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Tema 82. El Registrador de la Propiedad y Mercantil: Principales derechos y deberes. Responsabilidad de los Registradores. Incompatibilidades del cargo. La retribución por arancel. Idea del personal auxiliar. Ordenación del archivo. Legajos. Indices: Su llevanza por medios informáticos.
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Registros: tema 72 Hipotecario
Notarías: no hay equivalente.
TEMA 82. DERECHO HIPOTECARIO. Registros.
- El Registrador de la Propiedad y Mercantil: Principales derechos y deberes.
- Responsabilidad de los Registradores.
- Incompatibilidades del cargo.
- La retribución por arancel.
- Idea del personal auxiliar.
- Ordenación del archivo.
- Legajos.
- Indices: Su llevanza por medios informáticos.
1.- EL REGISTRADOR DE LA PROPIEDAD. PRINCIPALES DERECHOS Y DEBERES.
Hemos de partir dando un concepto de que se entiende por Registrador, así siguiendo a Roca Sastre es el funcionario público que al frente de cada Registro, ejerce como función básica, la calificación de los títulos presentados, inscribiéndolos si fuera procedente, o denegando, o suspendiendo su registración si no estuvieran ajustados a Derecho.
Y tal y como se expone en el tema anterior su naturaleza combina aspectos de funcionario público y de profesional de derecho unidos de manera indisoluble sentencia TC 11 de Mayo 1989.
A) DERECHOS.
1). Honoríficos. Tratamiento de señoría en los actos de oficio (art. 274,2º L.H.).
537R.H. en los actos públicos ocuparán el lugar inmediato a la derecha del Juez de Primera Instancia.
2) Inamovilidad (289. 1 L.H.).
3) Pedir la excedencia (287.1 L.H.).
4) Ausentarse por justa causa. Las ausencias no podrán exceder de cuatro al año, y su duración será de ocho días cada una (548 y 550 R.H.).
5)Obtener licencia de la DGRN para ausentarse de la oficina.288. 2LH ,
6) Participar en los concursos para provisión de vacantes. 284,1L.H.: “La provisión de los Registros vacantes se efectuará siempre por concurso de rigurosa antigüedad entre Registradores, apreciada aquélla con arreglo al Escalafón vigente al
tiempo de resolverse el concurso”.
7) Permutar su Registro con el de otro Registrador, 286 L.H.
8) Interinar las vacantes que por cualquier causa se produzcan, en los casos que
les corresponda conforme al Cuadro de sustituciones (490,1º R.H.), y sustituirse recíprocamente en las ausencias y enfermedades (485 i) R.H.).
9) Percibir sus honorarios conforme al Arancel aprobado por el Ministerio de
Justicia (294 L.H.).
10) Ser jubilados a su instancia por imposibilidad física, debidamente acreditada
o por haber cumplido 65 años de edad (291,1º L.H.).
B) DEBERES.
1º). Con relación al cargo.
a) Colegiación obligatoria.
b) Prestar fianza para garantizar las responsabilidades contraídas en el ejercicio de su cargo (282 y 283L.H.).
c) Proveerse de su título cuando ingresen en el Cuerpo o asciendan de categoría.
d) Tomar posesión del cargo en los plazos legales, 516 R.H.
-“Los Registradores tomarán posesión de sus cargos dentro de los veinte días siguientes a la fecha del nombramiento o, en su caso, del cese en su anterior destino.
El mencionado plazo, será prorrogable por la Dirección General, en virtud de justa causa por otros veinte días.
Cuando se trate de Registradores que sirvan Registros fuera de la península o sean nombrados para alguno de ellos, el plazo de posesión será de cuarenta días y la prórroga podrá ser de otros cuarenta”.
art. 517, 1º “Los Registradores que sin causa justificada, no tomen posesión
de su destino dentro de los plazos señalados en el artículo anterior, se considerarán renunciantes a la Carrera, perdiendo los derechos adquiridos por la oposición si fueran Aspirantes, y quedando excluidos del Cuerpo de Registradores, si fueran propietarios”.
e) Observar buena conducta pública y privada.
