AON

LOGO NYR          www.notariosyregistradores.com      

 

PÓLIZAS DESDOBLADAS. NOVEDADES.

 

José Ignacio Olmedo Castañeda, Notario de La Laguna (Tenerife)

 

 

1.-NORMATIVA APLICABLE EN MATERIA DE POLIZAS.

1.1.Regulación anterior en materia de pólizas.

1.2.Regulación actual.

2.-POLIZAS DESDOBLADAS. NOVEDADES INTRODUCIDAS POR LA ACTUAL NORMATIVA.

2.1.Regulación extensa de las pólizas.

2.2.Nuevos conceptos.

2.3.Justificación de la póliza desdoblada.

2.4.Sistema anterior: intervenciones parciales o fuera de plaza.

2.5.Nueva regulación: sistema de póliza desdoblada.

2.6.Características del nuevo sistema.

2.7.Norma que regula la póliza desdoblada. Análisis.

2.8.Ámbito de aplicación.

2.9.Funcionamiento práctico.

            2.10.Criticas.

2.11.Plazo.

3.-PROPUESTA DE SOLUCIONES.

3.1.Utilizar la vía telemática entre notarios.

3.2.Archivo de pólizas desdobladas.

3.3.Propuesta de nueva redacción del artículo 197, párrafo tercero:

3.4.Modelos de diligencia en póliza desdoblada para la regulación vigente.

3.5.Modelo general de diligencia en póliza.

4.-FILOSOFIA DE LA NUEVA REGULACIÓN.

 

 

Voy a centrar mi ponencia en las novedades introducidas por la Ley 36/2006 y el Real Decreto 45/2007, en la Ley y en el Reglamento Notarial, en materia de pólizas, y dentro de éstas, me centraré en las pólizas desdobladas,

 

1.-NORMATIVA APLICABLE EN MATERIA DE POLIZAS.

 

1.1.REGULACIÓN ANTERIOR EN MATERIA DE PÓLIZAS.

 

-Decreto 853/1959, de 27 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento para el Régimen interior de los Colegios Oficiales de Corredores de Comercio, de su Consejo General, regulando el ejercicio del cargo de Corredor de Comercio Colegiado.   

Es de destacar que el antiguo Reglamento de Corredores de Comercio, hasta ahora vigente, (anteriormente reformado por los Reales Decretos de 13 de noviembre de 1981; 11 de abril de 1984; 23 de diciembre de 1987, 1 de junio de 1990, y 13 de enero de 1997), fue modificado en la última década por las dos siguientes normas que destacan por su trascendencia en la materia que ahora nos ocupa:

a)Real Decreto 1251/1997, de 24 de julio, cuyas novedades más significativas fueron:

-el nuevo art. 33 del Reglamento que exigía, como regla general, la presencia personal del corredor de comercio en el otorgamiento del documento objeto de intervención (salvo en el otorgamiento por los representantes de las entidades financieras, como precisamente establece la nueva regulación),

-el nuevo sistema de llevanza de Libros-Registro (previéndose la posibilidad de su microfilmación), y,

            -el nuevo régimen disciplinario, y

b) Orden de 28 de mayo de 1998, cuya principal novedad fue el nuevo sistema obligatorio de Archivo por el Corredor de un ejemplar de las pólizas (lo que hoy viene a constituir el nuevo Libro-Registro), así como la posibilidad de que los intervinientes firmasen sólo en la última hoja, haciéndolo constar así el Corredor, cuestión ésta que también se mantiene.

 

Todas estas importantes novedades han sido recogidas casi literalmente en la reciente regulación.

 

1.2.REGULACIÓN ACTUAL.

 

            Cronológicamente, viene dada por:

         -Ley 36/2006, de 29 de noviembre, de medidas para la prevención del fraude fiscal, que modifica el artículo 17 de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1.862 (en lo sucesivo LN), completada y desarrollada de forma coherente por la Instrucción de la DGRN de 29 de noviembre de 2.006, relativa a la conservación de la póliza y a la expedición de copia autorizada o de testimonio de la misma a efectos ejecutivos, en cuyo apartado Tercero ya se regula expresamente el sistema de póliza desdoblada, bajo la rúbrica “Intervenciones del mismo negocio jurídico ante distinto notario”.

-Real Decreto 45/2.007, de 19 de enero, por el que se modifica el Reglamento Notarial de 2 de junio de 1.944 (en lo sucesivo RN), y que deroga expresamente el mencionado  Decreto 853/1959, de 27 de mayo.

 

 

2.- POLIZAS DESDOBLADAS. NOVEDADES INTRODUCIDAS POR LA ACTUAL NORMATIVA.

 

2.1.REGULACIÓN EXTENSA DE LAS PÓLIZAS.

 

Viene recogida en Titulo IV, Capítulo II, SECCIÓN 3ª, “Del instrumento público”, “De las Pólizas”, en los artículos 197 a 197 sexiens, y además en numerosos artículos del reglamento, recogiendo, con innovaciones, lo establecido por el derogado RCCC, tras las modificaciones antes señaladas.

