ESCRITURA PÚBLICA

Incorporación de documentos a la matriz

Incorporación de documentos a la matriz.- Aun admitida la práctica de incorporar a las escrituras matrices documentos no ya complementarios, sino fundamentales en el otorgamiento de que se trate -práctica no recomendable en todos los casos desde luego- dicha admisión, no obstante, ha venido condicionada lógicamente por rigurosas limitaciones, con el fin de evitar que, por temeraria simplificación de la mecánica notarial, se quebrante el esquema conceptual del instrumento y pierda éste su fuerza, y aun su razón de ser, al traspasar a dichos apéndices lo que tiene lugar adecuado en el cuerpo de la escritura, para poder recibir en ella precisamente la virtud del otorgamiento y autorización. Dichas limitaciones fueron apuntadas por la Resolución de 31 de diciembre de 1924, que declaró era necesario, en general, que las declaraciones de las partes que engendran directamente relaciones jurídicas figuren en lugar adecuado, dentro de la estructura tradicional o de la racionalmente adoptada por el fedatario en vista de las circunstancias características del acto, de suerte que la materia sobre la que ha de recaer el consentimiento no pueda sustraerse al conocimiento de los contratantes, y antes al contrario, solicite su atención y examen. Planteado este recurso en torno a una escritura redactada así: «Dice: Que la Junta de socios… en sesión celebrada en… acordó adaptar los Estatutos…» «… El señor compareciente me entrega certificación…» «… cuya certificación uno a esta escritura matriz, llamando su testimonio a este lugar de las copias que de la misma se libren…» «… Así lo otorga, le hago las reservas y advertencias legales…», la Dirección deduce de esta redacción que la función del Notario, funcionario público profesional del derecho, que debe redactar los instrumentos públicos «interpretando la voluntad de los otorgantes, adaptándola a las formalidades jurídicas necesarias para su eficacia», parece quedar rebajada en acto de tanta trascendencia y casi reducida a la redacción de un acta unida a un testimonio, añadiendo que, en cuanto al otorgamiento, el contenido de la prestación del consentimiento no es suficientemente claro y explícito, aunque haya forzosamente de deducirse de los escuetos antecedentes.

7 diciembre 1956

Incorporación de documentos a la matriz.- Planteado un recurso respecto a la escritura que contenía la elevación a públicos de determinados acuerdos de una sociedad y solicitado informe al Notario, es un error por parte de éste la afirmación de que no tiene nada que informar, pues no queda negativamente calificada ninguna de las actuaciones notariales por él realizadas, esto es, ni fe de conocimiento, ni juicio de capacidad, ni juicio de forma, subsistencia o suficiente de poder. Esto equivale a una dejación absoluta de la esencial función notarial de control de la legalidad del acto instrumentado. Según el Centro Directivo –que reitera la doctrina contenida en la Resolución precedente- la correcta actuación notarial no debe limitarse (en este caso se trataba de una modificación estatutaria) a una remisión al contenido de la certificación incorporada; por el contrario, debe guardarse la estructura propia de toda escritura pública y contener ésta las declaraciones negociales del representante social, con el fin de evitar que, por temeraria simplificación de la mecánica notarial, se quebrante el esquema conceptual del instrumento público y pierda éste su fuerza, y aún su razón de ser, al traspasar a dicho apéndices (las certificaciones) lo que tiene su lugar adecuado en el cuerpo de la escritura, como ya dijo la Resolución de 7 de diciembre de 1956, en la que se añadía que la función del Notario, funcionario público profesional del Derecho, que debe redactar los instrumentos públicos interpretando la voluntad de los otorgantes, adaptándola a las formalidades jurídicas para su eficacia, parece quedar rebajada en acto de tanta trascendencia como el contemplado y casi reducida a la redacción de un acta unida a un testimonio.

1 diciembre 2003

Incorporación de documentos a la matriz.- En el presente recurso se plantea la cuestión de si puede inscribirse un acuerdo social de revocación de auditor formalizado en escritura pública, existiendo discrepancia entre el cuerpo de la escritura y la certificación a ella incorporada en relación a la fecha de adopción del acuerdo.

La legislación mercantil exige, con carácter general, la necesidad de titulación pública para la práctica de inscripciones en el Registro Mercantil, admitiéndose el documento privado sólo en aquellos casos expresamente previstos. Como reiteradamente ha establecido este Centro Directivo, esta previsión del legislador no hace sino conjugar las funciones notarial y registral en aras a obtener una mayor seguridad jurídica en el tráfico, en este caso mercantil.

