{"id":70164,"date":"2020-04-29T20:16:23","date_gmt":"2020-04-29T18:16:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.notariosyregistradores.com\/web\/?p=70164"},"modified":"2020-04-29T20:31:56","modified_gmt":"2020-04-29T18:31:56","slug":"plazo-para-la-legalizacion-de-los-libros-de-los-empresarios-y-covid-19","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.notariosyregistradores.com\/web\/secciones\/oficina-mercantil\/estudios-o-m\/plazo-para-la-legalizacion-de-los-libros-de-los-empresarios-y-covid-19\/","title":{"rendered":"Plazo para la legalizaci\u00f3n de los libros de los empresarios y Covid-19"},"content":{"rendered":"

PLAZO PARA LA LEGALIZACI\u00d3N DE LOS LIBROS DE LOS EMPRESARIOS<\/h1>\n

JOS\u00c9 \u00c1NGEL GARC\u00cdA-VALDECASAS, REGISTRADOR<\/h2>\n

 <\/p>\n

1.- Consulta sobre plazo de legalizaci\u00f3n de libros.<\/h2>\n

Llega a nuestro conocimiento una resoluci\u00f3n de la Direcci\u00f3n General de Seguridad Jur\u00eddica y Fe P\u00fablica (DGSJFP) de 10 de abril de 2020 en la que contesta a una consulta que le realiza un particular sobre el impacto que el art\u00edculo 40.3 del RDL 8\/2020<\/a>, seg\u00fan la redacci\u00f3n dada por el RDL 11\/2020, pueda tener en el plazo legalmente<\/strong> establecido para la legalizaci\u00f3n de los libros obligatorios de los empresarios.<\/p>\n

En definitiva, el consultante pregunta si el plazo de legalizaci\u00f3n de los libros obligatorios de los empresarios queda afectado por dichas normas, dictadas durante el estado de alarma ocasionado por la pandemia Covid-19, o sigue siendo el plazo legalmente establecido de cuatro meses desde la finalizaci\u00f3n del ejercicio.<\/p>\n

2.- Conclusiones de la DGSJFP.<\/h2>\n

La DG, tras hacer una s\u00edntesis de la legislaci\u00f3n aplicable, aunque no toda ella pues se deja en el tintero preceptos que deber\u00edan haber sido tenidos en cuenta, llega a las siguientes conclusiones:<\/p>\n

    \n
  1. Las sociedades que, a 14 de marzo, ya deber\u00edan haber formalizado sus cuentas anuales, no tienen ninguna especialidad en cuanto al plazo para la legalizaci\u00f3n de libros obligatorios.<\/li>\n
  2. Tampoco tienen ninguna especialidad las sociedades cuyo plazo de formulaci\u00f3n de cuentas anuales termine, seg\u00fan estatutos, con posterioridad a la finalizaci\u00f3n del per\u00edodo de alarma.<\/li>\n
  3. En cambio, las sociedades que a fecha de 14 de marzo todav\u00eda no hab\u00eda finalizado el plazo para formular sus cuentas anuales \u201cpodr\u00e1n presentar a legalizar sus libros obligatorios dentro del plazo de cuatro meses a contar desde la fecha en que finalice el periodo de alarma<\/strong>\u201d.<\/li>\n
  4. No obstante, las sociedades que deseen legalizar sus libros en el plazo ordinario, aunque no haya finalizado el per\u00edodo de alarma, podr\u00e1n hacerlo.<\/li>\n<\/ol>\n

    Las dos primeras y la \u00faltima conclusi\u00f3n, son obvias y de puro sentido com\u00fan, por lo que poco se puede decir sobre ellas y poco aclara la contestaci\u00f3n a la consulta.<\/p>\n

    La tercera conclusi\u00f3n, que supone una pr\u00f3rroga<\/strong> del plazo para la legalizaci\u00f3n de los libros, podemos calificarla como conclusi\u00f3n voluntariosa y utilitarista, pero no muy fundamentada en el RDL 8\/2020, modificado por el RD 11\/2020, ni tampoco en normas del C\u00f3digo de Comercio, como ahora veremos.<\/p>\n

    3.- Estudio cr\u00edtico.<\/h2>\n

    La DG, tras repasar las normas aplicables a la legalizaci\u00f3n de libros de los empresarios, centradas en la necesidad de legalizaci\u00f3n, en que esta debe realizarse antes de que transcurran cuatro meses desde la finalizaci\u00f3n del ejercicio, y de que la legalizaci\u00f3n debe ser telem\u00e1tica, reconoce que sobre esta materia nada dicen los RDL antes citados. A\u00f1adimos nosotros que, si nada se dice sobre legalizaci\u00f3n de libros en los RDL citados, es porque, desde nuestro punto de vista, el legislador no ha considerado necesario modificar la regla general establecida en el Ccom.<\/p>\n

