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PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DE ESCRITURAS

EN LOS REGISTROS PÚBLICOS

Adolfo Calatayud Sierra, Notario de Zaragoza

El objetivo de estas notas es doble. Por un lado, poner de manifiesto cuál es el régimen jurídico existente en materia de presentación telemática de escrituras en los Registros públicos, sobre todo desde la aprobación de la reforma del Reglamento Notarial llevada a cabo por el Real Decreto 45/2007, que ha introducido un cambio de enorme trascendencia para la forma de trabajo de las Notarías, quizá el más importante llevado a cabo en la función notarial en muchos años, dentro de los muchos y muy grandes que hemos sufrido en los últimos tiempos. Y, en segundo lugar, explicar el funcionamiento de la presentación telemática y los procedimientos para llevarla a cabo, con sugerencia de fórmulas para utilizar en las escrituras, con el fin de que sirva como ayuda para todos aquellos Notarios que todavía no han comenzado a transitar esta senda, difícil pero que va resultar imprescindible para el trabajo de las Notarías.

En el curso de estas notas, se hará referencia a la recientísima doctrina que la Dirección General de los Registros y del Notariado está estableciendo para resolver las múltiples dudas que van planteándose en esta materia. De todos modos, téngase en cuenta que algunas de estas Resoluciones están siendo recurridas por los Registradores, con la consiguiente posibilidad de que sean revocadas por los Tribunales. Habrá que estar muy atentos al desenlace de estos recursos, cuya resolución contribuirá a perfilar el régimen jurídico aplicable a las presentaciones telemáticas de documentos notariales en los Registros.

Hay que empezar diciendo que, desde que la comunicación telemática segura de documentos es posible, ha sido una aspiración del Notariado conseguir que las escrituras públicas pudieran acceder a los Registros públicos por vía telemática, como medio de evitar trámites presenciales, reduciendo tiempo y coste, y, a la vez, de dar más seguridad al tráfico jurídico. A ello han ido dirigidos muchos esfuerzos y, tras un largo proceso, en el que han sido necesarias dos Leyes, una voluntad muy decidida y una gran inversión económica, se ha conseguido que sea un hecho la posibilidad de presentación telemática.

Esto implica que los Notarios estamos obligados a realizar todo el esfuerzo necesario para que esto que ha costado tanto se haga efectivo y se consolide. La apuesta del Reglamento Notarial reformado por la presentación telemática es muy decidida, incluso drástica, al imponerla como un deber para el Notario; lo cual puede no ser el mejor procedimiento para lograr los objetivos. No cabe duda de que la presentación telemática acabará convirtiéndose en el medio más habitual de ingreso de las escrituras en los Registros públicos, pero parece que lo razonable habría sido establecer la posibilidad y poner los medios y que sea la lógica de las cosas la que marque el ritmo de implantación. En estos momentos, la prioridad debe ser resolver las dificultades que todavía existen para conseguir el objetivo final pretendido: hacer innecesarios los trámites presenciales ante el Registro; porque mientras éstos sigan siendo precisos, será difícil que el sistema se consolide plenamente.

Por otra parte, el aumento de agilidad y seguridad que estas novedades va a llevar consigo para los ciudadanos, y que tienen como correlato la realización de un enorme esfuerzo y la asunción de gran responsabilidad por parte de los Notarios, debería tener una repercusión en la retribución notarial, cada vez más disminuida en términos relativos y que no ha dejado de sufrir reducciones desde hace tiempo.

RÉGIMEN JURÍDICO

La presentación telemática de escrituras en los Registros públicos viene regulada en el artículo 112 de la célebre Ley 24/2001, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, reformada parcialmente en este punto por la también célebre Ley 24/2005, de reformas para el impulso de la productividad. El texto de este precepto, que habrá que tener muy en cuenta, es el siguiente:

Artículo 112.  Presentación de títulos por vía telemática en los Registros de la Propiedad, Mercantiles o de bienes muebles

1. Salvo indicación expresa en contrario de los interesados, los documentos susceptibles de inscripción en los Registros de la propiedad, mercantiles o de bienes muebles podrán ser presentados en éstos por vía telemática y con firma electrónica reconocida del notario autorizante, interviniente o responsable del protocolo. El notario deberá inexcusablemente remitir tal documento a través del Sistema de Información central del Consejo General del Notariado debidamente conectado con el Sistema de Información corporativo del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España. El notario deberá dejar constancia de ello en la matriz o, en su caso, en el libro indicador.