2º). Respecto de sus funciones.
a) Remitir al Presidente del TSJ de la Comunidad Autónoma, el último día de cada semestre “certificación duplicada en la que harán constar bajo su responsabilidad, el estado del Registro” (art.270L.H.); y copia de la misma a la Dirección General y al Colegio de Registradores.
b) Formar al final de cada año y remitir a la Dirección General, “estados comprensivos de las enajenaciones de inmuebles, de los derechos reales constituidos sobre los mismos, de las hipotecas y de los préstamos hechos durante el año” (art. 293 L.H.).
c)remitir a la Dirección General en formato electrónico, en los primeros veinte días de los meses de abril, julio, octubre y enero, una estadística que contenga el número de títulos presentados y fecha de inscripción de los mismos, así como el porcentaje de títulos inscritos fuera de plazo (18,4º L.H.).
Según los Estatutos del Colegio de Registradores, aprobados por R.D. de 14 de Abril de 1997
- Participar en la gestión corporativa, votar y acceder a los cargos.
- Beneficiarse de los servicios del Colegio y recabar su amparo. Etc.
- Cumplir lo dispuesto en los Estatutos, y las decisiones de los órganos Colegiales.
- Pagar las cuotas corporativas.
- Dotar el Registro con los medios personales y materiales necesarios.
2.- RESPONSABILIDAD DE LOS REGISTRADORES.
Responsabilidad PENAL.
La única especialidad está en el carácter de funcionario público que tiene el Registrador, si el delito lo comete en el ejercicio de su cargo.
Responsabilidad CIVIL. arts. 296 a 312L.H
enunciada en el art. 18 LH que al referirse a la función calificadora dice que “Los Registradores calificarán bajo su responsabilidad …”¸ .
art. 296: “Los registradores responderán civilmente, en primer lugar, con sus fianzas, y en segundo, con sus demás bienes, de todos los daños y perjuicios que ocasionen:
1º. Por no asentar en el Diario, no inscribir o no anotar preventivamente, en el término señalado en la Ley, los títulos que se presenten en el Registro.
2º. Por error o inexactitud cometidos en inscripciones, cancelaciones, anotaciones preventivas o notas marginales.
3º. Por no cancelar, sin fundado motivo, alguna inscripción o anotación, u omitir el asiento de alguna nota marginal, en el término correspondiente.
4º. Por cancelar alguna inscripción, anotación preventiva o nota marginal, sin el título y los requisitos que exige esta Ley.
5º. Por error u omisión en las certificaciones de inscripción o de libertad de los inmuebles o derechos reales, o por no expedir dichas certificaciones en el término señalado en esta Ley”.
El R.H. regula las fianzas de los Registradores en arts. 520 y siguientes, y prevé que el Colegio de Registradores podrá constituir una fianza de carácter colectivo, que sustituya a las individuales de los Registradores. Esta fianza colectiva, existe y está regulada en los Estatutos Generales del Colegio.
297LH “ Los errores, inexactitudes u omisiones expresados en el art anterior no serán imputables al Registrador, cuando tengan su origen en algún defecto del título inscrito, y no sea de los que notoriamente deberían haber motivado la denegación o la suspensión de la inscripción, anotación o cancelación”
b) Efectos.
art. 298L.H: “La rectificación de errores cometidos en asiento de cualquier especie, y que no traigan su origen de otros cometidos en los respectivos títulos, no librará al Registrador de la responsabilidad en que pueda incurrir por los perjuicios que hayan ocasionado los mismos asientos antes de ser rectificados”
art. 299 “será responsable con su fianza y con sus bienes de las indemnizaciones y multas a que pueda dar lugar la actuación de su sustituto en el Registro, mientras esté a su cargo”.
los arts. 300 El que por error, malicia o negligencia del Registrador perdiere un derecho real o la acción para reclamarlo podrá exigir, desde luego, del mismo Registrador el importe de lo que hubiere perdido.
El que por las mismas causas pierda sólo la hipoteca que asegure una obligación, podrá exigir que el Registrador, a su elección, le proporcione otra hipoteca igual a la pérdida o deposite, desde luego, la cantidad asegurada para responder en su día de dicha obligación.