    No obstante la DG, como hemos visto, establece una pr\u00f3rroga para esa legalizaci\u00f3n y para fundamentarla va a utilizar unos argumentos ciertamente curiosos y que en algunos aspectos incluso pueden ser relativamente aventurados o comprometidos para el debido entendimiento de la contabilidad empresarial.<\/p>\n

    Efectivamente nos va a decir en su resoluci\u00f3n que los libros obligatorios- y s\u00f3lo cita el diario, inventario y cuentas anuales- al reflejar el estado contable de la sociedad a la fecha de cierre, deben ser enlazados<\/strong>, en cuanto al plazo para su legalizaci\u00f3n, con el plazo para la formulaci\u00f3n de las cuentas anuales. Supuesto esto, completa su decisi\u00f3n diciendo que \u201ctranscurrido el plazo para la formulaci\u00f3n de las cuentas anuales y elaborados los libros obligatorios de acuerdo a las mismas cobran todo el sentido que sea entonces cuando se exija su legalizaci\u00f3n\u201d.<\/p>\n

    Es decir que para la DG los libros deben ser elaborados de conformidad con la formulaci\u00f3n de las cuentas anuales, cuando debe ser todo lo contrario, que sea la formulaci\u00f3n de las cuentas anuales las que se ajusten a los libros previamente elaborados. El suponer que los libros de contabilidad no se cierran hasta despu\u00e9s de formular las cuentas anuales supone el dejar sin vigor y derogar t\u00e1citamente importantes preceptos del C\u00f3digo de Comercio sobre la confecci\u00f3n de los libros de los empresarios, as\u00ed como desconocer el verdadero significado que tiene la formulaci\u00f3n de cuentas por los administradores.<\/p>\n

    Empezando por el Libro Inventario y de cuentas anuales el art\u00edculo 28 el Ccom<\/a> nos dice, con no excesiva precisi\u00f3n, que \u00a0\u201cEl libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrir\u00e1 con el balance inicial detallado de la empresa\u201d y que al menos \u201ctrimestralmente se transcribir\u00e1n con sumas y saldos los balances de comprobaci\u00f3n\u201d. Por tanto, todos los trimestres habr\u00e1 que hacer balances de comprobaci\u00f3n lo que implica que ese balance tambi\u00e9n deber\u00e1 hacerse a 31 de diciembre, si esa es la fecha de cierre del ejercicio.<\/p>\n

    Tambi\u00e9n el inventario deber\u00e1 hacerse a la fecha de cierre del ejercicio al igual que las cuentas anuales. No es f\u00e1cil imaginar que una sociedad deje pendiente su Inventario a que las cuentas de la sociedad sean formuladas o que tambi\u00e9n deje pendientes sus balances de comprobaci\u00f3n a las mismas fechas.<\/p>\n

    Pero donde se ve con m\u00e1s claridad el sistema de llevanza de los libros de contabilidad es con el diario. Sobre este dice el mismo art\u00edculo citado que debe registrar \u201cd\u00eda a d\u00eda todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa\u201d. Por consiguiente, ser\u00e1 la fecha de 31 de diciembre, con las actividades de ese d\u00eda, cuando debe cerrarse dicho libro.<\/p>\n

    Para completar esta regulaci\u00f3n sobre la llevanza de libros, el art\u00edculo 29<\/a> nos va a decir claramente que todos los libros deber\u00e1n llevarse \u201cpor orden de fechas\u201d. Dif\u00edcilmente podr\u00e1 cumplirse esta norma si el departamento de contabilidad de una sociedad debe esperar a la formulaci\u00f3n de cuentas para cerrar los libros. Y lo mismo podemos decir sobre la obligaci\u00f3n de conservaci\u00f3n de los libros que el art\u00edculo 30<\/a> lo fija en el plazo de seis a\u00f1os \u201ca partir del \u00faltimo asiento realizado en los libros\u201d.<\/p>\n

    Todo lo anteriormente visto se ratifica en el art\u00edculo 34 Ccom<\/a>, al hablar del libro de cuentas anuales, con los distintos estados y documentos que comprende, que debe ponerse en relaci\u00f3n con el art\u00edculo 37<\/a> que se refiere a la firma de las cuentas anuales. El primero nos dice que ser\u00e1 en el momento del cierre del ejercicio cuando, el empresario deber\u00e1 formular las cuentas anuales de su empresa, que comprender\u00e1n \u2026\u201d. Ser\u00e1 a esa fecha, a la del cierre, cuando el empresario debe formular sus cuentas, en el sentido material de tenerlas finalizadas con sus asientos extendidos por fechas, y no en la imprecisa de la firma de las cuentas que es a lo que se refiere el art\u00edculo 37. Este art\u00edculo nos dice qui\u00e9n debe firmar las cuentas respondiendo de su veracidad. Debe ser l\u00f3gicamente el empresario, o en el caso de sociedades de capital los administradores, se\u00f1alando al final el art\u00edculo que \u201cEn la antefirma se expresar\u00e1 la fecha en que las cuentas se hubieran formulado\u201d, fecha que debe ser, no la de la realizaci\u00f3n material, sino precisamente la de la firma, que acreditar\u00e1 que las cuentas han sido aceptadas por los administradores dentro del plazo legalmente establecido.<\/p>\n