 

Se modifica el artículo 17 LN y 144 RN, en virtud del cual se incluye dentro de la definición de instrumento público a las pólizas y sus certificados. [1]

 

2.2.NUEVOS CONCEPTOS.

 

Con la nueva normativa, debemos acostumbrarnos a una serie de nuevos  conceptos y formas de actuar.

Así:

-Nuevo sistema de conservación de la póliza, y por tanto, nuevo sistema de circulación de la póliza y nuevo sistema de intervenciones fuera de plaza Þ PÓLIZA DESDOBLADA

-solo existe un ejemplar original de la póliza Þ

-obligación de conservar el notario el único ejemplar original Þ

-prohibición de desprenderse del original Þ nuevo concepto de título ejecutivo

-desaparición del sistema de fotocopias en hojas indubitadas Þ

-póliza completa o incompleta.

-otorgamientos sucesivos e intervenciones sucesivas del notario en la misma póliza: desaparecen las llamadas firmas anticipadas Þ ahora habrá otorgamientos sucesivos, no otorgamientos anticipados, y por tanto intervenciones sucesivas del notario en la misma póliza (se podrían llamar intervenciones parciales o previas del mismo notario).

-ya no es correcto hablar de número de asiento del Libro-Registro, salvo para la Sección B, sino de número de Libro-Registro (similar a la expresión “número de protocolo”), para la Sección A.

-desaparece el concepto de intervenciones parciales o fuera de plaza y surge el concepto de PÓLIZA DESDOBLADA.

 

La exigencia de que exista un único ejemplar original intervenido de póliza, que debe conservar inexcusablemente el notario en su Libro Registro (o Protocolo), conlleva la prohibición de desprenderse de dicho original de la póliza (salvo los supuestos legalmente previstos), lo que choca frontalmente con el anterior sistema de intervenciones parciales o fuera de plaza.

 

Por tanto, con la actual regulación el sistema se complica:  el notario ahora ya no puede intervenir varios ejemplares originales y auténticos de la póliza, como en el sistema anterior en que indubitaba y conservaba un ejemplar en su archivo, y remitía el resto a otro notario competente.

 

Es por ello que para dar solución a este problema, surge el nuevo concepto de POLIZA DESDOBLADA.

 

La póliza desdoblada es una excepción a la regla general de que no se pueden confeccionar varios originales de la misma póliza.

 

La nueva regulación en materia de pólizas desdobladas es quizás la más desafortunada, por la poca claridad de la norma, quizás por querer decir mucho en pocas líneas, quizás porque resultaba difícil resolver este problema al tener que asumir que la póliza original solo es una y la debe conservar el notario y sólo pueden circular traslados del original de la póliza archivada.

 

Analizaré en un primer momento la norma desde una visión crítica, y luego trataré de aportar algo de luz a lo que la norma pretende.

 

2.3.JUSTIFICACIÓN DE LA POLIZA DESDOBLADA.

 

Tanto el nuevo sistema de desdoblamiento de la póliza, como el sistema anterior de “intervenciones parciales fuera de plaza” posibilitan la intervención, por dos o más notarios de diferentes plazas, de la misma póliza, cuando los otorgantes de esa Póliza no pueden acudir al mismo notario a prestar su otorgamiento, al encontrarse físicamente dicho otorgantes en diferentes poblaciones, lo que permite organizar la firma en diferentes notarías.

 

Pero existen grandes diferencias entre ambos sistemas debido a la nueva ley de circulación de la póliza:

 

2.4.SISTEMA ANTERIOR: INTERVENCIONES PARCIALES O FUERA DE PLAZA.

 

Decía el último párrafo del artículo 33 del derogado RCCC:

“Cuando un corredor sea requerido para intervenir una operación en la que se pretenda que la firma de algunos de los documentos se efectúe fuera de su ámbito de competencia territorial, lo remitirá a un corredor competente para que lo intervenga y efectúe el correspondiente asiento en su Libro-Registro, quien, una vez intervenido y asentado, lo devolverá al corredor correspondiente

El sistema era muy simple. Consistía en que la entidad de crédito expedía varios ejemplares, tantos como partes y notarios fueran a  intervenir.

 

El notario de origen (el que residía en la plaza donde radicaba la entidad de crédito que concedía el préstamo o crédito), remitía dichos ejemplares de la póliza (en los que habitualmente aún no se habían estampado firma alguna) al notario de destino. Éste intervenía la firma de alguno de los otorgantes, indubitaba la póliza y la asentaba en su Libro Registro, conservaba un ejemplar en su archivo y devolvía los demás ejemplares intervenidos al notario de origen.

 

El notario de origen, intervenía la firma de los demás otorgantes y cerraba la póliza, completando en lo preciso el contenido de la póliza, cuya fecha de intervención determinaba las fechas de pago de las cuotas del préstamo, o las fechas de liquidación del crédito, coincidiendo la fecha de abono del préstamo o crédito con la fecha de la firma del último otorgante y con la fecha de intervención.

 

Finalmente, después de indubitar la póliza que intervenía en su Libro Registro, y conservar un ejemplar original de la misma en su llamado Archivo de triplicados, devolvía el resto de ejemplares a la entidad de crédito, uno para la propia entidad de crédito y el resto para su entrega a los demás otorgantes, estando la póliza completamente intervenida.