301 El que por error, malicia o negligencia del Registrador quede libre de alguna carga o limitación inscritas será responsable solidariamente con el mismo Registrador del pago de las indemnizaciones a que éste sea condenado por su falta
c) Procedimiento para exigir la responsabilidad. se iniciará por demanda que se presentará y substanciará ante el Juzgado a que corresponda el Registro en el que se haya cometido la falta (art. 303 de la LH). El Juez dará inmediatamente conocimiento a la DGRN (art. 312 de la L.H.). admitida la demanda, si el Juez estimase que la fianza no fuera suficiente para asegurar el importe de la indemnización, deberá decretar, a instancia del actor, una anotación preventiva sobre los bienes del Registrador (309 L.H.)
d) Efectos de la sentencia.
312 L.H. la sentencia será comunicada a la Dirección General de los Registros; y añade el 307, que ésta, le suspenderá, si en el término de diez días no completa o repone su fianza o no asegure a los reclamantes, las resultas de los respectivos juicios.
e) Prescripción de la acción.
La acción para pedir la indemnización de los daños y perjuicios causados por los actos de los Registradores, prescribirán al año de ser conocidos los perjuicios por el que pueda reclamarlos, y no durará en ningún caso más tiempo que el señalado por el Código civil para la prescripción de las acciones personales, contados desde la fecha en la que la falta haya sido cometida.
Responsabilidad DISCIPLINARIA
Normas aplicables.
Se contienen en la sección 2ª del Título XII de la Ley Hipotecaria.
el art. 313,1º el régimen disciplinario de los Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles se regirá, en primer lugar, por lo establecido en los artículos siguientes y en las restantes normas de desarrollo. Supletoriamente, a falta de normas especiales, se aplicará lo dispuesto en las normas reguladoras del régimen disciplinario de los funcionarios civiles del Estado, excepto en lo referente a la tipificación de las infracciones
Actualmente el 222,5 LH prevé responsabilidad del registrador en la emisión de notas simples.
2) La L.H. clasifica las infracciones en:
muy graves:
[EN FUNCION DEL TIEMPO SOLO PUNTEAR ALGUN EJEMPLO]
– Abandono del servicio.
– Conductas constitutivas de delito doloso relacionadas con la prestación de la fe pública registral que causen daño a la Administración o a los particulares, declaradas en sentencia firme.
– Conductas que hayan acarreado sanción administrativa por infracción grave de disposiciones en materia de blanqueo de capitales, tributaria, de mercado de valores u otras previstas en la legislación especial que resulte aplicable, si dicha infracción está directamente relacionada con el ejercicio de la profesión.
– Inscripción de títulos contrarios a lo dispuesto en las Leyes o Reglamentos.
– Reincidencia en la comisión de infracciones graves, en el plazo de dos años.
– Incumplimiento grave de las normas sobre incompatibilidades.
– Percepción de derechos arancelarios con infracción de las disposiciones por las que se rijan.
– Incumplimiento de las obligaciones de custodia y uso de la firma electrónica avanzada.
– Incumplimiento del deber de fidelidad a la Constitución en el ejercicio de la profesión.
– Toda actuación profesional que suponga discriminación por razón de raza, sexo, religión, o cualquier otra circunstancia personal o social.
– Violación de la neutralidad o independencia políticas.
La DA 3ª Ley de Tasas y Precios Públicos de 13 de Abril de 1989, considera falta disciplinaria muy grave, la infracción con dolo o culpa grave de la aplicación del Arancel.
b) Infracciones graves.
[SOLO ALGUN EJEMPLO]
– Conductas que hayan acarreado sanción administrativa por infracción de disposiciones en materia de blanqueo de capitales, tributaria, de mercado de valores, u otras previstas en la legislación especial que resulte aplicable, siempre que no constituyan faltas muy graves.
– Negativa injustificada a la prestación de funciones, así como la ausencia injustificada de más de dos días del lugar de su residencia, siempre que cause daño a tercero.
