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La convocatoria de la junta de socios por medios electrónicos.

 

LA CONVOCATORIA DE LA JUNTA DE SOCIOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

Autor: Luis Jorquera García, Notario. Socio y consultor jurídico en Saas Legal (www.saaslegal.es)

Marzo/Abril/…. de 2020, confinamiento por el coronavirus.

 

Sumario para una lectura rápida

Teniendo en cuenta la vorágine legislativa en la que nos ha sumido el estado de alarma, y la cantidad de documentación jurídica que nos va a obligar a leer, tiene todo el sentido hacer aquí un resumen de lo que se dice en cada punto del artículo, para que el lector pueda hacerse, en poco tiempo, una idea de su contenido.

1.-INTRODUCCIÓN.

Se estudia la utilización de medios electrónicos exclusivamente en cuanto a la convocatoria de una junta de socios/accionistas. Esa misma cuestión se puede estudiar para otros aspectos de las comunicaciones en el seno de las Sociedades Mercantiles.

2.-QUÉ ES UNA CONVOCATORIA DE JUNTA DE SOCIOS.              

Se define como uno de los tipos de comunicaciones jurídicas en el ámbito societario y se estudian sus características: producción de efectos jurídicos, necesidad de unas formas predeterminadas y de poder probarse, y no necesidad de que su contenido sea efectivamente conocido por el destinatario.

3.- VALIDEZ FORMAL FRENTE A VALIDEZ INTRÍNSECA DE UNA CONVOCATORIA DE JUNTA.       

El trabajo sólo estudia los requisitos de la convocatoria de junta por medios electrónicos para que formalmente sea válida.

4.-LOS PRECEPTOS DE LA LEY DE SOCIEDADES DE CAPITAL SOBRE LA CONVOCATORIA DE JUNTA Y LA UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS.

Se analizan los tres preceptos aplicables de la Ley de Sociedades de capital: el 173, el 11 ter y el 11 quáter.

5.-LA PRUEBA DE LA CONVOCATORIA.

Se resalta su importancia y como su aspecto fundamental es el destinatario y no el emisor.

6.-LA CONVOCATORIA DE LA JUNTA POR MEDIO DE CORREO ELECTRÓNICO.

Dado que hoy en día es el medio de comunicación electrónica individual más usado, se estudia su concepto, qué cláusulas estatutarias hay que incluir para poder utilizarlo, lo que ha dicho la Dirección General sobre los requisitos para su uso en la convocatoria de la junta, qué es lo que hay que probar y cómo se puede hacer (no siempre será posible), y las ventajas e inconvenientes que tiene.

7.- LA CONVOCATORIA DE LA JUNTA POR OTROS MEDIOS TELEMÁTICOS DISTINTOS DEL CORREO ELECTRÓNICO. ESPECIAL CONSIDERACIÓN DEL WHATSAPP Y DE LOS SMS.  

En este caso se estudian las mismas cuestiones que para el correo electrónico. Se intentan solventar las dificultades que derivan de una diferencia sustancial del WhatsApp y de los mensajes SMS en relación con el correo electrónico. Este puede usarse sin necesidad de adquirir un hardware específico, mientras que los WhatsApp y los SMS requieren disponer de un smartphone.

8.-LA UTILIZACIÓN DE LA WEB CORPORATIVA PARA LA CONVOCATORIA DE JUNTAS. 8..1.- INTRODUCCIÓN A LA PÁGINA WEB CORPORATIVA. 8.2.- LA WEB CORPORATIVA PÚBLICA, Y EN ABIERTO, COMO MEDIO DE CONVOCATORIA DE LA JUNTA.

La web corporativa es, por defecto, el sistema de convocatoria de la junta que prevé la Ley de Sociedades de Capital.

Como puede diseñarse de dos formas, sólo en abierto, visible para todo el mundo y, también, además de en abierto, con una zona privada para comunicación con los socios, se trata primero la utilización en modo abierto.

Ahí se estudia el concepto, cómo se crea, si hay que modificar los estatutos o no, cómo se gestiona, quién puede suprimirla o trasladarla, cómo se publican los anuncios, la prueba prevista en la ley y la conveniencia de disponer de una prueba real, y las ventajas e inconvenientes de usarla como medio de convocatoria de la junta.

8.3.- LA WEB CORPORATIVA CON UN ÁREA PÚBLICA Y OTRA PRIVADA (PARA COMUNICACIÓN CON LOS SOCIOS), COMO MEDIO DE CONVOCATORIA DE LA JUNTA.

Aquí se concreta, si se quiere utilizar un área privada dentro de la web corporativa para convocar la junta, qué cláusulas hay que incluir en los estatutos sociales. Y también las ventajas e inconvenientes de esta alternativa.

9.- REFLEXIÓN FINAL “DE LEGE FERENDA”.

Explico cómo, modificando simplemente tres artículos de la Ley de Sociedades de Capital, sería mucho más fácil utilizar medios electrónicos no sólo para la convocatoria de la junta sino, en general, en todas las comunicaciones de las Sociedades Mercantiles.

Indico el texto de esas modificaciones.

Cualquier sugerencia o comentario, que agradezco de antemano, se me puede hacer llegar, obviamente por correo electrónico, a luisjorquera@saaslegal.es

 

Contenido: Índice

1.-INTRODUCCIÓN.

2.-QUÉ ES UNA CONVOCATORIA DE JUNTA DE SOCIOS.

   2.1.- Produce efectos jurídicos.

   2.2.- Debe cumplir unas formalidades predeterminadas.

   2.3.- Debe poder probarse.

   2.4.- Su eficacia jurídica no depende de la real. 

3.- VALIDEZ FORMAL FRENTE A VALIDEZ INTRÍNSECA DE UNA CONVOCATORIA DE JUNTA.

4.-LOS PRECEPTOS DE LA LEY DE SOCIEDADES DE CAPITAL SOBRE LA CONVOCATORIA DE JUNTA Y LA UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS.

  1. Artículo 173 Forma de la convocatoria
  2. Artículo 11 ter Publicaciones en la página web.
  3. Artículo 11 quáter Comunicaciones por medios electrónicos.

5.-LA PRUEBA DE LA CONVOCATORIA.

6.-LA CONVOCATORIA DE LA JUNTA POR MEDIO DE CORREO ELECTRÓNICO.

   6.1.-Qué es el correo electrónico.

   6.2.- Base legal y estatutaria para su utilización.

   6.3.- La doctrina de la Dirección General sobre la utilización del correo electrónico para la convocatoria de la junta.

   6.4.- La prueba del correo electrónico. Cuestiones prácticas.

   6.5.- Conclusiones sobre el uso del correo electrónico como medio de convocatoria de las juntas de socios.

7.- LA CONVOCATORIA DE LA JUNTA POR OTROS MEDIOS TELEMÁTICOS DISTINTOS DEL CORREO ELECTRÓNICO. ESPECIALCONSIDERACIÓN DEL WHATSAPP Y DE LOS SMS.

   7.1.- Introducción.

   7.2.- Soluciones.

   7.3.- Posibles cláusulas estatutarias.

      7.3.1.- Imponiendo las obligaciones a todos los socios y configurándolas como prestaciones accesorias (“matando moscas a cañonazos”).

      7.3.2.- Imponiendo las obligaciones a los socios, pero sin configurarlas como prestaciones accesorias.

   7.4.- La prueba del WhatsApp. Cuestiones prácticas.

   7.5.- Conclusiones.

8.-LA UTILIZACIÓN DE LA WEB CORPORATIVA PARA LA CONVOCATORIA DE JUNTAS.

   8..1.- Introducción a la página web corporativa.

   8.2.- La web corporativa pública, y en abierto, como medio de convocatoria de la junta.

      8.2.1.- Creación.

      8.2.2.- ¿Es necesario modificar los estatutos al crear la web corporativa?

      8.2.3.- La gestión de la web corporativa.

      8.2.4.- El traslado o supresión de la web corporativa.

      8.2.5.- La prueba de la convocatoria publicada en la web corporativa.

      8.2.6.- Conclusiones sobre la utilización de la web corporativa en abierto como medio de convocatoria de la junta de socios.

   8.3.- La web corporativa con un área pública y otra privada (para comunicación con los socios), como medio de convocatoria de la junta.

      8.3.1.- Concepto.

      8.3.2.- Creación, gestión, prueba, traslado y supresión de la página web corporativa dotada de, además del área pública, de un área privada.

      8.3.3.- Modificaciones estatutarias para este tipo de páginas webs corporativas.

         Sobre la web:

         Sobre la convocatoria: 

      8.3.4.- Ventajas e inconvenientes de este tipo de web con dos áreas.

9.- REFLEXIÓN FINAL “DE LEGE FERENDA”. 

 

1.-INTRODUCCIÓN.

Este trabajo es el resultado de desarrollar una parte de la ponencia que he presentado en diversos foros bajo el título de “La utilización de medios electrónicos en las relaciones societarias”.

En él quiero analizar, desde un punto de vista eminentemente práctico, qué requisitos hay que cumplir para que se pueda convocar una junta de socios o accionistas utilizando medios digitales o electrónicos.

Aunque mantendré la terminología de “socios”, propia de la sociedad limitada, el ámbito del trabajo comprenderá igualmente las sociedades anónimas no cotizadas.

Su finalidad será, básicamente:

  • Examinar qué dicen la Ley de Sociedades de Capital (en adelante LSC) y el Reglamento del Registro Mercantil sobre esta materia.
  • Estudiar las Resoluciones de la Dirección General que han tratado el tema.
  • Ver qué disposiciones estatutarias se pueden adoptar para facilitar la utilización de esos medios.

Su razón de ser es muy sencilla. Frente a un predominio absoluto de los medios electrónicos en todo tipo de comunicaciones privadas (correo electrónico, muros en webs, etc.) y públicas (LEXNET, administración electrónica vía web de la Seguridad Social, la Agencia Tributaria, etc.), en el mundo jurídico societario esos medios se utilizan muy escasamente; siguen predominando las comunicaciones por medios analógicos.

Ello se debe, como veremos, a una insuficiente regulación legislativa de esta materia, que mientras no se cambie, sólo tiene como solución el impulso de su utilización en el mundo jurídico societario a través de la regulación estatutaria.

 

2.-QUÉ ES UNA CONVOCATORIA DE JUNTA DE SOCIOS.

Es una comunicación jurídica dentro del Derecho de Sociedades.

El Diccionario del Español Jurídico de la Real Academia Española de la Lengua define comunicación como “acto, gesto o actitud que permite trasladar mensajes entre los miembros de un grupo social o entre diversos grupos sociales”.

Dentro de esta definición general, las comunicaciones jurídicas, y por tanto las existentes dentro del Derecho de Sociedades, como es la de la convocatoria de junta, tienen una serie de características que merece la pena considerar.

2.1.- Producen efectos jurídicos.

Habitualmente esos efectos jurídicos consisten en el nacimiento de una o varias relaciones jurídicas. Por ejemplo, la convocatoria de la junta da derecho a los socios a obtener información, asistir, deliberar, intervenir, votar, etc.

2.2.- Deben cumplir unas formalidades predeterminadas.

Precisamente porque pueden producir efectos jurídicos, los sujetos afectados deben conocer previamente la forma en que pueden llevarse a cabo esas comunicaciones.

Esa forma varía en cada ámbito jurídico, aunque es común en todos la forma escrita, excluyéndose la verbal.

2.3.- Deben poder probarse.

Por la razón señalada en el punto anterior; de ahí la eliminación de las formas no escritas, que pueden probarse, pero con mucha más dificultad.

2.4.- Su eficacia jurídica no depende de la real.

En las comunicaciones jurídicas su eficacia no depende de que su contenido haya sido efectivamente conocido por el destinatario.

Los sujetos de un determinado ámbito jurídico conocen previamente el medio y la forma en que van a producirse sus comunicaciones. En nuestro caso se trata de la LSC y de los estatutos de la sociedad. Por razones de seguridad jurídica, la eficacia de esas comunicaciones no se puede hacer depender de que se produzca el hecho efectivo de su conocimiento por el sujeto destinatario. Las regulaciones mencionadas obligan a los sujetos destinatarios a tener una conducta activa destinada a lograr ese conocimiento.