 

El sistema era quizás algo lento, pero seguro pues el control de todo el procedimiento quedaba en manos del notario de origen, y al final la entidad de crédito tenía en su poder una sola póliza en la que figuraban estampadas las firmas de todos los otorgantes, debidamente intervenidas por notarios competentes.

 

2.5.NUEVA REGULACIÓN: SISTEMA DE POLIZA DESDOBLADA.

Dice la Instrucción de la DGRN de 29/11/2006 que la póliza original se concibe como un documento único, sin que sea posible confeccionar varios ejemplares, sin perjuicio del sistema de póliza desdoblada, que no desvirtúa el concepto de documento único. Se configura por tanto, como una excepción a la regla general.

 

Con la nueva normativa, dado que el notario debe conservar el original de la póliza que intervenga en su Libro-Registro de Operaciones (o Protocolo ordinario), y dado que se prohíbe que se desprenda de ese original, impidiendo la circulación de originales como en el sistema antiguo, era preciso crear un nuevo procedimiento diferente al anterior, que se adapte a las nuevas exigencias, que consiste en desdoblar el documento original único.

 

Y el nuevo sistema creado es el que se ha venido en llamar “SISTEMA DE PÓLIZA DESDOBLADA”.

Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, la palabra “desdoblar” significa “Formar dos o más cosas por separación de los elementos que suelen estar juntos en otra”. Y es precisamente eso lo que ocurre con la Póliza desdoblada.

 

2.6.CARACTERÍSTICAS DEL NUEVO SISTEMA.

 

1)Excepcionalmente, se permite que haya más de un ejemplar original desdoblado de la misma póliza (tantos como notarios vayan a intervenir), pero

2)No se permite que circule ninguno de esos ejemplares (a diferencia del sistema anterior), y

3)Tampoco se permite que el notario competente que intervenga cada uno de esos ejemplares se desprenda de él, de modo que cada notario conservará la póliza desdoblada que haya intervenido en su Libro Registro o protocolo, no pudiendo ni siquiera remitir un ejemplar original intervenido a otro notario.

 

2.7.NORMA QUE REGULA LA POLIZA DESDOBLADA. ANÁLISIS.

 

Dice el Tercer párrafo del artículo 197 del actual RN:

“Salvo en los casos de sustitución reglamentaria, respecto de la intervención del mismo supuesto negocial ante distintos notarios, podrá utilizarse el sistema de póliza desdoblada consistente en extender tantas pólizas completas como notarios competentes existan.“

 

Análisis de la norma.

         Sin duda, la nueva redacción del precepto es poco clara, y está llena de más sombras que luces. Analizaré la norma por partes:

 

1.-Se empieza haciendo una salvedad, “los casos de sustitución reglamentaria”. Es decir, el sistema de POLIZA DESDOBLADA no cabe en los supuestos de sustitución reglamentaria, sencillamente porque no está previsto para el caso de intervención de más de un notario en la misma póliza sino para el caso de que los distintos otorgantes no puedan acudir al mismo notario.

 

No genera ninguna duda y coincide con la forma de operar en materia de escrituras, quedando excluida la utilización de la póliza desdoblada en los casos de sustitución reglamentaria, y por tanto, la única póliza original debe conservarla el notario sustituido, tanto:

-si el notario sustituto interviene una póliza para el Libro-Registro o Protocolo del notario sustituido, como

-si el notario sustituto termina de intervenir una póliza incompleta por faltar la firma de alguno de los otorgantes, en la que los otorgamientos sucesivos anteriores han sido intervenidos por el notario sustituido.

 

En este caso de sustitución reglamentaria, tenemos una única póliza pero con intervenciones de dos notarios diferentes, y no se trataría de un supuesto de póliza desdoblada en el que hay al menos 2 pólizas intervenidas desdobladas.

 

2.-Se define el sistema de póliza desdoblada: “consiste en extender tantas pólizas completas como notarios competentes existan”.

 

La primera cuestión que nos planteamos es qué se entiende por el término “póliza completa”.

Por póliza completa, y tras la lectura del artículo 197, ter, último párrafo, hemos de entender aquella póliza en la que han firmado dentro del plazo reglamentario de 2 meses todos los intervinientes, reuniendo todas las circunstancias precisas para ser intervenida por notario. 

 

Pero la norma no parece referirse a dicha acepción. Se esta refiriendo al momento inicial que consiste en extender el número de ejemplares completos precisos, con todos los datos, pero sin firmas, en función de los notarios competentes, para después, en el momento final, una vez que la póliza está completa de firmas y demás circunstancias necesarias, extender tantos traslados de pólizas desdobladas como notarios competentes existan, de modo que la suma de todas las pólizas desdobladas completas de cada notario nos lleve a la existencia de una intervención completa de la póliza.

 

Por lo tanto, cuando se dice que consiste en extender tantas pólizas completas se alude al hecho físico inicial de imprimir pólizas completas en las que figuren los mismos datos, sin que sea posible expedir pólizas sólo con los datos de los otorgantes que van a intervenir en cada notaría, lo cual dejaría de ser póliza desdoblada.