– Las conductas que impidan prestar con imparcialidad, dedicación y objetividad de las obligaciones de calificación, o que pongan en peligro los deberes de honradez e independencia necesarios para el ejercicio público de su función.
– Enfrentamientos graves y reiterados con autoridades, interesados u otros Registradores en el lugar, zona o distrito donde ejerza su función.
– El incumplimiento grave y reiterado de cualesquiera deberes impuestos por la legislación registral o por acuerdo corporativo vinculante, así como el impago de los gastos colegiales acordados reglamentariamente.
– Incumplimiento reiterado de facilitar el acceso telemático a los datos del Registro.
– Incumplimiento reiterado de la obligación de atención al público en las horas determinadas.
– Reincidencia en la comisión de infracciones leves en plazo de dos años.
– Falta de rendimiento que afecte al normal funcionamiento del servicio y no constituya falta muy grave.
– Falta de obediencia debida al Colegio de Registradores.
– Retraso injustificado en la inscripción de los títulos presentados.
– Incumplimiento y falta de obediencia a las Instrucciones y Resoluciones de carácter vinculante de la DGRN, así como la falta de respeto o menosprecio a dicho Centro Directivo.
c) Infracciones leves.
Es infracción disciplinaria leve, si no procediera calificarla como grave o muy grave, el incumplimiento de los deberes y obligaciones impuestos por la legislación registral o, con base a ella, por resolución administrativa o acuerdo corporativo
3). Sanciones.
art. 314L.H. Pueden imponerse las siguientes:
– Apercibimiento
– Multa.
– Suspensión de los derechos de ausencia, licencia o traslación voluntaria hasta dos años.
– Postergación en la antigüedad en la carrera de cien puestos.
– Suspensión de funciones hasta cinco años.
– Separación del servicio.
En la sanción de multa existirá una escala de tres tramos: menor, entre 600 y 3.000 euros; media, entre 3.001 y 12.000 euros; y mayor, entre 12.000 y 30.000 euros.
[NO DECIR — En caso de reiteración podrá multiplicarse dicha cuantía hasta un máximo del cien por cien de la multa a pagar.
Las infracciones muy graves se sancionarán con multa en el último tramo, traslación forzosa, suspensión de funciones y separación del servicio.
Las infracciones graves, con multa a partir del tramo medio de la escala , con suspensión de los derechos reglamentarios de ausencia, licencia o traslado voluntario y con postergación.,
Las infracciones leves solo podrán ser sancionadas con apercibimiento, multa en el tramo menor, o suspensión de los derechos reglamentarios de ausencia, licencia o traslación voluntaria.]
El Registrador separado del servicio causará baja en el escalafón y perderá todos sus derechos, excepto los derivados de la previsión, en los casos en que correspondan.
Son órganos competentes para la imposición de sanciones,
-el Colegio de Registradores a través de la Junta de Gobierno o de las Juntas Territoriales o Autonómicas, podrá imponer las sanciones de apercibimiento y multa en los tramos menor y medio
-la DGRN, es competente para imponer el resto de las sanciones
-y el Ministerio de Justicia es el único competente para imponer la separación del servicio (art. 315L.H.).
5) Procedimiento.
La imposición de sanciones leves se hará en procedimiento abreviado que solo requerirá la previa audiencia del inculpado.
Para la imposición de las sanciones graves y muy graves, en procedimiento se divide en distintas fases, que van desde el nombramiento de Instructor y Secretario, pliego de cargos, contestación al mismo, resolución y notificación al inculpado (571 a 584 R.H.).
6), Prescripción.
Las infracciones leves prescribirán a los cuatro meses; las graves a los dos años; y las muy graves a los cuatro años, computados desde su comisión.
Los mismos plazos serán necesarios para la prescripción de las sanciones computados desde el día siguiente al en que adquiera firmeza la resolución que la imponga (art. 316).
El Dictamen del Consejo de Estado de 21 de octubre de 1999: la administración nunca será responsable de los perjuicios derivados de la incorrecta calificación por el registrador , serán responsabilidad personal de éste.
