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EL REPOSITORIO DE PERSONAS      

Vicent Simó Sevilla, Notario de Oliva (Valencia)
 

  Al parecer, existe un fichero denominado Repositorio Único de Personas, que contiene información de personas, extraída de los índices que los notarios envían cada mes a sus Colegios.

Ha sido el Decano de Valencia y consejero delegado de ANCERT, don César Belda, quien nos ha comunicado su existencia.

En su misiva, explica que “desde la informatización de los índices en el año 2004, en Ancert se ha ido generando una base de datos de aquellos sujetos que en algún momento han intervenido en un documento notarial”.

La afirmación da que pensar; no queda claro si se trata de una generación espontánea (“se ha ido generando”, como si se tratase de máquinas que sin órdenes humanas han hecho eso) o se debe a la acción del hombre.

Debe de ser esto último; es de suponer que ha sido el Consejo (socio único la Agencia) quien ha creado esa base de datos, aunque el acuerdo no se haya publicado en el BOE (art. 20.1 de la L.O. 13/1999) ni se haya informado de su existencia hasta diez años después. A día de hoy, tampoco está inscrito en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos, aunque la inscripción sea obligatoria. Sobre este particular, vamos un poco atrasados, porque el Consejo sólo tiene inscritos cinco ficheros, entre los que no figura la flamante Base de Datos de Titular Real, ni los ficheros creados por la Orden EHA/114/2008, y sin embargo todavía está el malogrado archivo de revocación de poderes.

Ahora, ANCERT ha creado una funcionalidad (sic) de obligada realización, que depura las incoherencias entre los datos introducidos en el índice y los que obran en el Repositorio.

Según el consejero delegado, “se trata de aunar esfuerzos entre todos a fin de disponer de una herramienta útil y veraz que proporcione una mayor seguridad jurídica tanto al notariado como a la sociedad”.

Resulta difícil comprender qué tiene que ver el Repositorio con la seguridad jurídica, que es un principio del Derecho relacionado con la certeza de las normas y la previsibilidad de su aplicación.

El manual de uso nos dice que se trata de "poder explotar [la] información a partir de un conjunto de servicios que aporten valor al colectivo notarial con la seguridad y fiabilidad suficiente”.

La obligación de llevar índices informatizados está conectada legalmente con el deber de colaboración del notario y de su organización corporativa con las Administraciones públicas, en particular las tributarias, pero he aquí que éstas ya disponen de ficheros de personas similares al Repositorio, lo que pone de manifiesto la duplicidad e inutilidad de este.

Solamente en el ámbito de la Administración estatal, podemos citar los ficheros ADDNFIL (ciudadanos españoles), ADEXTRA (ciudadanos extranjeros, regulares, irregulares o ilegales) y ADPASFIL (ciudadanos españoles, asilados, apátridas e indocumentados), en el Ministerio del Interior; el Censo de Contribuyentes, el Censo de Obligados Tributarios y la Base de Datos del Catastro, en el Ministerio de Hacienda; el fichero AFILIACIÓN en el Ministerio de Empleo y Seguridad Social; el fichero de Padrones Municipales y el Padrón de Españoles residentes en el extranjero, en el Ministerio de Economía y Competitividad…

Es evidente que las Administraciones públicas no necesitan a los notarios para elaborar una base de datos de personas; en otro caso tendríamos que admitir que tenemos un Estado fallido, sin Policía, sin Fisco, sin Seguridad Social, sin censos de población…

Por otra parte, la única correspondencia o coherencia que la Ley exige a los notarios es la de los documentos públicos autorizados o intervenidos con el índice (art. 17.2 de la Ley del Notariado), por lo que sería deseable que los notarios pudiesen limitarse a trasladar al índice lo que pone en los documentos, sin obligarles a hacer engorrosas comprobaciones.

Por todo ello, la aplicación creada por ANCERT para depurar la información del absolutamente innecesario Repositorio es una nueva carga administrativa que no se entiende en el contexto actual de notarías depauperadas a consecuencia de la crisis pertinaz, que exige exactamente lo contrario, un alivio de las cargas.

 Vicent Simó Sevilla

 

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