2. En tales casos, el registrador de la propiedad, mercantil o de bienes muebles comunicará al notario autorizante, o a su sucesor en el protocolo, por vía telemática y con firma electrónica reconocida del mismo, tanto la práctica del asiento de presentación, como, en su caso, la denegación del mismo, la nota de calificación y la realización de la inscripción, anotación preventiva, cancelación o nota marginal que corresponda, con arreglo a los principios de la legislación registral. Las notificaciones o comunicaciones que deba efectuar el registrador por vía telemática al notario autorizante del título, o a su sucesor en el protocolo, se remitirán a través del Sistema de Información corporativo del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España debidamente conectado con el Sistema de Información Central del Consejo General del Notariado.

3. Practicado el asiento registral, el notario dejará constancia de la recepción de la comunicación y del contenido de ésta en forma de testimonio, bajo su fe, en la matriz y en la copia que de la misma expida.

4. Los asientos de presentación realizados por esta vía, se practicarán por el orden que correspondan a su hora de recepción. Reglamentariamente se establecerán los criterios y el procedimiento para que los asientos de presentación que traigan causa de títulos presentados por vía telemática, dentro o fuera de las horas de oficina, se practiquen de modo correlativo a la hora de su recepción teniendo en cuenta a su vez la hora de presentación de los demás títulos que tengan acceso al Registro, tanto los presentados en papel como los presentados por vía telemática”.

Hay un apartado 5 en este artículo, pero se refiere a la presentación de documentos judiciales, administrativos o privados, por lo que escapa de nuestro interés en este momento.

El Reglamento Notarial, por su parte, tras la modificación llevada a cabo por el Real Decreto 45/2007, y como desarrollo del indicado precepto legal,  ha dispuesto, en el artículo 249, lo siguiente:

Artículo 249. 1. Las copias deberán ser libradas por los notarios en el plazo más breve posible, dando preferencia a las más urgentes. En todo caso, deberá expedirse en los cinco días hábiles posteriores a la autorización.

2. Tratándose de copias autorizadas que contengan actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil, de conformidad con el artículo 112 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, a salvo de que el interesado manifieste lo contrario deberán presentarse telemáticamente.

En consecuencia, el notario deberá expedir y remitir la copia autorizada electrónica en el plazo más breve posible y, en todo caso, en el mismo día de autorización de la matriz o, en su defecto, en el día hábil siguiente. Se exceptúa el supuesto de imposibilidad técnica del que deberá quedar constancia en la copia que se expida en soporte papel de la causa o causas que justifican esa imposibilidad, en cuyo caso podrá presentarse mediante telefax en los términos previstos en el apartado siguiente. El notario deberá hacer constar en la matriz mediante diligencia la fecha y hora del acuse de recibo digital del Registro correspondiente, sin perjuicio de hacer constar tales extremos, en su caso, en el Libro Indicador.

El notario será responsable de los daños y perjuicios que se cause al interesado como consecuencia del retraso en la expedición de copia electrónica y su presentación telemática, excepto en los supuestos de imposibilidad técnica.

3. A salvo de lo dispuesto en el apartado precedente, el notario podrá remitir por telefax el mismo día del otorgamiento al Registro de la Propiedad competente comunicación sellada y suscrita, en su caso, de haber autorizado escritura susceptible de ser inscrita por la que se adquieran bienes inmuebles o se constituya un derecho real sobre ellos, y en los demás casos en que lo solicite algún otorgante, o lo considere conveniente el notario. En su caso, el notario será responsable de los daños y perjuicios que se causen como consecuencia de la presentación telemática de cualquier título relativo al mismo bien y derecho con anterioridad a la presentación por telefax de la comunicación, a salvo de que se hubiera utilizado esta vía por imposibilidad técnica o como consecuencia de que así lo hubiera solicitado el interesado. Dicha comunicación dará lugar al correspondiente asiento de presentación y en ella constarán testimoniados en relación, al menos, los siguientes datos:

a) La fecha de la escritura matriz y su número de protocolo.

b) La identidad de los otorgantes y el concepto en el que intervienen.

c) El derecho a que se refiera el título que se pretende inscribir.

d) La reseña identificadora del inmueble haciendo constar su naturaleza y el término municipal de su situación, con expresión de su referencia catastral y, según los casos, del sitio o lugar en que se hallare si es rústica, nombre de la localidad, calle, plaza o barrio, el número si lo tuviere, y el piso o local, si es urbana, y, salvo en los supuestos de inmatriculación, los datos registrales.