El caso que nos ocupa, acuerdo social relativo al cese de un Auditor de Cuentas, es uno de aquéllos en que la norma permite el acceso al Registro Mercantil de documento privado con firma legitimada notarialmente.

En efecto: el título inscribible relativo al cese o al nombramiento de auditores puede ser, entre otros, escritura pública o certificación del acta de la Junta General con las firmas legitimadas notarialmente.

No es este el momento de detenerse en la justificación de esta previsión normativa ni de recordar la importancia de la función notarial.

Lo que se debe tratar es la necesidad de que la clase de título por el que haya optado el representante de la mercantil reúna todos los requisitos necesarios para conseguir, tras la calificación registral, la publicidad exacta de un acuerdo social.

El Secretario del Consejo de Administración de la entidad mercantil Ediciones Musicales Horus, S.L. ha optado por elevar a escritura pública el acuerdo social de cese de Auditor, para lo que ha acudido al notario y, además de realizar las manifestaciones oportunas, ha entregado, para unir a la matriz, certificado expedido por él mismo con el Visto Bueno del Presidente del Consejo de Administración, firma del cual es considerada legítima por el notario. La intervención del notario en esta escritura pública, que recoge una declaración de voluntad y no debe, por supuesto, remitirse a una legitimación de firmas, debe conseguir ofrecer al tráfico mercantil un instrumento público congruente e integrador de aquella declaración de voluntad con el documento privado que se incorpora a la matriz.

En algunas ocasiones se producen errores involuntarios que, para evitar dilaciones innecesarias, pueden y deben ser obviados, como, en relación con este expediente, el hecho de que la fecha del escrito del notario interponiendo recurso sea muy anterior a la fecha del otorgamiento de la escritura cuya calificación se recurre. Pero, existiendo una discrepancia en relación a la fecha de celebración de la Junta General entre la que consta en la escritura y la que aparece en la certificación protocolizada, no puede pretenderse la inscripción del documento sin la corrección oportuna por parte del fedatario. El registrador no es quien tiene que decidir la fecha que se debe hacer constar en la inscripción, máxime en este caso en que claramente la sociedad mercantil ha decidido la conveniencia de que sea un documento público el elemento vehicular de acceso al Registro Mercantil y en el que se integre la constancia documental de su acuerdo social. La propia legislación notarial prevé la corrección de errores por parte del fedatario público, debiendo éste, para no provocar molestias ni costes improductivos, hacer coincidir los distintos extremos de la escritura pública que leyó al compareciente, éste la ratificó y ambos la firmaron.

Esta Dirección General ha acordado desestimar el recurso interpuesto y confirmar la nota de calificación.

 6 abril 2006

Incorporación de documentos a la matriz.- 2. El segundo de los defectos expresados por la Registradora en la calificación impugnada consiste en que «No se han incorporado las certificaciones del Colegio de Economistas y del Colegio de Titulados Mercantiles y Empresariales, de fechas 18 y 5 de junio de 2007, relacionadas en la escritura, ni el Notario da fe, por lo que no resulta acreditado por quién han sido expedidas, siendo así que han de ser expedidas por el Secretario de los referidos Colegios Profesionales con el visto bueno de su Presidente con cargos vigentes en la forma determinada por sus normas estatutarias » (Este defecto fue planteado en una escritura de adaptación de una sociedad de responsabilidad limitada a la Ley de Sociedades Profesionales).

En relación con esta cuestión, debe hacerse constar que en el título calificado el Notario afirma que la condición de profesionales (con indicación del Colegio Profesional al que pertenecen, su número de colegiado, y su habilitación actual para el ejercicio de la profesión) «…se acredita mediante sendas certificaciones colegiales que tengo a la vista del Ilustre Colegio de Economistas de Cantabria de fecha 18 de junio de 2007 y del Ilustre Colegio Oficial de Titulados Mercantiles y Empresariales de Cantabria de fecha 5 de junio de 2007».