Por ejemplo, en una convocatoria de junta comunicada a los socios por correo certificado con acuse de recibo, el socio recibe un sobre cerrado. Si no lo abre, o abriéndolo no lee el papel (la convocatoria) que contiene, no tendrá conocimiento efectivo de ella, que, sin embargo, será plenamente válida legalmente. Por eso, el Tribunal Supremo, en su sentencia de 3 de abril de 2011, dice que “acreditada la remisión y recepción de la comunicación postal, incumbe al socio la prueba de la falta de la convocatoria”.

He querido poner ese ejemplo porque resultará muy útil cuando trate la convocatoria de la junta por medio de correo electrónico y analice algunos errores, a mi juicio, de la Dirección General en sus Resoluciones, hablando de la confirmación de lectura para la validez de la utilización del correo electrónico, cuando en mi opinión basta con la confirmación de recepción (el sobre ha llegado a su destino).

El concepto de convocatoria sería pues:

  • Una comunicación escrita anunciando la celebración de una junta de socios
  • Que se produce por el medio y en la forma previstos en la Ley de Sociedades de Capital y en los estatutos de la compañía
  • Que todos los socios pueden conocer desarrollando personalmente una cierta actividad
  • Y cuya realización es susceptible de probarse.

Vamos a ver entonces como pueden convocarse válidamente juntas de socios (que cumplan todos esos requisitos), utilizando medios escritos pero electrónicos o digitales, por oposición a los originariamente impresos en papel[1].

 

3.- VALIDEZ FORMAL FRENTE A VALIDEZ INTRÍNSECA DE UNA CONVOCATORIA DE JUNTA.

El alcance de este trabajo se centra en la validez formal de la convocatoria de una junta cuando se utilizan medios digitales.

La validez formal se opone a la validez intrínseca de una convocatoria de junta.

Una convocatoria válida formalmente es aquella que, cumpliendo los requisitos legales y estatutarios y verificándolo el Registrador Mercantil, este la considera adecuada para producir sus efectos jurídicos, y por tanto para la inscripción en el Registro Mercantil, en lo que a la convocatoria se refiere, de los acuerdos adoptados.

Como dice el artículo 18.2 del Código de Comercio,” los Registradores calificarán bajo su responsabilidad la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos de toda clase en cuya virtud se solicita la inscripción”.

Una junta puede haber sido convocada con validez formal, inscribiéndose sus acuerdos en el Registro Mercantil y carecer de validez intrínseca, cuestión que sólo puede apreciar un Tribunal de Justicia. Veamos un ejemplo. Es el de la sentencia del Tribunal Supremo, Sala de lo Civil, de fecha 20 de septiembre de 2017. Se trata del caso de una sociedad mercantil que desde su constitución solo celebró juntas con el carácter de universales, y por tanto sin necesidad de convocatoria. En una situación de conflicto de socios, uno de los dos, que es a su vez Administrador Solidario, decide convocar una junta cumpliendo escrupulosamente los requisitos formales (anuncios en el BORME y en un diario). Los acuerdos de la junta se inscriben en el Registro Mercantil pero, recurrida judicialmente la validez de su convocatoria, las instancias previas la anulan, así como los acuerdos adoptados, y el Tribunal Supremo, en la sentencia citada, confirma esa anulación basándose en la existencia de abuso de derecho y mala fe, dado que “la forma de convocar la junta impugnada, absolutamente novedosa en la práctica de la sociedad durante años, tuvo por finalidad apartar a doña… del órgano de administración, como finalmente así aconteció, impidiendo su posible oposición así como la del resto de socios”. En esa Sentencia del Tribunal Supremo se citan otras que también niegan la validez intrínseca de una convocatoria de junta, aunque se hayan cumplido los requisitos formales.

Y en sentido opuesto, una junta puede no haberse convocado formalmente (y ni siquiera haberse celebrado), y ser declarada válida por los tribunales. Así, la Sentencia de la Audiencia Provincial de Lugo de fecha 16 de septiembre de 2016 admite la validez de una junta presuntamente universal, de la que no aparece el acta ni prueba material alguna de su celebración, sobre la base de que las declaraciones de los testigos confirmaban que los socios que impugnaban la validez de la junta habían consentido el contenido de la escritura en que se protocolizaron los acuerdos supuestamente adoptados en ella.

Y resulta especialmente paradigmático el caso planteado en la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 23 de mayo de 2014 (BOE de 22 de julio de 2014). Se trata de una sociedad con dos socios, que son un hijo y su padre. La sociedad tiene en sus estatutos como sistema de convocatoria de juntas la publicación de anuncios en el BORME y en un periódico. El padre fallece. El hijo, que a su vez es Administrador de la sociedad, entrega a la viuda en su domicilio una comunicación de convocatoria de junta, firmando aquella el justificante de haberla recibido, pero no acude a la junta. Los acuerdos de la junta no se inscriben en el Registro Mercantil por la calificación negativa del Registrador de que “la convocatoria de la junta general ha de realizarse mediante anuncios publicados en el BORME y en un diario de gran circulación en la provincia, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de los estatutos sociales”. La Resolución confirma la calificación del Registrador, cosa absolutamente coherente en la actuación registral, aunque se tenga la percepción de que un Tribunal de Justicia habría admitido la validez intrínseca de la convocatoria. En este caso pienso que la Dirección no ha sido más flexible, aplicando el criterio de “la indudable conveniencia del mantenimiento de la validez de los actos jurídicos, en la medida en que no lesionen ningún interés legítimo, así como la necesidad de facilitar la fluidez del tráfico jurídico, evitando la reiteración de trámites y costes innecesarios, que no proporcionen garantías adicionales” (Resolución de 13 de enero de 2015), por la existencia de una comunidad hereditaria que ha sustituido al socio fallecido.

 

4.- LOS PRECEPTOS DE LA LEY DE SOCIEDADES DE CAPITAL SOBRE LA CONVOCATORIA DE JUNTA Y LA UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS.

Como ya he avanzado anteriormente, la regulación que tiene la Ley de Sociedades de capital sobre este tema es escasa y deficiente. Se implementó en diferentes y sucesivas reformas, siempre parciales y no coordinadas con el resto de los preceptos legales que no se modificaban.

Lo más destacado de ella es que separa los sistemas de convocatoria de junta que prevé (artículo 173), de la normativa sobre la página web corporativa y también de la utilización de medios electrónicos en las comunicaciones con los socios (y la convocatoria de la junta es una de esas comunicaciones), resultando un conjunto no armónico ni sistemático, que sólo se puede subsanar a través de los estatutos sociales.

Veamos los preceptos de la Ley.

A partir del año 2012, el legislador intentó promover la utilización de los medios electrónicos en las relaciones societarias a través de la figura de la web corporativa, a la que, dicho sea de paso, para empezar, le dio una denominación enormemente confusa (con la web que habitualmente utilizan la sociedades mercantiles por razones comerciales). Hubiera sido mucho más fácil llamarla web legal.

Artículo 173: forma de convocatoria.

Muestra de esa intención es la nueva redacción del artículo 173 que le dio la Ley 1/2012, y que dice así: “Forma de la convocatoria. 1. La junta general será convocada mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada en los términos previstos en el artículo 11 bis. Cuando la sociedad no hubiere acordado la creación de su página web o todavía no estuviera ésta debidamente inscrita y publicada, la convocatoria se publicará en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil» y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.2. En sustitución de la forma de convocatoria prevista en el párrafo anterior, los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.3. Los estatutos podrán establecer mecanismos adicionales de publicidad a los previstos en la ley e imponer a la sociedad la gestión telemática de un sistema de alerta a los socios de los anuncios de convocatoria insertados en la web de la sociedad.[2]

Como puede verse, las formas de convocatoria de la junta establecidas por la Ley son:

  • Obligatoriamente la página web corporativa si ésta existe (medio digital)
  • Si no existe esa web y no se ha previsto nada en los estatutos, dos anuncios uno en el BORME (digital) y otro en un periódico (por ahora analógico y digital a la vez).
  • Si los estatutos han previsto la convocatoria por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, en ausencia de página web cobra vigencia este procedimiento, que puede ser analógico o digital.

Sin embargo, el artículo 173 sobre convocatoria de la junta no puede estudiarse aisladamente. Hay que hacerlo en unión de los artículos que regulan la página web corporativa y también la utilización de medios electrónicos en las comunicaciones entre la sociedad y sus socios. Son los artículos 11 bis y siguientes de la Ley de Sociedades de Capital. De ellos nos interesa destacar lo siguiente:

Artículo 11 ter Publicaciones en la página web

  1. La sociedad garantizará la seguridad de la página web, la autenticidad de los documentos publicados en esa página, así como el acceso gratuito a la misma con posibilidad de descarga e impresión de lo insertado en ella.
  2. La carga de la prueba del hecho de la inserción de documentos en la página web y de la fecha en que esa inserción haya tenido lugar corresponderá a la sociedad.”

y

Artículo 11 quáter Comunicaciones por medios electrónicos

Las comunicaciones entre la sociedad y los socios, incluida la remisión de documentos, solicitudes e información, podrán realizarse por medios electrónicos siempre que dichas comunicaciones hubieran sido aceptadas por el socio. La sociedad habilitará, a través de la propia web corporativa, el correspondiente dispositivo de contacto con la sociedad que permita acreditar la fecha indubitada de la recepción, así como el contenido de los mensajes electrónicos intercambiados entre socios y sociedad.”

Las conclusiones que podemos sacar del estudio conjunto de todos esos artículos son:

  • La página web corporativa se impone legalmente como medio habitual de convocatoria, y obviamente tiene carácter electrónico.
  • Esa página web puede tener dos áreas. Una de carácter público (Art. 173), visible para cualquiera, y otra de carácter privado (Art. 11 quáter), dirigida exclusivamente a comunicarse con los socios.
  • La existencia de la web corporativa con carácter público no está condicionada más que a su creación por la junta general de socios, inscripción en el Registro Mercantil y publicación en el BORME. Cumpliendo esos requisitos las convocatorias de juntas que en ella se publiquen surtirán plenos efectos jurídicos para todos los socios y para los terceros que pudieran estar afectados.
  • La creación, dentro de la web corporativa, de un área de carácter privado para comunicarse con los socios depende de que éstos acepten la realización de comunicaciones societarias por medios electrónicos.
  • Si eso se produce, es posible regular estatutariamente la utilización del área de carácter privado dentro de la web corporativa para convocar en ella las juntas. Más adelante veremos un modelo de cláusula en este sentido.
  • La utilización de comunicaciones individuales y escritas dirigidas a los socios, en formato electrónico, para convocar las juntas, está condicionada a su aceptación por los socios. También veremos más adelante una cláusula estatutaria que a mi juicio es muy aconsejable incluir en los estatutos fundacionales, ya que, si no existe, bastará la oposición de un socio para impedir esa forma de convocatoria.
  • No hay que olvidar el tema de la prueba de la convocatoria. A veces la agilidad de los medios electrónicos hace olvidar aspectos sustantivos y fundamentales como este.

Recapitulando todo lo dicho hasta aquí sobre las formas de convocatoria de la junta podríamos clasificarlas así:

FORMA O MEDIO

TIPO

VISIBILIDAD

PRUEBA

BORME

Digital

Todo el mundo

Pública

Diarios

Analógico/Digital

Todo el mundo

Privada (notoria)

Web área pública

Digital

Todo el mundo

Privada

Web área privada

Digital

Los socios

Privada

Comunicación individual escrita

Analógico

Los socios

Pública o privada dependiendo del medio

Correo electrónico

Digital

Los socios

Privada

WhatsApp, etc.

Digital

Los socios

Privada

 

5.-LA PRUEBA DE LA CONVOCATORIA.

Es un tema importantísimo. La validez de la junta depende de la regularidad de su convocatoria y esto hay que acreditarlo ante el Registrador Mercantil que califica los acuerdos adoptados y eventualmente, probarlo ante los tribunales.