El notario hará constar en la escritura matriz, o en la copia si ya estuviese expedida ésta, la confirmación de la recepción por el Registrador y su decisión de practicar o no el asiento de presentación, que éste deberá enviar el mismo día o en el siguiente hábil”.

Éstas son las normas específicas aplicables a la materia. Lógicamente, habrá que tener también en cuenta las que regulan la firma electrónica reconocida de los Notarios y las copias autorizadas electrónicas de los documentos notariales, que aquí hay que darlas como presupuesto, por lo que no vamos a detenernos en su examen que alargaría más de lo que se ha propuesto estas notas.

Entre esas normas, es preciso destacar de modo especial todo lo que dispone el artículo 224.4 del Reglamento Notarial sobre copias autorizadas electrónicas. Sobre este particular, únicamente hacer una referencia al plazo de validez de sesenta días que dicho precepto establece para las copias autorizadas electrónicas. Una interpretación muy literalista de ese precepto, basada en la redacción verdaderamente desafortunada que se le ha dado, podría plantear problemas, en materia de presentación telemática de escrituras en los Registros, en aquellos casos en que la práctica del asiento de inscripción, por las razones que fuera, se demore más allá de ese plazo. Ahora bien, en realidad, la interpretación acertada de esa norma ha de ser que, una vez recibida la copia autorizada electrónica por el Registro, ésta ya ha cumplido el fin para el que ha sido expedida, y, desde ese momento, la copia ya no caduca, puesto que ya está presentada, siempre y cuando no caduque el asiento de presentación. Es decir, el plazo de validez se computa desde que la copia se expide hasta que se recibe por el Registro; y, tal y como funciona el sistema informático de remisión de copias electrónicas, en el que la copia se emite (se firma electrónicamente) en el mismo momento en que se remite y la recepción por parte del Registro es inmediata, no puede operar esa caducidad. Esta interpretación es la que sigue la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 4 de febrero de 2008, cuando establece, entre las tareas que corresponden al Registrador para decidir si extiende el asiento de presentación en una copia electrónica presentada telemáticamente, la de comprobar que no han transcurrido más de sesenta días “desde que se expide la misma hasta su ingreso en el Registro”.

LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA COMO DEBER DEL NOTARIO

Obsérvese que el artículo 249.2 del Reglamento Notarial, que acaba de ser transcrito, hace un desarrollo muy riguroso del artículo 112 de la Ley 24/2001, en la medida en que este último dice “salvo indicación expresa en contrario de los interesados, los documentos susceptibles de inscripción en los Registros de la propiedad, mercantiles o de bienes muebles podrán ser presentados en éstos por vía telemática” (cuyo texto se reproduce en el artículo 196 del Reglamento Notarial), mientras que el artículo 249.2 del Reglamento Notarial dice que “tratándose de copias autorizadas que contengan actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil”, “a salvo de que el interesado manifieste lo contrario deberán presentarse telemáticamente”.

Como vemos, el poder se ha convertido en deber, si bien referido a los actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil. En cuanto a los Registros de Bienes Muebles existe la posibilidad, pero no el deber. De todos modos, en el estado actual, no es posible la presentación telemática en los Registros de Bienes Muebles, porque la aplicación a través de la cual se lleva a cabo no contempla, de momento, esta posibilidad.

La consideración de la presentación telemática en los Registros de la Propiedad y Mercantiles como un deber del Notario no hay duda de que ha sido impulsada por los órganos rectores del Notariado, para reforzar el aspecto funcionarial de la actividad notarial y su protagonismo en el sistema de seguridad jurídica preventiva. Es ilustrativa, en este sentido, la Nota aprobada por el Consejo General del Notariado, de fecha 19 de julio de 2007 (puede consultarse en el SIC), que dice que el carácter obligatorio del procedimiento “se deriva ineludiblemente para el Notario de su carácter de funcionario público y de la condición de eje del sistema de seguridad jurídica preventiva de la función Notarial”. En nuestra opinión, late también aquí una urgencia por parte del Consejo General del Notariado para conseguir la plena implantación de este sistema y un punto de desconfianza hacia la actitud de los Notarios frente a la presentación telemática: se piensa que si se configurara como una posibilidad, su difusión será más lenta y menos general que si se impone como un deber.