 

3.-¿Cuándo se puede utilizar este sistema?:

Dice el artículo 197 que este sistema “podrá utilizarse respecto de la intervención del mismo supuesto negocial ante distintos notarios”.

 

3.1.-La expresión “podrá utilizarse” parece dejar abierta la posibilidad de otras alternativas, de otras opciones para la intervención del mismo negocio jurídico ante distintos notarios.

 

Ante esto, cabe preguntarse, ¿se puede estar pensando en otro sistema, vía ratificaciones de mandatarios verbales en escritura pública o adhesiones a la póliza hechas en escritura pública, en los distintos lugares geográficos?.

 

Entiendo que no, por las siguientes razones:           

-porque por la propia agilidad del tráfico mercantil, pero sin merma de seguridad jurídica, nunca se ha venido admitiendo la figura del mandatario verbal en materia de pólizas bancarias (en lo que se refiere a la figura del prestatario y del fiador, cuestión aparte es la figura del prestamista), al igual que tampoco hoy admitiríamos en materia de escrituras, ni nosotros ni la entidad financiera, la figura del mandatario verbal del vendedor (por el riesgo que conlleva para el comprador), ni la del mandatario verbal del prestatario (pues de qué vale a la entidad financiera que el Sr. A diga que representa al Sr. B sin acreditarlo, ya que el desembolso de dinero se retrasaría hasta la ratificación).

-porque por razones prácticas y de agilidad del tráfico, si el prestatario no puede comparecer, será más rápido expedir una póliza desdoblada allá donde se encuentre, y que éste firme personalmente. En caso contrario, se puede otorgar un poder, y desde la notaría remitir una copia electrónica al notario, pero ¿de qué sirve firmar como mandatario verbal si la operación financiera de desembolso del capital se aplazará hasta que se ratifique?.

-porque para investir o dotar del carácter ejecutivo a la póliza, ésta debe estar firmada por todas las partes y por el notario que la intervenga.

Así parece deducirse del artículo 517, 2 de la vigente LEC: “... sólo tendrán aparejada ejecución .../... Las pólizas de contratos mercantiles firmadas por las partes, y porque conforme al artículo 144 RN es contenido exclusivo de las pólizas.

 

Por tanto, hubiera sido más acertado utilizar la expresión “deberá utilizarse”,  sin perjuicio del uso de poderes como ha venido siendo norma general, pues dado el sistema actual de circulación de la póliza no se me ocurre otro posible sistema.

 

3.2.-Dice que se podrá utilizar en la intervención del mismo supuesto negocial ante distintos notarios.

 

Y como dijimos se excluyen los casos de sustitución reglamentaria.

 

Si acudimos al artículo 144 RN entendemos que la expresión “supuesto negocial” se emplea para referirse a todos los actos y contratos de carácter mercantil y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes.

 

Parece que la regulación anterior era más clara, al decir, que se utilizará para intervenir una operación en la que se pretenda que la firma de algunos de los documentos se efectúe fuera de su ámbito de competencia territorial

 

A mi juicio, se confunde el fin con la causa. La causa no consiste en que vayan a intervenir varios notarios sino que varios otorgantes no pueden acudir al mismo notario y por ello finalmente deben comparecer ante diferentes notarios. Lo básico es que se pretende la firma de algún documento fuera del ámbito de competencia del notario de origen.

 

2.8.AMBITO DE APLICACIÓN.

 

No distingue la norma si se puede utilizar el sistema de póliza desdoblada entre notarios de una misma plaza. Piénsese en una gran ciudad en la que los prestatarios prefieren firmar en un notario de la zona norte y los fiadores en otro notario de la zona sur.

 

A mi juicio sería válido utilizar este sistema no sólo para notarios de otra plaza (Isla de Tenerife y de Gran Canaria), sino también para notarios de la misma plaza pero con distritos diferentes.

 

2.9.FUNCIONAMIENTO PRÁCTICO.

 

En la práctica, el sistema de póliza desdoblada, es un nuevo sistema que a priori proporcionará más agilidad, pues dado que no hay que iniciar el procedimiento enviando todos los ejemplares al notario de origen, permite imprimir los distintos ejemplares de la póliza que se van a firmar en cada notaría, al mismo tiempo, en diferentes sucursales de un mismo banco, por lo que se pueden llegar a firmar por todos los intervinientes el mismo día ante diferentes notarios competentes.

 

         El problema surge por la falta de conexión entre esos diferentes notarios intervinientes.

 

            2.10.CRITICAS.

 

A mi juicio, este novedoso sistema de la póliza desdoblada, tal y como está diseñado, lejos de mejorar el sistema anterior de intervención parcial sucesiva, lo complica, pues adolece de dos graves defectos:

 

1.-Deja en manos de la entidad de crédito, y no del “notario de origen” el control de las diferentes firmas de los otorgantes en distintas notarias, y por tanto, la certeza de la perfección del negocio jurídico.

2.-Falta de conexión entre los diferentes notarios intervinientes, lo que impide saber si finalmente la póliza se ha completado en el plazo de dos meses, quedando complementadas las diferentes pólizas desdobladas, con las consecuencias que ello conlleva para expedir copia.