3.- INCOMPATIBILIDADES DEL CARGO.
art. 281L.H. el cargo de Registrador es incompatible con el de Juez, Fiscal, Notario, y en general, con todo empleo o cargo público, en propiedad o por sustitución, esté o no retribuido con fondos del Estado, Provincia Municipio.
art. 510 RH … será causa de incompatibilidad, el parentesco del Registrador dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad con el Notario único del distrito.
Los efectos son distintos según el tipo de incompatibilidad (arts. 511 y 512 R.H.).
- La incompatibilidad por parentesco con el Notario da lugar a que el Registrador quede en situación de excedencia forzosa, si su nombramiento fue posterior al del Notario incompatible. En caso contrario, se estará a lo dispuesto en la legislación notarial.
- La incompatibilidad por las restantes causas dará lugar a que se requiera al interesado para que en plazo de quince días manifieste si opta por el Registro, o por el empleo o cargo incompatible, con apercibimiento de que, si no lo verifica, se entenderá que opta por el cago o empleo.
artículo 511 i.f: el cargo de Registrador será compatible con el ejercicio de la enseñanza en el mismo lugar de residencia, poniéndolo en conocimiento de la Dirección General para que dicte las normas que exija el servicio público.
el art. 541 RH permite que continúe como titular de su Registro, el Registrador que sea miembro de Cámaras legislativas u ostente cargo público por elección o nombramiento del Jefe del Estado o del Gobierno. El Registro será servido en régimen de interinidad por el Registrador a quien corresponda según el Cuadro de Interinidades.
4.- LA RETRIBUCION POR ARANCEL.
art. 294 Lh: “Los Registradores percibirán los honorarios que se establezcan en su Arancel, que aprobará el Ministerio de Justicia, y costearán los gastos necesarios para el funcionamiento y conservación de los Registros”.
art. 589RH los Registradores cobrarán honorarios por los asientos que practiquen en los libros, las certificaciones que expidan y las demás operaciones que señale su Arancel
Por excepción, algunas operaciones registrales no devengan honorarios:
– los asientos practicados en Índices o cualesquiera libros auxiliares, y los asientos practicados para rectificar errores cometidos por el Registrador.
Además, existen numerosas disposiciones legales que establecen reducciones arancelarias ej. VPO, subrogaciones y modificaciones de préstamos, concentración parcelaria… y destaca el RDL 18/2012 que suprimió el cobro de las operaciones registrales derivadas de los traspasos de activos financieros o inmobiliarios como consecuencia de operaciones de saneamiento y reestructuración de entidades financieras.
El vigente Arancel es el aprobado por R.D. 1427/1989 de 17 de Noviembre que ha sido modificado por los RD 8/2010 y 1612/2011, para adaptarlo al euro.
Este arancel consta de 5 arts que fijan los honorarios en función del tipo de operación a practicar, estableciendo bien cantidades fijas, bien variables en función del valor de lo afectado y sobre la base de unas escalas que atienden por tramos a dicho valor
El interesado puede recurrir contra los honorarios.
- recurso ORDINARIO, dentro del plazo de quince días hábiles siguientes al de la notificación o entrega de la minuta.
- recurso de REVISION art. 619R.H, en el plazo de 1 año y solo puede fundarse en errores aritméticos o materiales o que la minuta no cumpla los requisitos formales exigibles con especificación de conceptos.
El Arancel, no es sólo una forma de retribución sino, sobre todo, un sistema de organización y gestión especialmente adaptado a la naturaleza del servicio registral que, unido a la responsabilidad personal del registrador, configura un sistema registral especialmente bien valorado, pues responde a las pautas que deben configurar un modelo de gestión pública eficiente y eficaz.
Publicidad: un ejemplar completo del arancel estará a disposición del público en todos los registros, debiendo anunciarse esta circunstancia en un lugar visible de la oficina
La sentencia TS 2 Noviembre 2006, ha entendido que este sistema de retribución no es prestación de carácter público, y, en consecuencia, no vulnera el art. 31 CE
5.- IDEA DEL PERSONAL AUXILIAR.
Regulado en los arts. 555 a 559RH , “Empleados del Registrador”.