En primer lugar, se plantea si la certificación del Colegio Profesional correspondiente ha de ser incorporada a la escritura. A tal efecto, debe advertirse que la Ley de sociedades profesionales no impone tal requisito. Así, el artículo 7.b) se limita a establecer que la escritura debe expresar «el Colegio Profesional al que pertenecen los otorgantes y su número de colegiado, lo que se acreditará mediante certificado colegial, en el que consten sus datos identificativos, así como su habilitación actual para el ejercicio de la profesión»; y el artículo 8.2 únicamente dispone, en su apartado d), que en la inscripción se hará constar, en relación con los socios profesionales, el «número de colegiado y Colegio Profesional de pertenencia».

Consecuentemente, no puede confirmarse el criterio de la Registradora en este extremo, si se tiene en cuenta:

a) Que, el juicio de calificación del Registrador tiene como único soporte lo que resulte de la escritura y de los propios asientos registrales y se entiende limitado a los efectos de la práctica de la inscripción (cfr. artículos 18 del Código de Comercio, 18 de la Ley Hipotecaria y 101 del Reglamento Hipotecario).

b) Que, por ello, debe determinarse ahora si de los términos de la escritura calificada resulta debidamente acreditado el único extremo que, por ser mención obligatoria de la inscripción, habrá de ser objeto de calificación del Registrador por lo que resulte de dicha escritura; y, a tal efecto, resulta evidente que si el Notario autorizante de una escritura como la ahora calificada expresa que la mención legalmente exigida para dicho título se le ha acreditado mediante exhibición del correspondiente certificado colegial, se trata de la narración de un hecho que queda bajo el alcance de la fe pública notarial, habida cuenta de presunción de veracidad e integridad que establecen los artículos 1218 del Código Civil y 1 y 17 bis, apartado 2.b), de la Ley del Notariado, satisfaciéndose con ello la exigencia de documentación auténtica para la inscripción prescrita en el artículo 3 de la Ley Hipotecaria.

c) Que no existe disposición normativa alguna que imponga la exigencia ahora debatida, a diferencia de otros supuestos en que se establece la necesidad de incorporar, original o por testimonio, la certificación o el documento complementario de que se trate, como acontece, por ejemplo, tanto en el ámbito del Registro Mercantil (por citar sólo algunos, los anuncios de convocatoria de la Junta o las certificaciones de acuerdos sociales que sirven de base para la elevación a público de los mismos –artículo 107 del Reglamento del Registro Mercantil-, las certificaciones bancarias de aportaciones dinerarias en la cuenta abierta a nombre de la sociedad –art. 132 del mismo Reglamento-, los balances exigidos en diversos supuestos y las certificaciones de los auditores –arts. 168.3, 171.2 y 247.3-, los informes de los administradores en la ampliación de capital por compensación de créditos en la Sociedad Limitada –artículo 199.3-, los anuncios relativos al ejercicio del derecho de asunción preferente –art. 198.4.2.º–o a la reducción de capital social –artículo 201.2.1.º y 4.º–, o las certificaciones negativas del Registro Mercantil Central –art. 413, todos del Reglamento del Registro Mercantil–), como en el propio ámbito del Registro de la Propiedad (v.gr., licencias, certificaciones administrativas, certificados de técnicos y arquitectos en materia urbanística a que hace referencia el Real Decreto 1093/ 1.997, de 4 de julio, por el que se aprueban las normas complementarias al Reglamento para la ejecución de la Ley Hipotecaria sobre inscripción en el Registro de la Propiedad de los actos de naturaleza urbanística).

Y d) Que, al no exigirse legal ni reglamentariamente que el asiento registral contenga mención alguna de dicho certificado colegial (cfr., en cambio, para un caso distinto, el artículo 76 del Reglamento Hipotecario que, por disponer que «En la inscripción de bienes adquiridos por herencia intestada se consignarán los particulares de la declaración judicial de herederos», ha sido interpretado por esta Dirección General como exigencia, no de incorporación o acompañamiento del título de declaración de herederos abintestato, sino únicamente de relación por parte del Notario de los particulares de dicho documento que son básicos para la calificación e inscripción en el Registro de la Propiedad –cfr. Resoluciones de 3 de abril de 1995 y 8 y 22 de julio de 2005-), se trata de un extremo que debió valorar el Notario, bajo su responsabilidad, al autorizar la escritura, de modo que es ajena a la inscripción y, por ende, a la responsabilidad del Registrador y también a su calificación, en la que éste queda vinculado a lo que resulta de la dación de fe por parte del Notario sobre la exhibición de dicho certificado colegial.

1 marzo 2008