Si cualquiera de los notarios intervinientes en pólizas desdobladas no conoce que haya sido completada, sus intervenciones se deben considerar intervenciones previas a la intervención total, y en consecuencia no se podría expedir las copias (pues el 197 ter, in fine, dice que transcurridos los 2 meses el notario no la podría intervenir –se refiere a la intervención final, pues antes se han podido efectuar intervenciones previas o parciales sucesivas-, y en consecuencia entiendo que no puede expedir copia pues al no intervenirla es tanto como decir que no ha quedado perfeccionado el negocio jurídico, y por tanto, no contribuiríamos a la seguridad jurídica si permitimos que circulen pólizas con declaraciones unilaterales de voluntad sin valor jurídico, lo que crearía falsas apariencias).

3.- No existirá un ejemplar de póliza en el que conste que han firmado todas las partes y que han sido intervenidos todos los otorgamientos, lo cual genera incertidumbre e inseguridad para la entidad de crédito.

4.- ¿Quien garantiza que las diferentes pólizas desdobladas son idénticas en cuanto a su contenido, y más aún, quien verifica que han firmado todos los otorgantes, y que en consecuencia estamos ante un negocio jurídico perfeccionado y ante un título ejecutivo?.

5.- Qué ocurre con la primera póliza desdoblada en que se interviene la firma de los apoderados de la entidad de crédito y la de algún otro otorgante, si transcurren dos meses y el notario no tiene conocimiento de que el último otorgante ha firmado ya en otra notaría?. Estaríamos ante una póliza desdoblada incompleta y el notario no podría intervenirla, o está en la obligación de expedir un traslado de la misma sin tener la certeza de que la póliza está completa?. Además, si la póliza desdoblada no queda debidamente completada estaríamos ante declaraciones unilaterales de voluntad que no despliegan efecto jurídico ni económico alguno.

6.-Se plantea el problema de qué notario cierra la póliza a los efectos de determinar las fechas de pago de las cuotas del préstamo, o las fechas de liquidación del crédito, así como la fecha de abono del préstamo o crédito.

7.- Asimismo coincido con los motivos de crítica que ha puesto de manifiesto nuestro compañero de Híjar Galo Alfonso Oria de Rueda y Elia en una consulta que ha elevado a la Junta Directiva del Colegio de Aragón, a los efectos de que ésta lo eleve, si lo estimara procedente a la Dirección General de los Registros y del Notariado, a saber:

-que los diversos contratantes de la póliza desconocerán en la práctica si el contrato se perfeccionó, y por tanto si nacieron las obligaciones contractuales correspondientes (no obstante este motivo de crítica también sería aplicable a las pólizas no desdobladas con otorgamientos sucesivos). Esto es especialmente importante, pues si el prestatario desconoce si ya han firmado los fiadores, no tendrá certeza de cuándo recibirá el principal del préstamo, y más aún, cuando comienza el cumplimiento de sus obligaciones.

-que se limita indebidamente la función notarial por la desinformación del notario inicial sobre la perfección o no del contrato, pudiendo quedar una o más declaraciones de voluntad unilateral sin valor contractual, quedando la perfección del negocio jurídico fuera de la órbita del control notarial, y pudiendo ser revocables dichas declaraciones unilaterales de voluntad..

 

2.11.PLAZO.

 

            Decía el antiguo artículo 33 del RCCC:

            “.../... Entre la fecha del primer otorgamiento y la del último, no podrá mediar nunca un plazo superior a dos meses. Transcurrido dicho plazo sin concurrir las circunstancias precisas para formalizar e intervenir la operación, no podrá el corredor intervenirla, debiendo en su caso, volverse a otorgar y firmar por los interesados un nuevo documento”.

 

En idénticos términos se pronuncia el artículo 197 ter, in fine, salvedad hecha de las firmas anticipadas.

 

No es objeto de la presente ponencia el estudio de la póliza incompleta que compete a otro compañero, pero si introducir el plazo de 2 meses en el sistema de póliza desdoblada.

 

Entiendo que ese plazo se impone a toda póliza y la póliza desdoblada no es sino una especie del género póliza, por lo que no puede quedarse al margen de dicha norma imperativa.

 

Tenemos dos opciones:

1)Entender que ese plazo de 2 meses se computa para cada póliza desdoblada individualmente.

En tal caso, una vez que el notario de origen recibe la póliza desdoblada de la entidad de crédito en la que han estampado las firmas de los apoderados, se inicia el cómputo para la firma de los demás intervinientes que desean firmar en esa notaría de origen.

Sin embargo, en el caso del notario o los notarios de destino, dado que reciben las pólizas desdobladas sin firma alguna, no hay fecha inicial para el comienzo del cómputo de los 2 meses, por lo que este plazo se podría alargar indefinidamente, lo que conduce al absurdo, por lo que hemos de desechar esta opción.