La jurisprudencia (Sentencia del Tribunal Supremo de 30 de enero de 2001 entre otras muchas) y la reiterada doctrina de la Dirección General (ver por ejemplo Resolución de la D.G.R.N., de 9 de septiembre de 2015) sobre esta materia resaltan como la validez de la convocatoria, en todos sus aspectos, y por tanto en cuanto a la forma, condicionan la de la junta y de sus acuerdos. Además, los artículos 97,107 y 112 del Reglamento del Registro Mercantil obligan a los Registradores a verificar la regularidad de la convocatoria para calificar la inscripción de los acuerdos.

El tema de la prueba tiene aún más importancia cuando se utilizan medios electrónicos para convocar la junta. Por su propia naturaleza, estos medios pueden no tener la trazabilidad adecuada si no se prevé en el momento de usarlos. Pensemos por ejemplo en una publicación en la página web corporativa que sucede en un momento determinado y que se quiere probar posteriormente. Si no se ha previsto, puede ser imposible. Igualmente, un correo electrónico que parece que demanda a los usuarios imperativamente hacer clic en el botón de enviar puede salir sin la petición de confirmación de recepción o lectura y quedar inutilizado, como veremos más adelante, como medio de convocatoria de la junta.

Quiero resaltar que la cuestión de la prueba de la realización de la convocatoria, en general y especialmente cuando estamos hablando de medios individuales de comunicación, se centra en los destinatarios y no en los emisores. Es evidente que el órgano de administración debe haber tomado la decisión de convocar la junta. Pero la publicación o remisión individual del anuncio nunca requiere probar esa decisión. Pensemos que los anuncios en el BORME o en los periódicos se publican haciéndole llegar un papel escrito, en el mejor de los casos con el membrete de la compañía, conteniendo el anuncio de la convocatoria. Lo mismo sucede con las comunicaciones individuales analógicas. Y el mismo criterio debe aplicarse a las comunicaciones individuales digitales. Por eso creo que es un error la mención en algunas Resoluciones de la Dirección General al empleo de la firma electrónica en el envío de correos electrónicos a los socios convocándoles a una junta. La firma electrónica sólo acreditaría la identidad del remitente del correo electrónico, cuando lo importante es probar que cada socio lo ha recibido, en lo cual no tiene ningún efecto el hecho de que haya sido firmado electrónicamente.

Estudiaremos entonces, al analizar cada medio digital de convocatoria de junta, la previsión de la prueba que debe adoptarse.

 

6.-LA CONVOCATORIA DE LA JUNTA POR MEDIO DE CORREO ELECTRÓNICO.

6.1.-Qué es el correo electrónico.

Parece claro que el correo electrónico es la versión electrónica o digital del correo postal. En este hay un servicio, público o privado, de entrega de sobres, que contienen mensajes, a los domicilios de unos destinatarios.

En el correo electrónico hay unos programas informáticos y una red de comunicación digital que permiten recibir los mensajes electrónicos de un remitente en un servidor de Internet para enviarlos al servidor del destinatario, donde éste puede acceder al mensaje, vía web o descargándolo en un programa especial (cliente de correo) en su ordenador, smartphone o tablet.

Comparando ambos tipos de correo, físico y electrónico, podemos decir:

  • El correo electrónico puede ser a la vez sobre y mensaje. Éste puede estar escrito en lo que se llama el cuerpo del correo o bien estar incluido en un documento adjunto al mismo.
  • El uso de la firma electrónica en un correo de ese tipo lo que hace es vincular su contenido al titular de esa firma electrónica. Sería semejante a la acreditación del remitente de un sobre. No prueba absolutamente nada sobre la recepción del correo electrónico.
  • El depósito del sobre en un servicio de envíos tiene su equivalencia cuando se pulsa el botón de enviar en un correo electrónico.
  • El certificado con acuse de recibo sería activar la opción de confirmación de recepción en el programa del correo electrónico.
  • La recepción en el domicilio del destinatario del sobre físico se traduce en la entrada del correo electrónico en la cuenta del destinatario. Desde ese momento el socio, titular de la cuenta, tiene la posibilidad de acceder al contenido del correo electrónico.
  • Su apertura por el destinatario es equivalente al acto de abrir el sobre en el correo físico. Obviamente es un acto voluntario. El remitente puede tener conocimiento si ha activado la opción de “confirmación de lectura”, en el momento de envío del mail.
  • Esa confirmación de lectura no acredita en modo alguno que el destinatario haya leído efectivamente el contenido del correo electrónico. Como tampoco la apertura de un sobre físico presupone que se haya leído su contenido. Ni la visión de un anuncio publicado en un periódico es igual a su lectura.

La diferencia fundamental entre ambos sistemas, en lo que se refiere a este trabajo, es que los socios de una sociedad mercantil, personas físicas o jurídicas, que sean residentes en España, por definición han de tener un domicilio en nuestro país (el lugar de su residencia habitual), mientras que no existe ninguna obligación legal, en el ámbito societario, de disponer de una “residencia electrónica” o dirección de correo electrónico, para lo cual se requiere una actividad específica por parte de la persona, abriéndose una cuenta de correo electrónico en alguna de las compañías que las proveen. Y, además, debe disponer individualmente de un acceso a Internet o acudir a alguno de los lugares públicos donde puede accederse.

Es obvio que la inmensa mayoría de la población dispone hoy en día tanto de acceso a Internet individual como de cuentas de correo electrónico. Y ello porque las entidades, tanto públicas como privadas, lo han forzado. Las públicas haciendo uso del Boletín Oficial del Estado; y las privadas (desde entidades financieras a salas de cine) exigiéndolo como un requisito, bien para realizar operaciones con menores costes, o directamente para poder obtener entradas por Internet.

En el ámbito societario, como hemos visto, la Ley de Sociedades de Capital, en su reforma del año 2012, no se atrevió a tanto, y sometió la utilización de medios electrónicos de comunicación con los socios, y por tanto del correo electrónico, a la aceptación por estos. Pero no reguló, y podía haberlo hecho, el establecimiento de esa obligación a través de los estatutos. Como veremos posteriormente, yo creo que hay base jurídica de sobra para establecer esa obligación, pero lo lógico sería que la hubiera dado de forma indubitada la propia Ley de Sociedades de Capital.

6.2.- Base legal y estatutaria para su utilización.

Como vimos antes en el artículo 173 de la Ley de Sociedades de capital, para poder convocar una junta de socios por correo electrónico es necesario que los estatutos prevean que: “la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad.”.

Si no hay una previsión estatutaria para ello es imposible, no ya convocar la junta por medio de correo electrónico, sino por ningún procedimiento de comunicación individual y escrita. De no existir la web corporativa, sería preciso publicar la convocatoria en el BORME y en un periódico, que son medios costosos y muy poco apropiados para sociedades pequeñas.

Un modelo de cláusula estatutaria en ese sentido, que comprende tanto medios analógicos como digitales, es la siguiente:

“FORMA DE LA CONVOCATORIA.

1.- Mientras no exista Web Corporativa las Juntas se convocarán por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de que algún socio resida en el extranjero éste solo será individualmente convocado si hubiera designado un lugar del territorio nacional para notificaciones o una dirección de correo electrónico con dicha finalidad.

Esa comunicación podrá realizarse por correo electrónico a la dirección de correo electrónico consignada por cada socio siempre que la remisión esté dotada de algún sistema técnico que permita confirmar su recepción por el destinatario.”

Esta cláusula complementa el artículo 173 de la Ley de Sociedades de Capital. Está sacada de mi modelo de estatutos “telemáticos” para las Sociedades Limitadas, publicados en la página web www.notariosyregistradores.com . No tengo conocimiento de que haya sido rechazada por ningún Registro Mercantil.

Pero con esa cláusula no es suficiente, ya que también es necesario complementar el artículo 11 quáter de la Ley de Sociedades de Capital. Para ello, obtenida de ese mismo modelo, propongo la siguiente:

  • Si los estatutos se aprueban por decisión unánime de todos los socios:

“Todos los socios y Administradores, por el mero hecho de adquirir dicha condición, aceptan que las comunicaciones entre ellos y con la sociedad puedan realizarse por medios telemáticos y están obligados a notificar a la sociedad una dirección de correo electrónico y sus posteriores modificaciones si se producen. Las de los socios se anotarán en el Libro Registro de Socios. Las de los Administradores en el acta de su nombramiento y podrán consignarse en el documento de inscripción de su cargo en el Registro Mercantil.”

  • Si los estatutos aprueban la cláusula, pero no con el voto a favor de todos los socios:

“Todos los Administradores, por el mero hecho de adquirir dicha condición, aceptan que las comunicaciones societarias entre ellos y con los socios puedan realizarse por medios telemáticos. Esos medios podrán utilizarse para las comunicaciones entre la sociedad y los socios que los acepten. Todas esas personas estarán obligadas a notificar a la sociedad una dirección de correo electrónico. Las de los socios se anotarán en el Libro Registro de Socios. Las de los Administradores en el acta de su nombramiento y podrán consignarse en el documento de inscripción de su cargo en el Registro Mercantil.”

Las dos versiones de la cláusula son necesarias por la exigencia del artículo 11 quáter de la aceptación individual por cada socio de la posibilidad de utilizar comunicaciones electrónicas en sus relaciones con la sociedad.

En el primer caso, la junta de socios, estando presente todos, la aprueba por unanimidad y por tanto queda abierta esa posibilidad con carácter general. Entiendo en ese sentido que la cláusula así aprobada, como sucede muchas veces el momento de la constitución de la sociedad, deviene obligatoria para los socios futuros, que han de aceptarla al igual que muchas otras cláusulas de los estatutos, algunas, como las relativas a la transmisión de las participaciones o acciones, que les imponen obligaciones mucho más severas y de muchísimo más alcance. Existiendo esa cláusula, en mi opinión, cualquier socio futuro puede ser obligado por la sociedad a consignar una dirección de correo electrónico a efectos de las comunicaciones.

Es aquí donde la Ley de Sociedades de Capital podía haber sido mucho más eficaz, estableciendo claramente que la existencia de una cláusula estatutaria en ese sentido, aunque no hubiera sido votada por todos los socios, les obligaba. Sería una forma facilísima de fomentar el uso de los medios electrónicos en las obligaciones societarias.

La previsión en los estatutos de un sistema de convocatoria por comunicación individual, que puede ser analógica o bien por medios electrónicos, ha sido admitida por muchas Resoluciones de la Dirección General.

Así, las Resoluciones de 23 de marzo y 4 de junio de 2011 declararon inscribible una cláusula con la siguiente redacción: “La convocatoria se comunicará a los socios a través de procedimientos telemáticos, mediante el uso de firma electrónica. En caso de no ser posible se hará mediante cualquier otro procedimiento de comunicación, individual y escrito que asegure la recepción por todos los socios en el lugar designado al efecto o en el que conste en el libro registro de socios…”. La Resolución de 28 de octubre de 2014, en que la cláusula en discusión decía “Las Juntas serán convocadas por el Órgano de Administración por medio de carta certificada, con quince días de antelación a la fecha de la misma, dirigida a los domicilios de los socios que consten en el Libro Registro de Socios, o bien mediante correo electrónico dirigido a la dirección electrónica que conste igualmente en el Libro Registro de Socios, o cualquier otro medio telemático que asegure la recepción de la comunicación”, la rechazó en cuanto al correo electrónico pero sólo porque no se había especificado que debía tener un sistema que permitiera confirmar su recepción. Y la Resolución de 19 de julio de 2019 admitió la inscripción de una cláusula cuyo texto era el siguiente: “Toda Junta General deberá ser convocada por medio de cualquier procedimiento de comunicación, individual y escrita, incluyendo medios electrónicos, realizada tanto por el servicio postal universal como por un operador distinto, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o que conste en la documentación de la sociedad (considerándose como tal el que figure en el Libro Registro de Socios, y a falta de él, el domicilio que conste en el documento o título de adquisición de la condición de socio) o en la dirección de correo electrónico facilitada por cada socio y que conste asimismo en el Libro Registro de Socios (con confirmación de lectura teniendo en cuenta que la negativa de confirmación a la petición de lectura del envío del correo de convocatoria producirá los efectos de la misma siempre que no hubiera sido devuelto por el sistema)”.