Se trata de una solución que, cuanto menos, puede calificarse de drástica, por el enorme impacto que tiene en el trabajo de las Notarías. Téngase en cuenta que la presentación telemática de la escritura debe hacerse “en el plazo más breve posible y, en todo caso, en el mismo día de autorización de la matriz o, en su defecto, en el día hábil siguiente” y que la presentación requiere, primero, la elaboración de una copia autorizada electrónica, tarea muy laboriosa, y, luego, el acceso a la aplicación correspondiente, elaboración del correspondiente formulario y firma electrónica por el Notario; sin olvidar el seguimiento posterior que habrá que hacer de la presentación. Por ello, es indudable que la presentación telemática constituye una carga muy pesada para los Notarios, que, además, incrementa de modo notable las responsabilidades que asume y que, consecuentemente, supone un aumento del esfuerzo y de los crecientes gastos que las Notarías soportan.

Además, que el Notario tenga el deber de hacer la presentación telemática ante el silencio por parte del interesado no deja de ser disonante con el carácter voluntario que, en la mayoría de los casos, tiene la inscripción. Para salvar esta discordancia, parece que será necesario obtener expresamente del interesado su declaración sobre si quiere que el Notario haga la presentación o se opone a ello, en los términos que luego se examinan. Es decir, el Notario no debe dar lugar al supuesto de hecho de esa discutible norma: el silencio del interesado sobre el particular.

En cualquier caso, con independencia de la opinión que cada uno tenga sobre lo acertado de una regulación tan drástica de esta materia, lo cierto es que éste es el régimen jurídico al que estamos sometidos y el que el Consejo General del Notariado ha impulsado, régimen que, por tanto, los Notarios no podemos dejar de cumplir. Por ello, los despachos notariales tienen que cambiar los sistemas de trabajo y procedimientos de actuación y aumentar su dotación de medios personales y materiales para hacer frente a estas nuevas tareas.

LA PRESENTACIÓN POR FAX. ¿SÓLO CABE EN LOS CASOS IMPOSIBILIDAD TÉCNICA DE PRESENTACIÓN TELEMÁTICA?

La indicada Nota del Consejo General del Notariado de 19 de julio de 2007 realmente va mucho más allá de lo expresado y entiende cerrada la posibilidad de presentación por fax salvo en los casos de imposibilidad técnica de remisión telemática. Concretamente, dice: “Y finalmente, por lo que respecta a la posible solicitud por los otorgantes del documento, de que en lugar de la remisión de copia electrónica se realice la mera notificación por fax del otorgamiento, a juicio de este Consejo tal posibilidad sólo cabe en rigor en los casos de imposibilidad técnica de remisión telemática, por cuanto el párrafo 3º del art. 249 en que se apoya esa petición, deja a salvo, “expresis verbis” la obligación prevista en el apartado anterior, quedando en todo caso en juego la responsabilidad civil del Notario, comprometida por la menor prelación del asiento por fax, su caducidad etc ...”.

Es difícil resistirse a hacer un comentario acerca de lo discutible de esta interpretación, ya que lo más lógico es considerar que la expresión que inicia el apartado 3, “a salvo lo dispuesto en el apartado precedente”, tiene como significado que el mecanismo de presentación por fax que regula es posible siempre que la presentación telemática no se lleve a cabo, con independencia de las razones por la que tal cosa suceda. De hecho , el propio precepto se refiere a la presentación hecha por fax cuando podía haberse presentado telemáticamente.

Además, esta interpretación tan radical está fuera de la realidad, en la que es habitual que muchos otorgantes (particularmente entidades financieras), en esta primera fase de implantación, prefieran seguir con la presentación por fax, que es lo que conocen. De hecho, la coexistencia entre ambos sistemas de presentación parece que es lo lógico en un proceso, imposible de evitar, de implantación progresiva de la presentación telemática.