Hasta 1990, tenían una normativa propia contenida en uno de los Anexos del Reglamento del Colegio que calificaba su relación con el Registrador de “jurídico administrativa”, pero que a partir de la Sentencia TS 16 Marzo 1990, paso a convertirse en relación laboral.
Su régimen jurídico está hoy contenido en el Convenio colectivo de 29 de septiembre de 2013 , y subsidiariamente, en el Estatuto de los Trabajadores.
Distinguimos:
1). El Sustituto.
Es un cargo de confianza. Regulado en el 292LH y 555 A 558RH
- Puede proponerlo el Registrador al Presidente del Tribunal Superior de Justicia, eligiendo a uno de los empleados del Registro (supuesto más frecuente), o a otra persona ajena a la oficina.
Desempeñará sus funciones bajo la responsabilidad del Registrador, y será removido, siempre que éste lo solicite
La reforma de 1998 las recortó sustancialmente, Art. 555i.f. R.H. : “firmar las diligencias de cierre del Libro Diario, y únicamente en los casos de licencia o ausencia por justa causa, en los de vacante o imposibilidad legal o reglamentaria del Registrador”.
- Retribución. Si no forma parte del personal auxiliar de la oficina, tendrá derecho a la retribución que señale la normativa laboral vigente (557 R.H.).
2). El Personal auxiliar.
art.558R.H. “El Registrador tendrá en su despacho los empleados que necesite, los cuales desempeñarán los trabajos que les encomiende, bajo la exclusiva responsabilidad de aquél y siempre bajo el régimen jurídico de relación laboral”.
art. 559: “La relación del Registrador con sus empleados se regirá por las normas contenidas en el convenio colectivo del personal auxiliar de los Registradores, y en su defecto, o en lo no previsto en él, por la legislación laboral aplicable con carácter general”.
Puede ser:
– Temporal, con las modalidades previstas en la legislación laboral.
– Fijo, que comprende Oficiales y Auxiliares. (desaparece la distinción entre auxiliares de 1ª y 2ª)
– puede existir personal contratado como especialista (contables, secretarias…) y subalternos (ordenanzas o recaderos).
Capacidad, según la legislación laboral, título de BUP, o equivalente, y haber superado las pruebas de aptitud.
Son, esencialmente, figurar en el censo, retribución, traslado, permisos, vacaciones, promoción, y formación profesional.
Son, esencialmente, prestar sus servicios con disciplina y fidelidad, cumpliendo las órdenes del Registrador, y no ejercer como abogado, procurador, gestor administrativo o agente de la propiedad inmobiliario.
6.- ORDENACION DEL ARCHIVO.
244 L.H: “Se abrirá un libro para cada término municipal, que en todo o en parte esté enclavado en el territorio de un Registro.
La DGRN podrá acordar, por razones de conveniencia pública, que un término municipal se divida en dos o más secciones y que se abra un libro de inscripciones para cada una de ellas.
La llevanza del Registro por términos municipales o secciones se establece con el fin de que los libros estén ordenados de forma que no induzcan a confusión.
La forma de ordenar el archivo se regula detalladamente en los arts. 368 y siguientes RH de los que resulta lo siguiente:
1º). Libros de inscripciones:
- Se abrirá uno para cada Ayuntamiento del territorio de cada Registro.
- También puede abrirse un libro a cada una de las Entidades locales menores de un término municipal.
- La división de un término en dos o más secciones se practicará obligatoriamente, en poblaciones con más de un Juzgado de Primera Instancia, y siempre que se estime necesario por razones de conveniencia pública.
- Los libros estarán numerados por orden de antigüedad, y, además, los de cada término municipal tendrán una numeración especial correlativa.
- Los asientos relativos a cada finca se numerarán correlativamente, y si se tratare de anotaciones preventivas, se señalarán con letras por riguroso orden alfabético.
2º). Diario.
Para practicar los asientos de presentación.
Tienen una sola numeración correlativa para todo el Registro, con independencia de los términos o secciones en que esté dividido.
3º). Libro de Incapacitados.