Una cuestión distinta es si, existiendo esa previsión estatutaria, en una convocatoria de junta se pueden utilizar ambos sistemas, dependiendo de si el socio concreto hubiera aceptado o no las comunicaciones por medios electrónicos, y hubiera facilitado, o no, una dirección de correo electrónico a dichos efectos. Me inclino a pensar que es dudoso, sobre todo porque abre posibilidades a un Administrador deshonesto de ir decidiendo la forma de comunicación a cada socio con una finalidad espuria.

Una posible solución sería duplicar los esfuerzos. Puede haber socios que, por muchos motivos (pensemos por ejemplo en personas que viajan muchísimo), prácticamente hayan abandonado el correo postal y en general las comunicaciones analógicas, para los cuales el fraude sería utilizar una comunicación postal. Y otros en la situación inversa. En un caso así, si un Administrador quiere ser prudente, puede enviar a todos los socios la comunicación analógica, ya que el domicilio le constará necesariamente, y, además, hacer una comunicación por correo electrónico a los socios que le hayan proporcionado de modo expreso una dirección a esos efectos.

6.3.- La doctrina de la Dirección General sobre la utilización del correo electrónico para la convocatoria de la junta.

Creo que las Resoluciones más importantes son las que acabo de citar. De ellas, y de alguna otra, mi conclusión es que es perfectamente posible prever en los estatutos un sistema de comunicación individual para convocatoria de junta por medio de correo electrónico siempre que se mencione el requisito de que debe poder acreditarse la recepción del mismo en la dirección que hubiera facilitado el socio.

Sin embargo, las Resoluciones difieren a la hora de hablar de los medios para acreditar el cumplimiento de ese requisito. Ahí, algunas realizan afirmaciones que en mi opinión no son correctas. Y ello por 2 razones:

  • O porque se olvidan del principio básico de este tipo de comunicación societaria, que hemos mencionado anteriormente. Su eficacia jurídica no se basa en su efectiva lectura por parte del destinatario, sino en la mera posibilidad, confirmada por algún medio, de que pudo leer el escrito de convocatoria poniendo un mínimo de diligencia por su parte.
  • O porque desconocen algunos aspectos técnicos de este medio de comunicación.

Por concretar:

  • El uso de la firma electrónica es absolutamente indiferente a la hora de acreditar la recepción por el destinatario del correo electrónico con la convocatoria, que es lo fundamental. La firma electrónica asegura la identidad del emisor del correo electrónico, su integridad, el sellado de tiempo, etc. Pero todo eso no sirve de nada si no llega al buzón del destinatario y se prueba. Así, en las Resoluciones de 23 de marzo de 2011 y 4 de junio de 2011, creo que llevaban razón los registradores.
  • La confirmación de lectura de un correo electrónico es una exigencia que sobrepasa los requisitos legales. Sería como pedir que, en un envío de carta certificada con acuse de recibo, se obligara a probar que el destinatario ha abierto el sobre. Allá él.
  • En alguna Resolución se dice (creo que por el Notario recurrente), que el correo electrónico es un medio de comunicación habitualmente usado por las Administraciones Públicas. Nada más lejos de la realidad. El correo electrónico es un medio de comunicación absolutamente inseguro porque, para llegar a su destino, pasa por sucesivos servidores donde puede ser objeto de interceptación. Por eso las Administraciones públicas, las entidades financieras, etc., y en general cualquier entidad que quiere transmitir o recibir con los ciudadanos información sensible, utiliza el sistema de acceso a una web, donde el que accede debe identificarse para depositar o descargarse documentos, los cuales viajan en forma encriptada, y, además, las actuaciones pueden sellarse de tiempo, contenido y usuario con la finalidad de constituir una prueba de lo que ha sucedido. En esos casos el correo electrónico se usa tan sólo para avisar al destinatario de que tiene alguna comunicación en su buzón y debe acceder para verla.

6.4.- La prueba del correo electrónico. Cuestiones prácticas.

Como hemos visto, cualquier sistema de convocatoria de junta requiere que pueda ser probado.

En el caso del correo electrónico, esta prueba abarca dos campos.

En primer lugar, hay que probar, caso de ser necesario, que el socio o socios aceptaron las comunicaciones por medios electrónicos y dieron a la sociedad una dirección de correo electrónico que es precisamente la que se tiene que haber usado para enviarles la convocatoria de junta.

Esta es una cuestión interna de la sociedad, en el sentido de que sólo deberá acreditarla si se produce una oposición del socio a esta forma de convocatoria. Pero hay que tenerla en cuenta, y la sociedad deberá ser precavida en guardar la documentación adecuada.

La otra prueba es a la que se refieren todas las Resoluciones y estudios sobre la utilización del correo electrónico como medio de convocatoria. Es la que tiene que acreditar que el concreto mensaje ha llegado a la dirección facilitada por el socio.

Para esto hay que utilizar las herramientas de que disponga el programa cliente de correo que utilice la sociedad para los envíos. Normalmente esos programas permiten solicitar una confirmación de recepción y también una confirmación de lectura.

Como ya dije anteriormente, considero que la confirmación de lectura es innecesaria. Supone en la práctica que, viendo el socio el correo electrónico en la bandeja de entrada de su programa, hace clic sobre él y por lo tanto tiene la capacidad de leer su contenido. Éstas acciones deben ser indiferentes a efectos de la validez de la convocatoria. Se cumple con la ley con la mera llegada a la bandeja de entrada del correo.

El problema es que los programas habituales de gestión del correo electrónico permiten deshabilitar por parte del receptor de los mensajes las confirmaciones de recepción y de lectura. Si esto lo hace un socio, la sociedad puede quedar desamparada en cuanto a la prueba. Por eso quizá tenía sentido la cláusula estatutaria que pedía confirmación de lectura, añadiendo que la negativa a la confirmación de lectura, que sí la puede conocer el emisor (tampoco es siempre seguro), produjera sus mismos efectos, salvo devolución por el sistema.

La complejidad de este problema aumenta porque dependiendo del destinatario y del número de servidores que actúen, y de sus características, es posible que el e-mail no llegue a su destino sin avisar al emisor, que no se emitan confirmaciones de ningún tipo, etc. [3]

En cualquier caso, dado el carácter gratuito de los servicios de correo electrónico por parte de las grandes compañías, de existir un conflicto en cuanto a la prueba del correcto envío de una convocatoria, la sociedad entra en un marasmo de dificultades para conseguirla.

Para suplir esta situación, me consta que hay compañías en el mercado que ofrecen sistemas de acreditación del envío, recepción y en su caso lectura de los correos electrónicos. Yo no he tenido ocasión de verificar su funcionamiento.

6.5.- Conclusiones sobre el uso del correo electrónico como medio de convocatoria de las juntas de socios.

Es perfectamente posible siempre que:

  • En los estatutos se incluyan las cláusulas adecuadas antes vistas.
  • Se obtengan y guarden las pruebas pertinentes también mencionadas.

Es fácil de usar y poco costoso, sobre todo en su visión inicial. En cambio, es complejo a la hora de guardar adecuadamente todos los justificantes.

Mantiene la privacidad de la convocatoria.

Puede ser inmanejable con un elevado número de socios.

No me parece nada aconsejable en situaciones de conflicto.

 

7.- LA CONVOCATORIA DE LA JUNTA POR OTROS MEDIOS TELEMÁTICOS DISTINTOS DEL CORREO ELECTRÓNICO. ESPECIALCONSIDERACIÓN DEL WHATSAPP Y DE LOS SMS.

7. 1.-Introducción.

Como hemos visto, los requisitos para la convocatoria de junta por medios electrónicos de comunicación individual con los socios son de carácter genérico:

El hecho de que el medio que más se haya popularizado, como puede verse por las Resoluciones de la Dirección General mencionadas, sea el correo electrónico, es simplemente consecuencia de que es un medio muy extendido (nació con Internet), tiene habitualmente carácter gratuito y puede usarse aunque individualmente no se disponga de ningún hardware.

Pero resulta obvio que en los últimos años se han popularizado también muchísimo los sistemas de comunicación telemática conocidos como SMS y WhatsApp.

En ambos, la gran diferencia con el correo electrónico es que se requiere disponer de un hardware (un smartphone) así como una línea de teléfono móvil. Y ambas cosas tienen un coste.

La pregunta clave es entonces: ¿es posible establecer en los estatutos uno de esos dos sistemas de convocatoria, para los cuales los socios deben tener un smartphone, una línea de teléfono móvil y en el caso del WhatsApp, la aplicación correspondiente (gratuita)?

7.2.- Soluciones.

Tal vez la pregunta esté bien planteada, pero obviamente el problema es la respuesta. Y no he encontrado ninguna Resolución de la Dirección General que trate este tema.

Las soluciones sólo pueden venir por la vía de cláusulas estatutarias que apliquen los principios generales que hemos visto:

  • Consignación de un medio electrónico específico como forma de convocatoria, complementando el artículo 173 de la LSC.
  • Aceptación por los socios de que las comunicaciones con la sociedad se puedan desarrollar a través de ese medio electrónico.

7. 3.-Posibles cláusulas estatutarias.

Para simplificar, vamos a partir de la base de que se quiere utilizar como medio de convocatoria de las juntas la aplicación WhatsApp, que permite fácilmente la creación de grupos de destinatarios (chats), y que además tiene un sistema visual que confirma la apertura del mensaje por parte del destinatario.

La cláusula sobre este tema en los estatutos podría tener la siguiente redacción:

“FORMA DE LA CONVOCATORIA.

1.- Mientras no exista Web Corporativa las Juntas se convocarán por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de que algún socio resida en el extranjero éste solo será individualmente convocado si hubiera designado un lugar del territorio nacional para notificaciones o una dirección de correo electrónico con dicha finalidad.

Esa comunicación podrá realizarse por medio de la aplicación WhatsApp al número de teléfono móvil consignado por cada socio, siempre que la remisión esté dotada de algún sistema técnico que permita confirmar su recepción por el destinatario.”

Pero el problema no está en la cláusula sobre la forma de convocatoria, sino en la que obliga a los socios a aceptar esta forma de comunicación, que como dijimos antes, implica la adquisición o disposición de un smartphone, la titularidad de una línea de telefonía móvil (ambas actuaciones con coste) y la descarga e instalación de la aplicación WhatsApp, por ahora sin coste.

¿Puede una sociedad imponer a los socios esas obligaciones incluyéndolas en los estatutos? ¿Sin más? ¿Configurándolas como prestaciones accesorias?

Aquí es necesario recordar que, con las nuevas normas de la Unión Europea para dar más seguridad a todas las transacciones que se realizan por Internet (financieras, de compra de productos o servicios, etc.), casi todos los operadores están imponiendo en la práctica a los usuarios, en un altísimo porcentaje consumidores, la obligación de disponer de al menos una línea de teléfono móvil y un smartphone con la finalidad de poder recibir los mensajes de confirmación o de suministro de códigos para asegurar la identidad del comprador. Por tanto, si una Sociedad Mercantil, a la cual se pertenece de forma voluntaria, exige a sus socios un smartphone con línea móvil y la descarga y utilización de una aplicación como el WhatsApp, no estamos hablando de algo exagerado o inusual.

Por ello pienso, en expresión de un prestigioso Registrador Mercantil con el que más de una vez he comentado estos temas, que utilizar el concepto de prestación accesoria para ese tipo de obligación es “matar moscas a cañonazos”.

Dicho esto, y yendo a la redacción que podrían tener cláusulas estatutarias imponiendo esas obligaciones, se me ocurren las siguientes:

7.3.1.- Imponiendo las obligaciones a todos los socios y configurándolas como prestaciones accesorias (“matando moscas a cañonazos”).