 

Además, ¿qué ocurre con la primera póliza desdoblada en que se interviene la firma de los apoderados de la entidad de crédito y la de algún otro otorgante, si transcurren dos meses y el notario no tiene conocimiento de que el último otorgante ha firmado ya en otra notaría?. Estaríamos ante una póliza desdoblada incompleta y el notario no podría intervenirla. O,

-¿qué ocurre si el notario de origen está en La Laguna y el último otorgante pensaba firmar en la Isla de la Gomera, y cambia de parecer y prefiere firmar transcurridos 2 meses en la primera póliza desdoblada en La Laguna?.

-¿desde cuando se computa el plazo de 2 meses, si en la segunda póliza desdoblada sólo interviene un otorgante?.

 

Por todo ello, he de concluir de nuevo que este plazo de dos meses se aplica desde el primer al último otorgamiento de todas las pólizas desdobladas.

 

2)Entender que ese plazo de 2 meses se computa para todas las pólizas desdobladas desde que se produce el primer otorgamiento y por tanto la primera intervención notarial, de manera que transcurrido dicho plazo sin concurrir las circunstancias precisas para formalizar e intervenir la operación, no podrá el notario intervenirla, debiendo en su caso, volverse a otorgar y firmar por los interesados un nuevo documento.

 

Pero, entonces se plantea esa aludida falta de conexión entre notarios para controlar ese plazo de 2 meses.

 

En este sentido, la póliza desdoblada sería una póliza en la que hay otorgamientos sucesivos pero ante distintos notarios, pero con el agravante de que en este caso de desdoblamiento el notario desconoce cuando la póliza queda completa.

 

Debe someterse a ese plazo de 2 meses para los diferentes otorgamientos sucesivos pues de lo contrario quedaría desnaturalizado el espíritu perseguido por la norma al fijar un plazo determinado, que no es otra que poner término a una situación que de seguir sine die genera incertidumbre lo que va en contra de la agilidad propia del tráfico mercantil.

 

 

3.PROPUESTA DE SOLUCIONES.

 

3.1.UTILIZAR LA VÍA TELEMÁTICA ENTRE NOTARIOS.

 

En buena lógica hemos de utilizar los medios tecnológicos que tenemos a nuestro alcance para conseguir agilidad y seguridad.

 

Pasos a seguir:

-se expide un solo ejemplar de la póliza, por la entidad financiera.

-se interviene en la 1ª notaría (notaría de origen: la del banco, caja de ahorros, entidad de financiación, etc. que concede el crédito, préstamo, aval, ...), los otorgamientos de los apoderados de la entidad acreedora y demás comparecientes en esa notaría, sin rellenar las variables (fechas de pago), o rellenándolas pero con fechas a un mes vista, creando un periodo de carencia.

-se remite desde dicha notaría mediante correo notarial corporativo, con firma electrónica avanzada reconocida, una copia escaneada de la póliza firmada en la notaría de origen y debidamente intervenida por el notario, al notario de destino.

-el notario de destino imprimirá la póliza en papel de uso exclusivo notarial, que sería la póliza desdoblada, en la que estamparían sus firmas los últimos otorgantes, en el plazo máximo de dos meses desde el primer otorgamiento.

-una vez intervenida por el notario de destino, que conservaría dicha póliza en su Libro-Registro, Sección A, éste remitirá un oficio relativo a la intervención de dicho/s otorgamiento/s al notario de origen.

-el notario de origen lo hará constar por diligencia en la póliza anteriormente intervenida, y será éste quien completará los datos de la póliza, dejando cerrada la misma por diligencia final y expedirá traslado de dicha póliza en la que constarán intervenidos todos los otorgamientos quedando debidamente reflejados todos los notarios competentes intervinientes.

 

Se consigue así que sea el notario de origen quien tenga el control de todo el proceso, y además, que haya una cadena lógica de otorgamientos, de modo que quien estampa su firma ya sabe quien ha firmado y quien falta por firmar, y además, al ser un contrato entre ausentes y las declaraciones de voluntad no son simultáneas, el oferente (entidad de crédito) conocerá la aceptación de la otra u otras partes a través del notario de origen, que es el que cierra la póliza y expide un traslado de la misma, quedando debidamente perfeccionado el contrato, sin generar incertidumbre para ninguno de los intervinientes.[2]

 

La única salvedad de esta interpretación es que el notario de destino no recibe un ejemplar de la póliza desde la entidad de crédito sino desde el notario de origen y sus comparecientes firman en el ejemplar extendido en papel timbrado notarial, cuyo ejemplar debidamente intervenido conserva el notario de destino.

 

Esta forma de entender el precepto no contradice en absoluto la norma pues el artículo 197 RN dice que se extenderán tantas pólizas completas como notarios competentes existan, pero nada impide que esas pólizas desdobladas se puedan extender, primero por la entidad de crédito y luego por el notario de destino en papel timbrado notarial.     

 

3.2.ARCHIVO DE POLIZAS DESDOBLADAS.

 

Creo que esta propuesta responde mejor al espíritu de la reforma.

 

Se trata de crear, desde el Consejo General del Notariado, ahora que todos conocemos la utilidad del Archivo General de Poderes Revocados, un ARCHIVO DE POLIZAS DESDOBLADAS.

