática. Se persigue conseguir el mismo resultado, que hoy en día ocurre con la presentación física o por correo de los mismos.

            Se opta, como forma de interoperar los sistemas de Notarios y Registradores por el de relacionar el nodo central del Consejo General del Notariado con el nodo central del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, para simplificar cualquier modificación que deba hacerse. Los únicos datos que podrán almacenarse en dichos nodos serán los relativos a la fecha y hora del envío respectivo y de la identidad del notario y registrador que lo efectuó.

 

            B) Especialidades de la firma electrónica de Notarios y Registradores.

            Son las siguientes:

- deberá tener carácter de avanzada,

- sólo servirá para la remisión de documentos y demás informaciones, por razón de la función pública desempeñada,

- deberá vincular unos datos de verificación de firma a la identidad de su titular, su condición de Notario o Registrador, que está en servicio activo y la plaza de destino.

Dichos datos han de incorporarse a los certificados electrónicos que se expidan por los prestadores de servicios de certificación, incluyendo también el Colegio Notarial o Comunidad Autónoma (para los Registradores). Regulado en la Disposición 1ª.

Esta firma electrónica también se aplicará a las actuaciones que los notarios y registradores deban de desarrollar en relación a la «Sociedad Limitada Nueva  Empresa». Disp, 6ª.

 

            C) Qué ha de estar firmado electrónicamente con firma avanzada:

            - Notarios:

* la copia auténtica electrónica remitida, como archivo informático considerado individualmente,

* y el mensaje electrónico donde se adjunte dicho archivo.

            - Registradores:

                        * la contestación que dé el Registrador acerca de cualquier extremo del título presentado,

* y el mensaje electrónico donde se adjunte esa información.

            Loa archivos deben de estar en formato PDF. Disp. 3ª.

 

            D) Comprobación de que el firmante reúne las cualidades necesarias. 

El Consejo General del Notariado incluirá en dicho sobre o archivo de origen notarial, además de la copia autorizada, una certificación maestra con un tipo texto, que especifique que el citado notario en el día correspondiente cumple todos los requisitos legales para poder firmar la copia correspondiente que se remite. Esta certificación maestra estará firmada electrónicamente por el certificado raíz o por el certificado del servidor del Consejo General del Notariado.

Los mismos requisitos de seguridad se utilizarán, respecto de la comprobación de la situación de Registrador en activo, para la verificación de dicha condición, en el momento de la comunicación al notario de los datos registrales del asiento realizado.

Aparte de ello, tanto los notarios como los registradores podrán verificar en el momento de la recepción de una comunicación firmada electrónicamente, que el certificado no se encuentra revocado. A tales efectos deberá existir un Directorio que permita verificar on-line, contra la CRL existente en el Consejo General del Notariado, y en el Colegio de Registradores, la vigencia y eficacia de cada certificado que incorpore la firma electrónica avanzada de los notarios y de los registradores.

La actuación del Registrador al respecto está enmarcada en las facultades de calificación de las formalidades extrínsecas del título (artículo 18 de la Ley Hipotecaria).

 

E) Momento de las comunicaciones.

            En los envíos de las comunicaciones y recepciones respectivas, se deberá aplicar el mecanismo de sellado de tiempo, a los efectos de guardar certeza del momento de la remisión. De igual manera se procederá en el supuesto de la recepción de las comunicaciones.

En todo caso, y a los efectos de la salvaguarda del principio de prioridad registral, el Registro de la Propiedad, Mercantil o de Bienes Muebles destinatario de cualquier documento deberá aplicar el mecanismo de sellado de tiempo antes indicado en el momento de acceso efectivo en el mismo de dicho documento, sin perjuicio del sello de tiempo que se haya utilizado por el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España en el momento de acceso a su nodo central de las comunicaciones recibidas desde el nodo central del Consejo General del Notariado.

 

            F) Copia auténtica electrónica.

- Naturaleza: Es un instrumento público electrónico. Al tener el carácter de documento público notarial, es título suficiente para la extensión del asiento de que se trate en los respectivos Registros, previa su calificación.

            - Destino: La copia auténtica electrónica no está pensada para ser archivada o guardada, sino para ser remitida a otro Notario, Registrador o a cualquier órgano de la Administración Pública siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio.

- Vigencia: Se hace por motivos de seguridad, fijando su período de validez en treinta días contados desde la fecha de su expedición. Los órganos de las Administraciones Públicas y jurisdiccionales y los registradores podrán trasladar dicha copia autorizada electrónica a soporte papel, a los únicos y exclusivos efectos de incorporarlos a los expedientes o archivos que correspondan por razón del desempeño de las funciones públicas atribuidas a aquéllos y en el ámbito de su respectiva competencia. Disp. 4ª..

            - Notario competente: Las copias autorizadas de las matrices podrán expedirse y remitirse electrónicamente con firma avanzada, por el Notario autorizante de la matriz, o por quien le sustituya legalmente. A estos efectos, el notario que remita la citada copia, deberá ser el mismo que la haya expedido. Disp. 5ª.

 

Enlaces: BOE. UA.

 

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