“Todos los socios y Administradores, por el mero hecho de adquirir dicha condición, aceptan que las comunicaciones entre ellos y con la sociedad puedan realizarse por medios telemáticos y están obligados a disponer de un smartphone, la aplicación de mensajería WhatsApp y un número de teléfono móvil vinculado a ella. Los números de teléfono móvil de los socios se anotarán en el Libro Registro de Socios. Los de los Administradores en el acta de su nombramiento y podrán consignarse en el documento de inscripción de su cargo en el Registro Mercantil.

Esa obligación se configura como prestación accesoria de carácter gratuito. La autorización para la transmisión voluntaria por actos inter vivos de las participaciones será competencia del órgano de administración, quien no podrá negarla si el adquirente acredita el cumplimiento de la prestación accesoria.”

7.3.2.- Imponiendo las obligaciones a los socios, pero sin configurarlas como prestaciones accesorias.

“Todos los socios y Administradores, por el mero hecho de adquirir dicha condición, aceptan que las comunicaciones entre ellos y con la sociedad puedan realizarse por medios telemáticos y están obligados a disponer de un smartphone, la aplicación de mensajería WhatsApp y un número de teléfono móvil vinculado a ella. Los números de teléfono móvil de los socios se anotarán en el Libro Registro de Socios. Los de los Administradores en el acta de su nombramiento y podrán consignarse en el documento de inscripción de su cargo en el Registro Mercantil.

Hay que recordar que en este caso entra en juego el artículo 11 quáter de la LSC y este artículo de los estatutos sólo sería posible si lo votan unánimemente todos los socios de la sociedad. Si no es así, la redacción debería ser la siguiente:

“Todos los Administradores, por el mero hecho de adquirir dicha condición, aceptan que las comunicaciones societarias entre ellos y con los socios puedan realizarse por medios telemáticos. Esos medios podrán utilizarse para las comunicaciones entre la sociedad y los socios que los acepten. Todas esas personas estarán obligadas a disponer de un smartphone, la aplicación de mensajería WhatsApp y un número de teléfono móvil vinculado a ella. Los números de teléfono móvil de los socios se anotarán en el Libro Registro de Socios. Las de los Administradores en el acta de su nombramiento y podrán consignarse en el documento de inscripción de su cargo en el Registro Mercantil.”

Quizá una solución para equilibrar la obligación para los socios sin llegar al concepto de prestación accesoria sería añadir a esta cláusula, lo siguiente:

“a dichos efectos la sociedad asumirá el coste de facilitar a los socios un smartphone, la aplicación del WhatsApp, si lo tuviera, y el de la línea de teléfono móvil vinculado a su utilización”.

Pero es complicar de nuevo algo que en el fondo es mucho más sencillo. En el mundo de hoy es prácticamente imposible, o a hacerlo en un plazo muy breve, desarrollar ninguna actividad sin aceptar la utilización de comunicaciones telemáticas y disponer de los medios para ello.

7.4.- La prueba del WhatsApp. Cuestiones prácticas.

Como ya hemos dicho, la prueba de una comunicación societaria en este caso de una convocatoria de junta es algo absolutamente crucial. Primero porque de nada sirve hacerla bien si no se puede probar, y segundo, porque como hemos visto, para la inscripción de los acuerdos sociales adoptados en el Registro Mercantil, hay que acreditar la válida convocatoria de la junta.

Es quizá en este aspecto donde la utilización del WhatsApp o de otro sistema de mensajería como medio de convocatoria tiene su punto más débil. Ésos medios de comunicación nacieron más tarde que el correo electrónico, y en consecuencia tienen un desarrollo tecnológico menor, que afecta a la prueba de su envío y recepción. También influye el hecho de que son medios de comunicación mucho más usados en el mundo privado y personal que no en el económico y empresarial.

Como es conocido, la aplicación de WhatsApp tiene una simbología en cada mensaje para acreditar su recepción por el destinatario y su apertura. Pero si la prueba ha de consistir en ir obteniendo pantallazos de los mensajes de convocatoria enviados con el símbolo de su recepción, guardarlos como un conjunto, imprimirlos, etc. no parece que sea algo fácil, especialmente si el número de socios de una sociedad es elevado.

Cuando se da esa circunstancia los sistemas individuales de comunicación de una convocatoria empiezan a ser siempre problemáticos. Tiene mucho más sentido el establecimiento de un lugar donde se publicarán los anuncios (por ejemplo la web corporativa) que todos los socios conocen y pueden consultar periódicamente.

7.5.- Conclusiones.

La utilización del WhatsApp o de otros sistemas de mensajería telefónica, como hemos visto, aunque es posible, tiene dos grandes dificultades:

  • El establecimiento de unas cláusulas estatutarias con unas obligaciones muy específicas para los socios.
  • La prueba de la convocatoria.

Éste último aspecto no depende, obviamente, de una regulación legislativa dado el carácter privado de esos medios de comunicación. Estoy seguro de que ya existen sistemas de prueba.

Por tanto, en la cuestión de las cláusulas estatutarias que quisieran establecer estos sistemas de convocatoria, habría que hacer un esfuerzo para, si respetan los principios básicos societarios, admitirlas.

Si se considera por los organismos públicos, y en estos momentos concretos por el Gobierno de la Nación, que la digitalización de la sociedad, entendida como la extensión a todos los sectores de la posibilidad de comunicarse por vías telemáticas, es algo absolutamente indispensable, hay que facilitar al máximo que, mediante cláusulas estatutarias, se puedan imponer a los socios de las sociedades mercantiles este tipo de obligaciones.

Cuando alguien acepta ser socio de una sociedad mercantil acepta también sus características fundamentales, tan importantes como el objeto social, el capital social o cláusulas que le condicionan la transmisión de su participación en el capital (¡Limitativas de su derecho de propiedad!).

Carece de toda lógica no permitir las cláusulas estatutarias sobre medios electrónicos de comunicación con el argumento de la prevalencia de los derechos individuales del socio, que, como acabamos de ver, se ven en muchos otros aspectos absolutamente constreñidos cuando decide participar en la sociedad.

Igual que no se puede hacer una tortilla sin romper los huevos, no se puede avanzar en la digitalización de las comunicaciones societarias (en este caso de la convocatoria de la junta de socios) sin aceptar que las sociedades puedan imponer ese tipo de obligaciones a sus socios.

 

8.-LA UTILIZACIÓN DE LA WEB CORPORATIVA PARA LA CONVOCATORIA DE JUNTAS.

8..1.- Introducción a la página web corporativa.

Como he comentado anteriormente, el legislador español pretendió, en el año 2012, dar un impulso a la utilización de los medios digitales en las sociedades mercantiles.

Para ello, hizo dos cosas:

Por una parte, creó la figura de la página web de la sociedad, a la cual denominó, a mi juicio con muy poco acierto, “página web corporativa”[4], y la reguló en la Sección 4 del Capítulo II del Título I del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, constituida por los artículos 11 bis, 11 ter y 11 quáter.

En segundo lugar, intentó fomentar su utilización poniéndola como primer medio de convocatoria de la junta y sustituyéndola, como hemos visto antes, por dos anuncios, uno en el BORME y otro en un periódico (medios inapropiados para sociedades pequeñas), salvo que en los estatutos se previera expresamente la convocatoria mediante comunicación individual.

Una página web es un conjunto de información electrónica (digital), que puede contener archivos digitales de muy diversas características (texto, audio, video, etc.) y que está ubicado en una dirección URL (acrónimo de uniform resources locator)[5], en un servidor informático conectado a la WWW (World Wide Web), a la cual se puede acceder desde cualquier lugar que tenga conexión a Internet a través de unos programas conocidos como navegadores.

Las ideas del legislador fueron básicamente las siguientes:

  • Una sociedad a través de un acuerdo de su junta de socios crea y designa su página web corporativa.
  • Ese acuerdo se inscribe en el Registro Mercantil, en la hoja de la sociedad, y se publica en el BORME.
  • A partir de ahí, las juntas se pueden convocar publicando un anuncio en esa página web, y todos los socios deben saber o pueden saber fácilmente cuál es, con lo que se facilita enormemente el conocimiento de cualquier convocatoria realizada. Basta con que se acceda a ella con periodicidad.

En el fondo, la página web corporativa para una sociedad es como un BORME particular. Los anuncios de convocatoria de junta que en ella se publiquen tienen efectos legales como si lo hubieran sido en el BORME y en un periódico.

Siendo siempre válido este concepto global de página web corporativa, en su regulación se han contemplado dos posibilidades de configuración de la página web corporativa:

  • Simplemente como medio de publicidad de las convocatorias de las juntas de socios, equiparable como he dicho antes a un BORME particular, donde los socios y cualquier persona pueden acceder a un anuncio de una convocatoria, descargarlo e imprimirlo, o,
  • además, como un medio de comunicación entre la sociedad y los socios no sólo para las convocatorias de juntas, y por tanto con carácter bidireccional.

Vamos a ver entonces separadamente esas dos posibilidades de configuración y uso de una web corporativa.

8.2.- La web corporativa pública, y en abierto, como medio de convocatoria de la junta.

De la regulación de la LSC y las Resoluciones de la Dirección General podemos extraer las siguientes normas de creación y funcionamiento de una web corporativa, en su versión más sencilla, en abierto y sin un área privada de comunicación con los socios.

8.2.1.- Creación.

  • La creación de la web corporativa de una sociedad es una decisión de la junta de socios adoptada en un punto específico del Orden del Día con las mayorías ordinarias (artículo 11 bis de la LSC).
  • Si bien el acuerdo de creación es de la junta general de socios, esta puede delegar la concreción de la dirección URL de la página web en el órgano de administración quien, cuando lo haga, deberá comunicarlo a todos los socios (Resolución de la Dirección General de 10 de octubre de 2012).
  • La creación de la web, siempre que incluya la dirección URL, ha de inscribirse en el Registro Mercantil, en la hoja de la sociedad, y publicarse en el BORME. Hasta que esa publicación tenga lugar, las inserciones en la web no tendrán efectos jurídicos (Art. 11 bis de la LSC).
  • La inscripción puede hacerse formalizando el acuerdo en escritura o mediante certificación del Órgano de Administración con firma legitimada.

8.2.2.- ¿Es necesario modificar los estatutos al crear la web corporativa?

En sí misma, la creación de la web corporativa no obliga a modificar los estatutos de la sociedad.

Lo que ocurre es que la imperatividad del artículo 173 de la LSC en el sentido de que, si existe la web corporativa, esta es el medio obligado de convocatoria de la junta, hace necesario, si se crea la web, ver si esa creación, con la imperatividad que conlleva, es compatible con el sistema de convocatoria que establecen los estatutos de la sociedad.

Y siempre porque es preciso defender los intereses del socio, que debe saber unívocamente donde tiene que mirar para conocer las convocatorias de las juntas. Si los estatutos establecen, por ejemplo, que la convocatoria se debe hacer por comunicación individual y escrita a cada socio, y la sociedad crea la web corporativa, habría una contradicción entre la existencia de la web publicada en el BORME y la forma de convocatoria regulada en los estatutos. En ese sentido se pronuncia la Resolución de 9 de febrero de 2012 para denegar la inscripción de la web corporativa de una sociedad.

La cláusula estatutaria sobre convocatoria de junta reseñada anteriormente está pensada por eso para dar la máxima libertad a cualquier sociedad. Si decide tener web corporativa, lógicamente, por imperativo legal, será el medio de convocatoria de la junta; pero si no la tiene, o habiéndola tenido la suprime, entrarán en juego los medios individuales de convocatoria, bien analógicos bien, si está regulado en estatutos, el correo electrónico.

8.2.3.- La gestión de la web corporativa.