 

De esta forma, cada notario que intervenga una póliza desdoblada debe introducir los datos que permitan identificar la póliza desde el momento en que se produzca el primer otorgamiento y en consecuencia  la primera intervención notarial.

 

Los datos obligatorios a introducir serían los siguientes:

-D.N.I./N.I.F./N.I.E. si es persona física, o C.I.F. si se trata de persona jurídica,  del primer titular a manera de identificación y localización de la póliza para todos los notarios competentes intervinientes.

-Entidad de crédito.

-Tipo de operación.

-Cuantía de la operación.

-Fecha del primer otorgamiento (identificando al otorgante por su D.N.I./N.I.F./N.I.E./C.I.F.), y en consecuencia de la primera intervención y número de Libro-Registro.

-Nombre, apellidos o denominación social, y D.N.I./N.I.F./N.I.E. o C.I.F. de los diferentes otorgantes intervenidos.

-Fecha de la segunda y posteriores intervenciones de otros otorgantes (piénsese que es posible que ante el notario de origen o de destino firmen más de una persona y que comparecen en días diferentes –intervención sucesiva-).

 

Cada notario interviniente de una póliza desdoblada debe introducir los datos señalados desde la primera intervención y a su vez, debe localizar a través del ARCHIVO DE POLIZAS DESDOBLADAS, si se han firmado mediante las oportunas pólizas desdobladas los restantes otorgamientos, y ello, mediante el D.N.I./N.I.F./N.I.E. o C.I.F. del primer titular, de tal modo que una vez localizada en el archivo, imprimirá esa información del archivo haciéndolo constar por diligencia en su póliza desdoblada, e incorporando a la misma dicha consulta del Archivo de Pólizas Desdobladas.          

 

        A mi humilde juicio, cualquiera de estas dos posibles soluciones resuelve, todos los motivos de crítica planteados en la presente ponencia.

 

En cualquier caso, y si no se adopta alguna de estas posibles formas de actuar, en la actualidad, el único medio de enlace o conexión entre los diferentes notarios es la propia entidad de crédito que confecciona la póliza y la remite a cada notario.

 

Es por tanto dicha entidad la que debe quedar obligada a:

-informar a cada notario interviniente de que dicha póliza es desdoblada y que, por tanto, en esa notaría se va a producir un determinado otorgamiento.

-informar a cada notario interviniente de cuántos notarios y qué notarios van a intervenir en la póliza, con el fin de que cada uno de ellos notifique a los demás notarios, mediante el sistema de comunicación por vía telemática a través de nuestro correo corporativo, un oficio acerca de qué otorgamientos se han intervenido para tener la certeza, cada uno de los notarios intervinientes, de que la póliza no ha quedado incompleta.

 

De este modo, el notario que reciba la comunicación hará constar al margen de la póliza por diligencia la fecha de la segunda póliza intervenida, el nombre y residencia del notario autorizante, y qué otorgamientos han sido intervenidos

 

3.3.PROPUESTA DE NUEVA REDACCIÓN DEL ARTÍCULO 197, PÁRRAFO TERCERO:

 

“El sistema de póliza desdoblada consiste en intervenir tantas pólizas completas como notarios competentes fueren precisos, y deberá utilizarse en los supuestos en que un mismo negocio jurídico no pueda ser otorgado ante el mismo notario, salvo en los casos de sustitución reglamentaria.

Cada notario interviniente deberá comunicar al Archivo General de Pólizas Desdobladas los diferentes otorgamientos intervenidos, el mismo día de su intervención, no pudiendo efectuar traslado alguno de dicha póliza desdoblada sin hacer constar en la misma que se han intervenido todos los otorgamientos, con expresión de la fecha, número de Libro-Registro y del notario autorizante de los mismos.“

 

3.4.MODELOS DE DILIGENCIA EN PÓLIZA DESDOBLADA PARA LA REGULACIÓN VIGENTE.

 

Diligencia en póliza desdoblada:

CON MI INTERVENCIÓN, en un ejemplar, respecto de los derechos y obligaciones asumidos en este documento por razón de su otorgamiento y firma por Don ..... y Don....., quienes actúan como apoderados del Banco......, y por Don ......., quien actúa como prestatario/acreditado/fiador.

Se advierte a las partes de que para la perfección y plena eficacia del presente contrato será necesario el otorgamiento de otra póliza desdoblada por el resto de intervinientes, en el plazo máximo de dos meses a contar desde ...........

En ......., a....... de.....................de................

 

           Diligencia para completar póliza desdoblada:

Para hacer constar que con fecha ....... he consultado el Archivo General de Pólizas Desdobladas del Consejo General del Notariado, en el que se consta que ha sido intervenido por el notario de ...... Don ............, con fecha......, número ........ de su Libro-Registro,  el otorgamiento y firma de Don ........, por lo que ha quedado debidamente perfeccionado el negocio jurídico en el plazo de 2 meses.

En ......., a.................... de.............................de.................

 

3.5.MODELO GENERAL DE DILIGENCIA EN PÓLIZA.

 

DILIGENCIA ANEXA A LA POLIZA DE .............................. SUSCRITA EL DIA DE LA FECHA ENTRE EL BANCO................................. Y DON............................................,CON NÚMERO.................................................