    Por lo tanto, cuando la LSC dice que los administradores formular\u00e1n las cuentas dentro de los tres meses siguientes a la finalizaci\u00f3n del ejercicio, se est\u00e1 refiriendo, no a que dentro de esos tres meses se deben completar los asientos contables y cerrar materialmente las cuentas, sino que dentro de esos tres meses los administradores manifiestan<\/strong> con su firma que aceptan las cuentas ya cerradas. Es decir que el t\u00e9rmino \u201cformulaci\u00f3n de cuentas\u201d no debe entenderse como realizaci\u00f3n material de cuentas, sino que debe entenderse como manifestaci\u00f3n de esas cuentas y aceptaci\u00f3n de las mismas. Por ello relacionar cierre de libros obligatorios con formulaci\u00f3n de cuentas no tiene mucho sentido.<\/p>\n

    S\u00f3lo excepcionalmente, como dice el art\u00edculo 38 c) del Ccom<\/a>, si las cuentas no reflejan la realidad econ\u00f3mica de la sociedad deber\u00e1n ser reformuladas<\/strong> y entonces s\u00ed ser\u00e1 en ese momento cuando, previa rectificaci\u00f3n de las partidas que procedan, se cerraran las cuentas meses despu\u00e9s de su cierre legal. Esa reformulaci\u00f3n carecer\u00eda tambi\u00e9n de sentido si las cuentas no fueran cerradas hasta el acto formal de su formulaci\u00f3n. Nunca existir\u00eda reformulaci\u00f3n porque los administradores har\u00edan las rectificaciones oportunas antes del cierre material. Adem\u00e1s, como hemos visto, la reformulaci\u00f3n es algo, como ha ocurrido ahora en tiempos de pandemia con la aplicaci\u00f3n del resultado, totalmente excepcional en la consideraci\u00f3n del C\u00f3digo de Comercio.<\/p>\n

    Todo lo que hemos expuesto, es decir la no correlaci\u00f3n entre fecha de cierre de libros y fecha de formulaci\u00f3n de cuentas, lo sabe la DG, y as\u00ed lo reconoce en el \u00faltimo fundamento de su resoluci\u00f3n. \u00a0En \u00e9l nos da un argumento<\/strong>, a su juicio bastante definitivo, ya que el anterior tiene escaso apoyo en las normas legales, para la pr\u00f3rroga de la legalizaci\u00f3n. As\u00ed nos dice, lo que puede causar cierta inquietud en jueces o inspectores de hacienda, que hay un \u201cun extendid\u00edsimo uso por el que se formulan las cuentas y con posterioridad se elaboran los libros para su legalizaci\u00f3n\u201d. Es decir que seg\u00fan el CD la \u201cinmensa mayor\u00eda de las sociedades existentes\u201d incumplen las m\u00e1s elementales normas que sobre contabilidad establece el Ccom y por supuesto el PGC. Dice que ello obedece a la l\u00f3gica de las cosas, y que ello hace que la norma sobre legalizaci\u00f3n de libros se interprete tal y como se hace en la contestaci\u00f3n a la consulta pues en otro caso una norma que supuestamente beneficia a los empresarios en tiempos de zozobra, les podr\u00eda acabar perjudicando. Y por las mismas razones rechaza el argumento de que el plazo no debe quedar afectado, dado que se trata de un tr\u00e1mite no presencial. En cambio, lo que s\u00ed constituye pr\u00e1ctica extendida, pero que tampoco justifica la pr\u00f3rroga, es que usualmente el libro de inventarios no se presenta a legalizaci\u00f3n y el libro de cuentas anuales normalmente tampoco comprende la memoria que, seg\u00fan la LSC, es el estado destinado a completar, ampliar y comentar \u201cel contenido de los otros documentos que integran las cuentas anuales\u201d (cfr. art. 259 LSC<\/a>).<\/p>\n