Dado que la competencia para convocar la junta se atribuye al órgano de administración de la sociedad (Art. 166 de la LSC), la gestión de la web, sitio donde se han de insertar los anuncios, debe corresponder a los Administradores. En este sentido el art. 11 ter de la LSC, titulado “Publicaciones en la página web”, establece una serie de normas, de las que podemos destacar:

  • La sociedad debe garantizar la seguridad de la página web, la autenticidad de lo que se publica, la permanencia de la web y por tanto de las publicaciones, así como la posibilidad de acceso gratuito y descarga e impresión de los anuncios.
  • La carga de la prueba del hecho de la inserción y de su fecha corresponde a la sociedad, pero bastará la declaración de los Administradores en relación con el mantenimiento de lo insertado durante el tiempo exigido por la ley, prueba que podrá ser desvirtuada por cualquier interesado con otra admisible en derecho.
  • Se establece una responsabilidad solidaria de los Administradores con la sociedad por los perjuicios causados por la interrupción temporal de acceso a la página salvo caso fortuito o fuerza mayor.
  • Se permiten sin embargo interrupciones temporales (hasta dos días seguidos o cuatro alternos) para mantener la validez de la convocatoria de la junta. Esto también ocurre con interrupciones superiores si el número total de días de visibilidad y accesibilidad del anuncio supera el término exigido por la ley.

8.2.4.- El traslado o supresión de la web corporativa.

La web corporativa sólo es obligatoria para las sociedades cotizadas. Por tanto, en los demás casos, se puede crear o no, y si se ha creado, suprimir.

La competencia, tanto para la supresión de la web corporativa creada como para su traslado, corresponde al órgano de administración salvo disposición contraria en los estatutos (artículo 11 bis de la LSC). Lógicamente el traslado o la supresión deben inscribirse en la hoja de la sociedad en el Registro Mercantil y publicarse en el BORME, y además en la página web que va a desaparecer, durante al menos 30 días desde la inserción de ese anuncio.

8.2.5.- La prueba de la convocatoria publicada en la web corporativa.

La regulación de este tema en la LSC es aparentemente muy fácil. Basta una declaración de los Administradores sobre la inserción de un anuncio en la web corporativa, su permanencia, etc. Declaración que lógicamente puede ser desvirtuada por una prueba en contrario.

Pero esta facilidad es engañosa. La responsabilidad de los Administradores los debe llevar lógicamente a tener una prueba de lo que han hecho. No es nada agradable encontrarse con un conflicto posterior en el que no se puede probar la convocatoria.

Generalmente se acude al acta notarial “del pantallazo” (foto del anuncio en la web en un momento determinado), en el inicial de la inserción del anuncio, y a veces en otros sucesivos durante su permanencia. Pero como es obvio, esa prueba será siempre incompleta. Sólo alcanza al hecho de la visualización del anuncio en esos instantes concretos. Si la permanencia debe ser de al menos 15 días, y en muchos casos de un mes, con ese medio de prueba nunca se tiene una seguridad total.

Por eso han surgido empresas que suministran páginas webs corporativas con los medios de prueba ya incorporados. Al estar monitorizadas permanentemente por un “tercero de confianza”, en el sentido de la Ley de la Sociedad de la Información, se puede sellar de tiempo, contenido e incluso de usuario la inserción de un anuncio y verificar con los medios tecnológicos adecuados su permanencia durante un periodo de tiempo. Obviamente este último aspecto está en relación con la fiabilidad y seguridad del servidor donde esté alojada la página web corporativa, tema al que nos referiremos más adelante.

8.2.6.- Conclusiones sobre la utilización de la web corporativa en abierto como medio de convocatoria de la junta de socios.

Quizá, de todos los medios electrónicos, es el más fácil de utilizar, por su simplicidad: Se inserta el anuncio y no hay que hacer nada más. La inserción, con la posibilidad obviamente de descargar e imprimir el anuncio, es lo que produce los efectos jurídicos de publicidad formal de la convocatoria. La LSC dice que “los estatutos podrán establecer mecanismos adicionales de publicidad a los previstos en la ley e imponer un sistema de gestión telemática de alerta a los socios de los anuncios de convocatoria insertados en la web de la sociedad” (At. 173.3), pero eso es una posibilidad, no una obligación.

Pero como toda solución, tiene inconvenientes y ventajas.

Inconvenientes:

  • Hay que tomar la decisión en una junta de socios y tramitar la inscripción del acuerdo en el Registro Mercantil y su publicación en el BORME. No es nada difícil pero hay que hacerlo.
  • La responsabilidad que se atribuye a los Administradores es a mi juicio absolutamente excesiva, aunque venga tamizada por el caso fortuito o la fuerza mayor. Carece de sentido esa imputación de responsabilidad sólo cuando se utiliza este medio de convocatoria. De ponerla, en lo que no creo porque no me parece una materia tan crucial, habría que hacerlo en relación con todos los medios de convocatoria.
  • Hay que buscar una página web con las medidas adecuadas que garanticen su seguridad y permanencia, y que permitan probar lo que sucede en ella. Existen empresas en el mercado que disponen de ese tipo de páginas web.
  • No es bueno utilizar la página web comercial de la empresa, en la que por su propia naturaleza intervienen muchísimas personas. Se puede poner un enlace desde ella a la página web corporativa.

Ventajas:

  • Como dije antes, su simplicidad. El anuncio insertado en la página web produce sus efectos jurídicos sin más.
  • La seguridad jurídica para el socio. Le basta con mirar con la periodicidad suficiente un único lugar en Internet para conocer si se ha convocado una junta. Comparemos eso con ir buscando en el BORME y en todos los periódicos de la localidad un diminuto anuncio.
  • Su facilidad de uso: una convocatoria se puede hacer en unos pocos minutos. Esto puede ser importante cuando la junta debe decidir sobre los activos esenciales de la compañía y puede ser preciso convocar una con urgencia. También cuando un anuncio tiene errores.
  • Es especialmente apropiada en sociedades con muchos socios, algunos de los cuales están desvinculados de la compañía y hacen imposible una mínima seguridad en las convocatorias por comunicación individual. Pensemos por ejemplo en las SICAV, donde suele haber un grupo de socios dominantes y muchos otros con pequeñas participaciones. Si pierden la condición de SICAV, que les permite publicar los anuncios en las páginas webs de las entidades depositarias, se ven necesariamente conducidas al sistema de anuncio en el BORME y en un diario.

8.3.- La web corporativa con un área pública y otra privada (para comunicación con los socios), como medio de convocatoria de la junta.

8.3.1.- Concepto.

Además de la función esencial de la web corporativa que le da el artículo 173 de la LSC, el artículo 11 quáter de esa misma ley, deja abierta la posibilidad de utilizar una parte de ella como medio privado de comunicación entre la sociedad y sus socios.

Ese artículo dice así: “Las comunicaciones entre la sociedad y los socios, incluida la remisión de documentos, solicitudes e información, podrán realizarse por medios electrónicos siempre que dichas comunicaciones hubieran sido aceptadas por el socio. La sociedad habilitará, a través de la propia web corporativa, el correspondiente dispositivo de contacto con la sociedad que permita acreditar la fecha indubitada de la recepción así como el contenido de los mensajes electrónicos intercambiados entre socios y sociedad”.

A la vista de ese artículo vamos a analizar las particularidades de establecimiento y uso de la web corporativa, exclusivamente en lo que se refiere a la convocatoria de la junta, cuando se haya habilitado en ella el llamado “dispositivo de contacto” que no es más que un área privada, como las que existen en multitud de páginas webs, que permite a los usuarios que están registrados interactuar con el titular de la página web, que en este caso sería la sociedad, y en concreto su órgano de administración.

Obviamente, la segunda parte de este artículo, que se refiere a ese “dispositivo de contacto” dentro de la web corporativa, está condicionada por la primera sobre aceptación de los medios electrónicos, por lo que debe darse por repetido aquí lo que hemos dicho anteriormente sobre este tema. Es evidente que el “podrán” de la utilización de medios electrónicos condiciona el imperativo de “habilitará, a través de la propia web corporativa”.

Es una muestra más de la descoordinación de la LSC al regular este tema. No parece que la habilitación de esa área privada dentro de la web corporativa pueda ser exigida por los socios salvo que haya una constancia clara de que todos han aceptado la comunicación por medios electrónicos. En ese caso puede ser un gran medio para un buen gobierno corporativo, toda vez que no solamente se podrán realizar a través de ella las comunicaciones de todo tipo, sino que, por imperativo legal, deberá guardarse una prueba del contenido de los mensajes intercambiados.

Quizá la solución más fácil para homogeneizar la regulación de ambos temas (medios electrónicos y área privada), sería delegarla en las regulaciones estatutarias. Deberían poder establecer, tanto la utilización de medios electrónicos como la existencia de un área privada si se crea la web corporativa. Cada sociedad podría decidir libremente esos aspectos, al igual que lo hace sobre los demás contenidos en los estatutos, y cualquier socio actual o futuro sabría a qué atenerse en ambas cuestiones.

8.3.2.- Creación, gestión, prueba, traslado y supresión de la página web corporativa dotada de, además del área pública, de un área privada.

Sobre la creación, gestión, traslado y supresión de una página web corporativa cuando tiene incorporada un área privada vale todo lo dicho anteriormente.

Sobre la prueba de lo que sucede en la web corporativa, en este caso nos encontramos que hay imperativo legal que, en relación sólo con el área privada, impone la llamada prueba digital, que es básicamente el sellado de tiempo y contenido, y la identificación con un usuario, de los mensajes intercambiados a través de ella.

Como ya dijimos anteriormente, hay medios técnicos para implementar este sistema de prueba, básicamente a través de la monitorización por un “tercero de confianza” de lo que sucede en la web. Sin embargo, puede ser excesivamente complejo acoplar esos medios técnicos a una página web comercial de la sociedad. Por ello, mis sugerencias en este punto son:

  • No utilizar la web comercial de la sociedad para esta finalidad, sino tener una página diferente.
  • Dotar a esa página web de los medios técnicos apropiados o bien utilizar como web corporativa una que ya los posea.
  • Aplicar esos medios técnicos a todo lo que sucede en la página web y no sólo en su área privada. De este modo se resuelve el problema de la prueba de la inserción y permanencia de los anuncios que estén en el área pública.

8.3.3.- Modificaciones estatutarias para este tipo de páginas webs corporativas.

En este aspecto sí que hay diferencias entre una web corporativa que dispone de un área pública y una privada, de la que sólo tiene el área pública, cuya finalidad es exclusivamente la publicación de los anuncios de convocatoria de junta.

En este último caso, como vimos anteriormente, lo único que hay que verificar es que dicen los estatutos sobre la convocatoria de la junta para que no sea contradictorio con la existencia de la web corporativa.

Sin embargo, cuando la web corporativa va a tener también un área privada, que por definición requiere la identificación de los usuarios que vayan a actuar en ella, es preciso que existan cláusulas estatutarias que específicamente la regulen.

De los modelos de “estatutos telemáticos” citados con anterioridad, voy a transcribir las que a mi juicio pueden ser cláusulas necesarias, obviando las relativas a la utilización de medios electrónicos, que ya incluí antes y que lógicamente doy por supuestas:

Sobre la web:

Por acuerdo de la Junta General, la Sociedad podrá tener una página Web Corporativa, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 bis de la Ley de Sociedades de Capital. La Junta General, una vez acordada la creación de la Web Corporativa, podrá delegar en el Órgano de Administración la concreción de la dirección URL o sitio en Internet de la Web Corporativa. Decidida la misma el Órgano de Administración la comunicará a todos los socios.

Será competencia del Órgano de Administración la modificación, el traslado o la supresión de la Web Corporativa.[6]

Asimismo, el Órgano de Administración podrá crear, dentro de la Web Corporativa, áreas privadas para los diferentes Órganos sociales que puedan existir, particularmente un área privada de socios y un área privada de Consejo de Administración, con la finalidad y de acuerdo con lo previsto en estos Estatutos y en el Art. 11 quáter de la Ley de Sociedades de Capital. Dichas áreas privadas serán visibles en la Web Corporativa, pero accesibles sólo por sus usuarios mediante una clave personal compuesta de una dirección de correo electrónico y una contraseña. De acuerdo con lo previsto en el citado artículo, la sociedad habilitará en ellas el dispositivo que permita acreditar la fecha indubitada de la recepción, así como el contenido de los mensajes intercambiados a través de estas.