El R.D. 4 Noviembre 1998, lo sustituyó por el “Libro de alteración de las facultades de administración y disposición”, y dio nueva redacción a los artículos a 391 R.H. Si bien esto fue anulado por sentencia TS 31 ENERO 2001
Sigue el sistema de encasillado art. 386RH
4º). Libros provisionales (arts. 402 y siguientes).
Su apertura está condicionada a que el Registro carezca transitoriamente de libros de inscripciones o del Diario.
5º). Libros auxiliares.
Solo tienen eficacia administrativa:
- El libro de ENTRADA recoge en un breve asiento todo documento presentado en el Registro, sea o no susceptible de inscripción.
- El INDICE de fincas y derechos, que, sustituye al antiguo libro de Estadística.
- Libro INVENTARIO de todos los libros y legajos del Registro, al que, a principio de cada año, se adicionará lo que resulte del año anterior
Siempre que se nombre nuevo Registrador, se hará cargo del Registro por dicho inventario, firmándolo en el acto de entrega y quedando su antecesor responsable de lo que apareciera del inventario y no entregare (art. 401)
- Los demás libros y cuadernos auxiliares que el Registrador estime conveniente, y en su caso, los de carácter fiscal.
- la resolución circular conjunta de la DGRN y catastro de octubre de 2015 se prevé la creación de un libro auxiliar electrónico para el archivo de los libros del edificio para las CCAA en que dicho deposito sea registral.
7.- LEGAJOS.
Es el conjunto de documentos que están atados, por referirse a una misma materia.
arts. 410 a 414RH:
1). Se formarán cuatro órdenes de legajos: uno de los duplicados o copias de las cartas de pago; otro de los mandamientos judiciales; otro de documentos públicos; y otro de documentos privados.
2). Se agruparán por meses, trimestres, semestres o años.
3). Los de cada especie, se numerarán separada y correlativamente, y los documentos se colocarán en cada uno por orden cronológico de despacho.
4). En todo documento archivado se pondrá indicación suficiente del asiento a que se refiera y, en su caso, copia de la nota puesta al pie del título.
5). Se cerrarán en carpetas, incluyendo un índice rubricado por el Registrador.
6). Se podrán inutilizar a los veinte años, los legajos de documentos existentes en el Registro que tengan matriz, expedidos por duplicado o registrados en otras oficinas. Pasado igual plazo, los de cartas de pago y los talonarios de recibos.
Los legajos de documentos públicos y privados no comprendidos en el párrafo anterior, los libros de la antigua Contaduría de hipotecas, y los que tengan interés histórico, podrán ser trasladados a los archivos que corresponda, previa autorización de la Dirección General, pasados veinte años de permanencia en la oficina del Registro.
De la inutilización de legajos o traslado de libros o documentos, se hará la oportuna referencia en el inventario.
8.- INDICES: SU LLEVANZA POR MEDIOS INFORMATICOS.
art. 392 R.H. los Registradores llevarán dos clases de Índices, denominados de fincas y de personas, en los que se indicará el folio registral donde consten inscritas aquéllas y los asientos practicados a favor de éstas, así como su transferencia y cancelación cuando proceda.
a) Índices de fincas: se llevarán por Ayuntamientos.
b) Índices de personas: se llevarán por Registros.
Consistirán en fichas ordenadas por procedimiento manual o mecánico (art. 393).
Desde 1990, El art. 398 a) a la e), R.H, impuso la llevanza informatizada de los Índices.
Los Registradores remitirán periódicamente al Colegio, los datos necesarios para la confección del Índice General Informatizado que será llevado por éste
A efectos de prestación de la publicidad formal, los Registros deberán estar comunicados directamente con este Índice General.
Los programas informáticos precisos para la aplicación de lo dispuesto en este artículo serán uniformes para todos los Registros, y su elaboración correrá a cargo del Colegio.
Los Registradores estarán obligados a contribuir, conforme al criterio de proporcionalidad, a los gastos que ocasione este servicio.
Dispone el 222,8LH … La llevanza por el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles del citado Índice General no excluye la necesidad de que las solicitudes de información acerca de su contenido se realicen a través de un Registrador.
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