    Pero es que, para complicar m\u00e1s las cosas, la DG, tal y como lo planteaba el consultante, se refiere a libros obligatorios en general de las sociedades, pero se centra, tal y como hemos visto, en los puros libros contables. \u00a0Pero existen m\u00e1s libros obligatorios de las sociedades, tambi\u00e9n necesitados de legalizaci\u00f3n anual<\/strong>. Nos estamos refiriendo a los libros de actas de junta general, y, en su caso, de consejo de administraci\u00f3n, a los libros registros de socios, a los libros de acciones nominativas y al libro de contratos del socio \u00fanico con la sociedad. Pues bien, nos preguntamos, porque la resoluci\u00f3n no se refiere a ellos: \u00bfestos libros tambi\u00e9n quedan dentro de la pr\u00f3rroga para su legalizaci\u00f3n?<\/p>\n

    Seg\u00fan los t\u00e9rminos literales de la resoluci\u00f3n s\u00ed, pues se refiere a libros obligatorios sin m\u00e1s distinciones, pero seg\u00fan la fundamentaci\u00f3n de la consulta, de la pura l\u00f3gica y del sentido com\u00fan, dichos libros, que no pueden recibir asientos m\u00e1s all\u00e1 del 31 de diciembre, deber\u00edan ser legalizados en los plazos normales establecidos. Y aqu\u00ed se da la paradoja m\u00e1s grande de la resoluci\u00f3n: por querer favorecer al empresario, lo que nos parece laudable y aplaudimos, lo perjudica pues lo va a obligar a dos actos de legalizaci\u00f3n: uno los libros que no son propiamente contables y otro los libros de contabilidad de las sociedades, es decir los relacionados con las cuentas anuales.<\/p>\n

    Y por supuesto para los que defienden, como hace la resoluci\u00f3n, que la fecha de legalizaci\u00f3n debe ser posterior a la de la formulaci\u00f3n de las cuentas por los administradores, por estar interconectados ambos aspectos, debemos recordarles que si, en el momento de la formulaci\u00f3n de cuentas, los administradores descubrieran alg\u00fan error en los libros de contabilidad ya legalizados, su rectificaci\u00f3n est\u00e1 expresamente prevista prevista en el regla 13\u00aa de la Instrucci\u00f3n de la DGRN de 12 de febrero de 2015<\/a> y por tanto esos errores podr\u00edan ser perfectamente corregidos para acomodar la formulaci\u00f3n a libros ya legalizados.<\/p>\n

    Pese a todo lo dicho, en cuanto al fondo, la resoluci\u00f3n nos parece aceptable y plausible si con ello se ayuda al empresario, individual o social, a superar los momentos dif\u00edciles que estamos viviendo. No obstante, la DG deber\u00eda haber limitado su contestaci\u00f3n y argumentos a los puramente pr\u00e1cticos y no tratar de fundamentar una decisi\u00f3n con una serie de argumentos de los que ni siquiera ella misma est\u00e1 muy convencida pues el principal fundamento de la resoluci\u00f3n es, al parecer, la incorrecta pr\u00e1ctica de las sociedades en cuanto a la llevanza de la contabilidad por fechas. Y por otra parte, el olvido de los libros no contables en la resoluci\u00f3n, puede plantear un grave problema a los RRMM, pues cuando reciban, despu\u00e9s de la finalizaci\u00f3n del estado de alarma, libros no contables, se plantear\u00e1n la duda de si dichos libros est\u00e1n o no dentro de plazo, pues una contestaci\u00f3n a una consulta, que no los cita expresamente, es un argumento, cuando menos d\u00e9bil para fundamentar una decisi\u00f3n que puede tener graves consecuencias para el empresario pues la legalizaci\u00f3n fuera de plazo se puede considerar una irregularidad en la llevanza de la contabilidad.<\/p>\n

    A la vista de todo ello me permito aconsejar a los empresarios que legalicen la totalidad<\/strong> de sus libros dentro del plazo legal de cuatro meses desde la finalizaci\u00f3n del ejercicio, y s\u00f3lo excepcionalmente,<\/strong> en el caso extremo de imposibilidad material de formalizaci\u00f3n y preparaci\u00f3n de los libros para la legalizaci\u00f3n en dicho plazo, utilicen la pr\u00f3rroga pero exclusivamente para la legalizaci\u00f3n de los puros libros de contabilidad, pero no para los otros libros obligatorios. Con ello se evitar\u00e1n posibles problemas y evitar\u00e1n las dudas que puedan surgir en los RRMM.\u00a0<\/p>\n

    Y a todo ello se une que hoy d\u00eda por la informatizaci\u00f3n de la contabilidad<\/strong> de las sociedades, tanto el resultado final de los libros de contabilidad, como su preparaci\u00f3n a los efectos de legalizaci\u00f3n, puede ser inmediata a la fecha de cierre del ejercicio, sin esperar siquiera al cumplimiento total del plazo establecido.<\/p>\n

    Jos\u00e9 \u00c1ngel Garc\u00eda Valdecasas Butr\u00f3n.<\/p>\n

     <\/p>\n

    ENLACES:\u00a0<\/h2>\n