La creación de las áreas privadas por el Órgano de Administración se comunicará por correo electrónico a sus usuarios facilitándoles una contraseña de acceso que podrá ser modificada por ellos.[7]

El área privada de socios podrá ser el medio de comunicación, por una parte, de los Administradores Mancomunados y Solidarios entre sí, y por otra, del Órgano de Administración y los socios, para todas sus relaciones societarias y muy especialmente para las finalidades previstas en estos Estatutos.

La clave personal de cada socio, Administrador o miembro del Consejo para el acceso a un área privada se considerará a todos los efectos legales como identificadora del mismo en sus relaciones con la sociedad y entre ellos a través de esa área privada. Por tanto, además de los efectos jurídicos que de acuerdo con la Ley y estos estatutos tengan, por su mera inserción, las publicaciones o comunicaciones que se realicen en la web corporativa se imputarán a los socios y Administradores cualesquiera actuaciones ejecutadas en ella con su clave personal.[8]

Sobre la convocatoria:

Al párrafo transcrito antes (punto 6.2), se le añadiría el siguiente:

“Si, de acuerdo con lo previsto en estos Estatutos, se hubiera creado en la Web Corporativa el área privada de socios, la inserción de los anuncios de convocatorias de Juntas podrá realizarse, dentro de la citada web, en el área pública o, para preservar la confidencialidad, en el área privada de socios. En este último supuesto los anuncios serán sólo accesibles por cada socio a través de su clave personal. No obstante, la convocatoria deberá realizarse en el área pública cuando por su naturaleza deba ser conocida por otras personas además de por los socios.”

Como se respeta la unicidad del sistema de convocatoria (la web corporativa) el anuncio puede insertarse en el área pública o en el área privada. En ambos casos el sitio es el mismo, al ser igual la dirección URL que consta en el Registro Mercantil y que puede conocer el socio.

8.3.4.- Ventajas e inconvenientes de este tipo de web con dos áreas.

La principal ventaja es que la existencia de un área privada permite mantener la confidencialidad de las convocatorias de juntas de socios toda vez que sólo ellos podrán acceder. Y, en cualquier caso, el órgano de administración siempre puede elegir entre esas dos áreas para la inserción de un anuncio, en función de las circunstancias.

El inconveniente, o más bien el dato que tener en cuenta, es probablemente la familiaridad de los socios con el uso de esta tecnología. Si bien hoy en día es absolutamente habitual entrar en áreas privadas de las webs comerciales con un usuario y una contraseña para realizar actuaciones, no siempre las circunstancias de los socios serán propicias.

Por otro lado, la necesidad de establecer un sistema de prueba para el área privada de la web hará necesariamente que se extienda a todo lo que se realice en la página, con lo cual quedará cubierta también la prueba de las actuaciones en el área pública, evitando problemas en ese ámbito.

 

9.- REFLEXIÓN FINAL “DE LEGE FERENDA”.

Cuando termino de escribir este artículo sólo me viene una idea a la mente: No debería ser necesario tanto texto para justificar y dar los razonamientos jurídicos para que una sociedad mercantil pueda hacer algo tan elemental como es utilizar medios electrónicos para convocar a sus socios a una junta.

La utilidad de esos medios (en general, y no sólo para la convocatoria de la Junta), lamentablemente se ha puesto de manifiesto con la pandemia del Covid 19 y las disposiciones que, en su artículo 40, se ha promulgado para que las sociedades pudieran utilizarlos. Ello no hubiera sido preciso si se hubiera modificado la LSC en estos aspectos.

Por ello me voy a permitir sugerir unos pequeños cambios legislativos en algunos artículos de la LSC que facilitarían enormemente la utilización de medios electrónicos al menos para la convocatoria de la junta:

En el Artículo 11 quáter “Comunicaciones por medios electrónicos”

Si así lo establecen los estatutos,[9] las comunicaciones entre la sociedad y los socios, incluida la remisión de documentos, solicitudes e información, podrán realizarse por medios electrónicos siempre que dichas comunicaciones hubieran sido aceptadas por el socio. Igualmente, si lo establecen los estatutos[10] la sociedad habilitará, a través de la propia web corporativa, el correspondiente dispositivo de contacto con la sociedad que permita acreditar la fecha indubitada de la recepción, así como el contenido de los mensajes electrónicos intercambiados entre socios y sociedad.”[11]

En el artículo 173 sobre convocatoria de la junta, a continuación del párrafo que dice: “la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad.”, se podría añadir:

“Ese procedimiento podrá ser de carácter electrónico siempre que los estatutos hubieran establecido su utilización, indicando el medio electrónico concreto que se usará, que deberá estar dotado de sistemas que permitan probar la recepción de la comunicación por los socios.”

Y si se quiere realmente potenciar la web corporativa hay que dejar de penalizar la responsabilidad de los Administradores por su utilización frente a cualquier otro medio de convocatoria de la junta. Bastaría con que el párrafo 3 del artículo 11 ter dijera:

“3. Los Administradores tienen el deber de mantener lo insertado en la página web durante el término exigido por la ley, y responderán solidariamente entre sí y subsidiariamente con la sociedad frente a los socios, acreedores, trabajadores y terceros…”

Creo que simplemente con esos pequeños cambios se facilitaría enormemente la utilización por todas las sociedades mercantiles de medios digitales para convocar las juntas.

Serían precisos también cambios en diferentes artículos de la LSC para lograr esa misma finalidad en otros aspectos de las comunicaciones societarias, como son las delegaciones de voto, los votos anticipados, las juntas telemáticas, las juntas por escrito y sin sesión, etc.

Espero poder tratar esas cuestiones en otros trabajos.

 


NOTAS: 

[1] Según Wikipedia, “los medios digitales son cualquier medio codificado en un formato legible para una máquina. Los medios digitales se pueden crear, visualizar, distribuir, modificar y preservar en dispositivos electrónicos digitales.”

[2] Artículo 173 redactado por el apartado tres del artículo primero de la Ley 1/2012, de 22 de junio, de simplificación de las obligaciones de información y documentación de fusiones y escisiones de sociedades de capital («B.O.E.» 23 junio). Vigencia: 24 junio 2012

[3] Al lector que esté interesado le puedo enviar un par de folios describiendo con precisión los diferentes mecanismos que puede utilizar el correo electrónico y la complejidad de asegurar siempre una confirmación de recepción o de lectura.

[4] Induce totalmente a confusión con la web habitual (comercial) de una sociedad. Hubiera sido mucho más apropiado “web legal”.

[5] Se trata de la secuencia de caracteres que sigue un estándar y que permite denominar recursos dentro del entorno de Internet para que puedan ser localizados (Definition.de). Consta de un identificador de protocolo de transferencia de archivos y otro identificador de fuente (sitio).

[6] Estos 2 primeros párrafos se refieren a la web en general.

[7] Estos 2 siguientes regulan la creación de áreas privadas (nada impide que, además de la de socios, haya otras).

[8] Los 2 últimos párrafos tratan del sistema para vincular lo que se hace en la web con quien lo hace. Se opta por el sistema de las entidades financieras de usuario, contraseña y, eventualmente, clave de firma.

[9] Dejemos que cada sociedad lo decida, al igual que hace con muchos otros aspectos de los estatutos.

[10] No impongamos absurdamente una obligación contradictoria con todo lo demás. Que los estatutos (en definitiva, la mayoría de los socios) vean si les interesa o no.

[11] En negrita y subrayado, lo añadido. Tachado lo que se suprimiría.

 

ENLACES:

Personas jurídicas y Covid, por José Ángel García Valdecasas:

   Primera versión

   Versión tras el RDLey 11/2020, de 31 de marzo.

Modelos notariales de acta en remoto de juntas generales de sociedad, propuestos por un notario y un registrador

Normativa coronavirus

ALGUNAS RDGRN:

   RDGRN 19 diciembre 2012  Las Sl pueden usar los medios telemáticos de las SA

   RDGRN 10 octubre 2012  Web corporativa

   RDGRN 16 junio 2015 Sistema de convocatoria distinto del del art. 173 LSC

   RDGRN 4 mayo 2016  Convocatoria de la junta por administradores mancomunados

   RDGRN 10 julio 2013 Persona jurídica administradora. 

   RDGRN 21 octubre 2015. El sistema de convocatoria previsto en los estatutos no puede sustituirse por el legal 

   RDGRN 28 de octubre 2014. Convocatoria de junta mediante correo
electrónico

   RDGRN 4 de marzo de 2015. Representación para asistir a la Junta, decide el Presidente

   RDGRN 2 de noviembre de 2016. No vale convocatoria a través de web no corporativa

   RDGRN 25 de abril de 2017.  Sistemas alternativos de administración.Validez de representaciones o votos anticipados. 

   RDGRN 8 de enero de 2018. Voto anticipado en la junta y en el Consejo. Alternativas para el órgano de administración. Facultades del Presidente de la Junta

MODELOS ESCRITURAS

MODELOS MERCANTILES

LEY DE SOCIEDADES DE CAPITAL

OTROS ARTÍCULOS DE LUIS JORQUERA

PORTADA DE LA WEB

Puerta del Sol de Madrid, vacia, el 20 de marzo de 2020, por la crisis del -Covid-19. Por Nemo.

LexNET: Comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia.

JFME

Comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia. Sistema LexNET. 

Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET.

Objeto.

El presente real decreto tiene por objeto desarrollar la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia (ver resumen).  En concreto, estos aspectos:

– comunicaciones y notificaciones electrónicas,

– presentación electrónica de escritos, documentos u otros medios o instrumentos

– traslado de copias.

Ámbito territorial:

Es el ámbito de la competencia del Ministerio de Justicia (Castilla y León, Castilla-La Mancha, Murcia, Illes Balears, Extremadura, Ceuta y Melilla) y en todos los órdenes jurisdiccionales.

Las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de Justicia habrán de adoptar las medidas necesarias para asegurar desde el próximo 1 de enero la aplicación de las previsiones introducidas en las recientes reformas de la Ley de Enjuiciamiento Civil y de la Ley Orgánica del Poder Judicial en esta materia.

Ámbito subjetivo de aplicación.

Sus disposiciones serán de aplicación:

a) A todos los integrantes de los órganos y oficinas judiciales y fiscales.

b) A todos los profesionales que actúan en el ámbito de la Administración de Justicia.

c) A las relaciones entre los órganos y oficinas judiciales y fiscales y los órganos técnicos que les auxilian y el resto de Administraciones y organismos públicos y las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.

d) A las personas que por ley o reglamento estén obligadas a intervenir a través de medios electrónicos con la Administración de Justicia.

e) A los ciudadanos que ejerzan el derecho a relacionarse con la Administración de Justicia a través de medios electrónicos.

Profesionales de la Justicia. Considera como tales a los Abogados, Procuradores, Graduados Sociales, Abogados del Estado, Letrados de Cortes Generales y Asambleas Legislativas, Letrados de la Seguridad Social y administradores concursales, entre otros.

Antecedentes y normativa básica.

Los primeros intentos de emplear medios técnicos, electrónicos e informáticos en el ámbito de los Tribunales datan de 1994.

LexNET surge en 2007 de la mano del Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, que ahora se deroga El sistema LexNET ha facilitado la comunicación, principalmente entre Jueces y Tribunales y los Procuradores de los Tribunales.

Posteriormente, la referida Ley 18/2011, de 5 de julio, definió un marco general del uso de medios informáticos en la Administración de Justicia y dedicó el Capítulo III del Título IV al registro de escritos, las comunicaciones y las notificaciones electrónicas.

A nivel europeo se ha publicado el Reglamento (UE) n.º 910/2014, relativo a la identificación electrónica y otras materias. Este Reglamento define las condiciones para que los sistemas de notificaciones electrónicas sean legalmente válidos en los países de la Unión Europea. También regula los efectos jurídicos de las firmas electrónicas, los del sello electrónico y los de servicios de entrega electrónica certificada.

Últimamente han sido aprobadas la Ley 19/2015, de 13 de julio, de medidas de reforma administrativa en el ámbito de la Administración de Justicia y del Registro Civil y la Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil, y ambas, en sus respectivos textos, contienen disposiciones que abordan aspectos relativos a las comunicaciones telemáticas y electrónicas., como la D. Ad. 1ª.