 

 

CON MI INTERVENCIÓN, JOSE IGNACIO OLMEDO CASTAÑEDA, Notario del Ilustre Colegio Notarial de Las Islas Canarias, con residencia en esta ciudad de San Cristóbal de La Laguna, conforme al artículo 197 del Reglamento Notarial, hago constar:

 

1.-Que Don................................ actúa como ......................,  en nombre y representación de la entidad mercantil ........................................, en virtud de escritura autorizada por el notario de ...... Don ...... el día ....... número ..... de protocolo, cuya copia autorizada tengo a la vista, asegurándome, el señor compareciente la íntegra vigencia de la representación que ostenta y que la vida jurídica de la Entidad que representa, continúa sin alteración, variación, ni modificación, así como hallarse actualmente en el desempeño de su cargo, todo ello bajo su responsabilidad; y, yo, el Notario, examino dicha escritura y (previa consulta telemática al Archivo General de Poderes Revocados del Consejo General del Notariado), le juzgo con facultades suficientes para el presente otorgamiento.     

 

2.-Que, a los efectos reglamentarios, previamente a la intervención, me he asegurado de la identidad, capacidad y legitimidad de las firmas de los representantes de la entidad financiera y de todos los intervinientes, así como de su conformidad y aprobación con el contenido de la presente póliza, tal y como aparece redactada, de que su consentimiento ha sido libremente prestado y que este documento se adecua a la legalidad y a la voluntad debidamente informada de los mismos.

 

3.-Que todos los comparecientes manifiestan conocer suficientemente el idioma español.

 

4.-Que, esta diligencia sustituye a cualquier otra mención relativa al alcance y contenido de mi intervención incluida en el texto de esta póliza. En particular, hago constar que las referencias a entrega de cantidades y documentos son meras manifestaciones de las partes.

 

5.- Que la presente póliza puede contener condiciones generales de su contratación, de lo que yo, el Notario, advierto exclusivamente a los intervinientes a los efectos de la aplicación de la Ley 7/1998, de 13 de Abril, sobre Condiciones Generales de la Contratación.

 

6.-Que de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, los intervinientes han quedado informados y han aceptado la incorporación de sus datos a los ficheros automatizados existentes en la Notaría, que se conservarán en la misma con carácter confidencial, sin perjuicio de las remisiones de obligado cumplimiento. Su finalidad es realizar la formalización de la presente póliza, su facturación y seguimiento posterior y las funciones propias de la actividad notarial. La identidad y dirección del responsable son las del Notario que interviene la presente póliza.

 

La presente póliza consta de ..................... hojas, incluyendo la presente, con sus anexos, adiciones y documentos unidos, numeradas sólo por su anverso, a partir de la unidad, todas ellas rubricadas y selladas por mí, y yo, el Notario, sello, signo y firmo la presente, habiendo firmado las partes a mi presencia, en la hoja número ............, formalizándose en un único ejemplar original, que incorporo a mi Libro-Registro, Sección A.

 

En San Cristóbal de La Laguna, mi residencia, a .............de................de 2.007.

 

CON MI INTERVENCIÓN

EL NOTARIO

  

 

FILOSOFIA DE LA NUEVA REGULACIÓN:

 

EQUIPARAR LA POLIZA A LA ESCRITURA EN LA FORMA DE DOCUMENTACIÓN:

 

LEY DE CIRCULACIÓN DE LA PÓLIZA = ESCRITURA

(un solo original intervenido)

 

 

CONSERVACIÓN POR EL NOTARIO LA POLIZA

Y LA ESCRITURA (ORIGINALES)

 

 

EXCEPCION: POLIZA DESDOBLADA =

VARIOS ORIGINALES, UNO POR NOTARIO

(desaparece concepto de intervención parcial fuera de plaza)

 

 

CIRCULAN: TRASLADOS A EFECTOS INFORMATIVOS (=copias simples)

 Y TESTIMONIOS (=copias autorizadas)

 

 

NUEVO CONCEPTO DE TITULO EJECUTIVO

(517.2.5ª LEC)= testimonio + certificación 573.2 LEC

 

 

JORNADAS SOBRE EL NUEVO REGLAMENTO NOTARIAL.

ALICANTE, DIAS 26, 27 Y 28 DE ABRIL DE 2.007.

PONENTE: JOSE IGNACIO OLMEDO CASTAÑEDA

        (Notario de San Cristóbal de La Laguna-Tenerife-)

 


[1] Son instrumentos públicos: las escrituras públicas, las pólizas intervenidas, las actas, y, en general, todo documento que autorice el notario, bien sea original, en certificado, copia o testimonio

[2] Teoría del conocimiento frente a la teoría de la emisión, de Uría, pues de lo que se trata es de que el Banco tenga conocimiento de la aceptación de su oferta para abonar en cuenta el préstamo o el crédito.

 

 

VERSIÓN WORD

PÁG. REGLAMENTO NOTARIAL

ARTÍCULOS DOCTRINALES

visitas desde el 16 de abril de 2008

 

Recomienda esta pagina a un amigo

 LOGO NYR  Portada

Facebook de NyR