Este RD encuentra su sustento fundamentalmente en esta D. Ad. 1ª, dedicada a la utilización de los medios telemáticos, en muy buena medida obligatoria, así como en el art. 230 LOPJ, que impone la obligación de los Juzgados y Tribunales y también de las Fiscalías de utilizar cualesquiera medios técnicos electrónicos, informáticos y telemáticos puestos a su disposición.  Y también desarrolla los arts. 4 y 6 de la Ley 18/2011, que establecen respectivamente el derecho de elección del ciudadano del canal a través del cual relacionarse con la Administración de Justicia y el derecho y deber de los profesionales de la justicia a relacionarse con ésta mediante canales electrónicos. Actualmente, a determinadas personas también se les puede imponer el uso de medios electrónicos.

Presentaciones, comunicaciones y notificaciones electrónicas.

– Las realizadas por canales electrónicos también deberán ajustarse a las normas procesales.

– Ha de quedar constancia de la transmisión y recepción de las presentaciones y de las comunicaciones y notificaciones, de la fecha y hora en que se produzca su salida y de las de la puesta a disposición del interesado, de su contenido íntegro y del acceso al mismo, así como de la identificación del remitente y del destinatario de las mismas.

– Elección de canal.

— Regla. Los ciudadanos que no estén asistidos o representados por profesionales de la justicia podrán elegir, en todo momento, que la manera de comunicarse con la Administración de Justicia y la forma de recibir las comunicaciones y notificaciones de la misma sea o no por canales electrónicos.

— Excepciones. Han de usar canales electrónicos:

a) Las personas jurídicas

b) las entidades sin personalidad jurídica.

c) Los que actúen como profesionales de colegiación obligatoria.

d) Los Notarios y Registradores.

e) Quienes representen a un interesado obligado a relacionarse electrónicamente.

f) Los funcionarios de las Administraciones Públicas si actúan por su cargo.

g) Y los que legal o reglamentariamente se establezcan.

– Han de usar los medios de los que dispone la Administración de Justicia (art. 5):

a) los profesionales de la Justicia

b) todos los integrantes de los órganos y oficinas judiciales y fiscales, incluyendo los sistemas electrónicos de información, comunicación y el resto de sistemas informáticos.

Formas de identificación y autenticación. 

– Hay remisión a la Ley de firma electrónica, y al Reglamento UE n.º 910/2014.

– El uso de la firma electrónica no excluye la obligación de incluir en los documentos o en las comunicaciones electrónicas los datos de identificación del firmante y, en su caso, de la persona o entidad a la que represente y los que sean necesarios de acuerdo con la legislación aplicable.

– La Administración de Justicia podrá utilizar para su identificación electrónica y para la autenticación de los documentos electrónicos que produzca sistemas de firma electrónica para la actuación judicial automatizada, sistemas basados en certificados electrónicos del personal al servicio de la Administración de Justicia y otros sistemas de firma que permitan atribuir la firma al firmante y comprobar la autenticidad de documentos en base a Códigos Seguros de Verificación. También se permite el uso de claves concertadas reutilizando las plataformas del sector público administrativo estatal.

– Las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica podrán utilizar sistemas basados en certificados electrónicos de persona jurídica o de entidad sin personalidad jurídica, así como sellos electrónicos avanzados basados en certificados cualificados.

Canales electrónicos.

– Son dos fundamentalmente, el sistema LexNET y la sede judicial electrónica correspondiente.

– Los ciudadanos, no representados por profesionales de la justicia, utilizarán preferentemente la sede judicial electrónica, pero también podrán usar el Servicio Compartido de Gestión de Notificaciones Electrónicas y la Carpeta Ciudadana provistos por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas siempre que los medios tecnológicos lo permitan.

– Los Colegios de Procuradores han de garantizar que los Procuradores puedan utilizar medios electrónicos para los actos de comunicación en todo el territorio nacional.

– Los órganos y las oficinas judiciales y fiscales, así como los profesionales de la justicia, remitirán sus escritos y documentos a través del sistema LexNET. Para los actos de comunicación con las partes procesales y terceros intervinientes, usarán los siguientes canales electrónicos: LexNET (la mayor parte de casos), la sede judicial electrónica, el Servicio Compartido de Gestión de Notificaciones Electrónicas, la Carpeta Ciudadana y otros sistemas que puedan establecerse (art. 11).

– Las Administraciones y organismos públicos y las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad también podrán usar los servicios de la sede judicial electrónica que se habiliten expresamente para ellas.

– Los Procuradores podrán utilizar la plataforma del Consejo General de Procuradores de España, conectada a LexNET. para el traslado de copias electrónicas.

– La presentación de toda clase de escritos, documentos, dictámenes, informes u otros medios o instrumentos deberá ir acompañada de un formulario normalizado. Ya se publicó el modelo.

– Será de aplicación a los actos de comunicación realizados a través de la sede judicial electrónica lo dispuesto en el artículo 162.2 LEC (notificación sin acceder en tres días desde la puesta en disposición y no en agosto). Ha de existir resguardo acreditativo en los procesos de envío y recepción.

Los administradores concursales seguirán comunicándose con la Administración de Justicia por medio de soporte papel hasta que se publique el desarrollo reglamentario sobre el régimen de la administración concursal. A partir de esa fecha estarán obligados a la presentación de escritos y a la recepción de las comunicaciones y notificaciones por el sistema LexNET.

Disponibilidad de los sistemas electrónicos.

– Estarán en funcionamiento las 24 horas, 365 días del año, salvo paradas técnicas que han de avisarse con veinte días.

– La presentación electrónica de escritos y documentos o la recepción de actos de comunicación por medios electrónicos no implicará la alteración de lo establecido en las leyes sobre el tiempo hábil para las actuaciones procesales, plazos y su cómputo, ni tampoco supondrá ningún trato discriminatorio en la tramitación y resolución de los procesos y actuaciones ante los órganos y oficinas judiciales y fiscales.

– En caso de fallo técnico, ha de informarse al usuario, con indicación expresa, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento. El remitente podrá proceder, en este caso, a su presentación en el órgano u oficina judicial o fiscal el primer día hábil siguiente acompañando el justificante de dicha interrupción.

Sistema LexNET

– Concepto. El sistema LexNET es un medio de transmisión seguro de información que mediante el uso de técnicas criptográficas garantiza la presentación de escritos y documentos y la recepción de actos de comunicación, sus fechas de emisión, puesta a disposición y recepción o acceso al contenido de los mismos. También garantiza el contenido íntegro de las comunicaciones y la identificación del remitente y destinatario de las mismas.

– Funcionalidades:

a) La presentación de escritos procesales y documentos anejos, así como su distribución y remisión al órgano u oficina judicial o fiscal encargada de su tramitación.

b) La gestión del traslado de copias, quedando acreditada la hora y la identidad del Procurador.

c) La realización de actos de comunicación procesal.

d) La expedición de resguardos electrónicos, acreditativos de la correcta realización y hora de la presentación de escritos, traslados de copias, remisión y recepción de los actos de comunicación procesal.

e) Identificación de cada transacción electrónica.

– Administración del sistema. Le corresponde al Ministerio de Justicia, que podrá suscribir convenios de cooperación tecnológica con las Comunidades Autónomas

Interconexión. El Consejo General de la Abogacía Española y el Consejo General de Procuradores de España podrán conectar sus plataformas con el sistema LexNET siempre que esta conexión sea aprobada técnicamente por el Ministerio de Justicia

– Acceso a los envíos. Antes de acceder el destinatario al detalle del contenido del envío, el sistema LexNET mostrará, al menos, la información esencial relativa al remitente del envío, asunto, clase y número de procedimiento en su caso, así como fecha de envío. Para que aquel pueda acceder al contenido de la comunicación previamente deberá proceder a su aceptación.

– Tras el depósito en los buzones virtuales de los usuarios, los escritos, las comunicaciones y notificaciones y otros documentos, se encontrarán accesibles por un período de sesenta días. Cuando transcurran, el sistema los eliminará, salvo los resguardos electrónicos acreditativos de la transmisión.

– Sustituciones y autorizaciones de los profesionales de la justicia.

a) El sistema LexNET permitirá, la sustitución entre los profesionales de la justicia que sean de la misma profesión o cuerpo, cuando así lo prevean sus normas estatutarias.

b) El alta en el sistema LexNET para los profesionales de la justicia implicará la titularidad sobre un buzón virtual. El titular de cada buzón podrá vincular al mismo a otros usuarios como autorizados para enviar o recibir.

C) Los usuarios autorizados deberán acceder mediante su propio certificado electrónico, pero los escritos y documentos que se presenten deberán haber sido firmados previamente por el titular del buzón con su certificado electrónico.

­Sede judicial electrónica

A través de ella, se prestará el servicio de comunicación y notificación por comparecencia electrónica al ciudadano, el cual, debidamente identificado, podrá acceder al contenido de la resolución procesal.

a) Inmediatamente antes de acceder al contenido, el interesado deberá visualizar un aviso del carácter de notificación, citación, emplazamiento o requerimiento.

b) Quedará constancia de dicho acceso con indicación de fecha y hora.

c) El ciudadano podrá facilitar un número de móvil o correo electrónico para recibir en ellos aviso de puesta a su disposición de un acto de comunicación por comparecencia electrónica al que podrá acceder y consultar desde Internet.

d) Lo ciudadanos también podrán solicitar la apertura de una dirección electrónica en la propia sede electrónica para actos de comunicación emanados de los órganos y oficinas judiciales y fiscales. La dirección electrónica habilitada tendrá vigencia indefinida, excepto por revocación, fallecimiento o extinción de la persona jurídica o por el transcurso de cinco años sin ser utilizada, entre otras causas.

Correo electrónico.

Los órganos y oficinas judiciales y fiscales podrán realizar actos de comunicación en las direcciones de correo electrónico que los ciudadanos elijan siempre que en el momento del acceso al contenido de la comunicación se genere automáticamente y de forma independiente a la voluntad del ciudadano un acuse de recibo acreditativo del día y hora de la remisión del acto de comunicación y de la recepción integra de su contenido y de los documentos adjuntos. Mientras no se pueda generar ese acuse de recibo, el servicio de comunicación y notificación al ciudadano que elija este medio, se hará a través de sede judicial electrónica, sirviendo sólo el correo electrónico como medio de apoyo, pero sin efectos procesales.

Edictos. 

Se publicarán en el tablón edictal de la sede o subsede judicial electrónica aquellas resoluciones y actos de comunicación que requieran por disposición legal su publicación en el tablón de anuncios del órgano u oficina judicial y fiscal.

Mensajes de texto.

Las partes procesales y terceros intervinientes en los procesos podrán proporcionar números de dispositivos electrónicos, teléfonos móviles, o direcciones de correo electrónico a través de los que puedan ponerse en contacto los órganos y oficinas judiciales y fiscales con el fin de que les sean remitidos mensajes de texto o avisos de apoyo a los actos de comunicación y que identifiquen página web o enlace donde se encuentre a disposición del destinatario el acto de comunicación y la documentación correspondiente, pero nunca con efectos procesales.

Entrada en vigor.

Entrará en vigor en dos momentos diferentes:

– el día 1 de enero de 2016, para los órganos y oficinas judiciales y fiscales y para los profesionales de la justicia

– el 1 de enero de 2017, para los ciudadanos que no estén representados o asistidos por profesionales de la justicia y opten por el uso de los medios electrónicos para comunicarse con la Administración de la Justicia y para aquéllos que vengan obligados a ello conforme a las leyes o reglamentos.

 

Casco antiguo de Toledo

Casco antiguo de Toledo

TEXTO BOE:     PDF     OTROS FORMATOS

RESUMEN LEY 18/2011, de 5 de julio

RESUMEN LEY 19/2015, de 13 de julio

RESUMEN LEY 42/2015, de 5 de octubre

Reseña del Consejo de Ministros

SECCIÓN NORMAS