Es más, seguramente incurriría en responsabilidad el Notario que se negara a la presentación por fax solicitada por el interesado que no quiere presentación telemática, por mucho que arguyera que no es posible aquélla por no existir imposibilidad técnica de presentación telemática, si resulta que la falta de presentación provoca la anteposición de una carga. También carece de sentido la interpretación de que si el Notario hace la presentación por fax, diligentemente, porque el interesado se opone a la presentación telemática, responda si se anteponen cargas, como dice la Nota, y no responda si no presenta tampoco el fax. La responsabilidad del Notario estará en función de que actúe diligentemente y conforme a lo que el interesado haya solicitado: si éste no quiere que se presente la escritura telemáticamente y prefiere que la presentación se haga por fax, el Notario quedará cubierto en su responsabilidad haciendo esta presentación diligentemente.

Afortunadamente, los Registros de la Propiedad no consideran que exista incompatibilidad entre los dos sistemas de presentación y los faxes de presentación se admiten aún en los casos de que no concurra la imposibilidad técnica de remisión telemática.

Por otra parte, la obsesión del Consejo General del Notariado por que la presentación telemática se convierta en procedimiento único de acceso de los documentos notariales desde las Notarías a los Registros y que se elimine cuanto antes el procedimiento de presentación por fax del resumen de la escritura sin duda ha bloqueado la deseable solución de permitir que ese resumen de la escritura pudiera presentarse no sólo por fax, sino también por vía telemática, que podría dar más seguridad.

Aparte de esto, el sistema de presentación por fax ha sufrido otras modificaciones algunas de las cuales reducen su funcionalidad e implican una pérdida de eficacia frente a la presentación telemática. Podemos destacar las siguientes:

a) Frente a la pluralidad de procedimientos del anterior artículo 249, que permitía la presentación “por telefax o por cualquier otro medio”, tras la reforma sólo se admite como vía el telefax. Como decíamos, no se ha introducido la posibilidad de presentación de la comunicación por vía telemática, lo que habría sido muy deseable.

b) El plazo para la presentación por fax de la comunicación al Registro de la Propiedad se limita al mismo día del otorgamiento. En esto la norma no ha cambiado, pero recuérdese que la Instrucción de 2 de diciembre de 1996 de la Dirección General de los Registros y del Notariado, que desarrolló esta materia, dispone que el asiento de presentación también se practicará si la comunicación no se remite el mismo día de su otorgamiento sino dentro de las veinticuatro horas siguientes, sin perjuicio, en tal supuesto, de la responsabilidad civil o disciplinaria en que pudiera incurrir el Notario (fuera de esos dos días, se establece que el Registrador denegará la práctica del asiento de presentación). Es discutible si las reglas de la citada Instrucción siguen siendo de aplicación o si el nuevo artículo 249 excluye la práctica del asiento de presentación si la comunicación o se hace el mismo día del otorgamiento. En nuestra opinión, no se ven razones suficientes para considerar que la Instrucción ha perdido su valor, pero es posible que el disfavor con que ahora se contempla la presentación por fax haga decidir lo contrario a la Dirección General de los Registros y del Notariado.

c) El antiguo artículo 249 decía que la comunicación tenía por objeto aquella “escritura susceptible de ser inscrita”, si bien del contenido que se regulaba que debía tener la comunicación se desprendía que sólo se estaba refiriendo a las escrituras inscribibles en el Registro de la Propiedad; y se decía que el Notario haría la presentación “por su propia voluntad o necesariamente cuanto así lo solicite el interesado”. Mientras que ahora se habla de “escritura susceptible de ser inscrita por la que se adquieran bienes inmuebles o se constituya un derecho real sobre ellos y en los demás casos en que lo solicite algún otorgante, o lo considere conveniente el notario”. El texto resulta un verdadero batiburrillo, máxime si tenemos en cuenta que el párrafo comienza diciendo que “el notario podrá remitir”, y sin perjuicio de que ello es “a salvo de lo dispuesto en el apartado precedente”. Es muy difícil dar una interpretación coherente a este texto abigarrado, pero lo más lógico es considerar que en este punto no ha habido cambio y que, por tanto:

- Las escrituras que pueden ser objeto de presentación por esta vía son las susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad, no inscribibles en otros Registros. Así se infiere también de la regulación que se hace del contenido de la comunicación.

- El Notario está obligado a hacer la presentación cuando lo solicite algún otorgante. A cuyo efecto, deberá informar de esta posibilidad. En los demás casos, el Notario podrá hacer la presentación si lo considera conveniente.

d) La presentación por fax realizada fuera de horas de oficina se asentará el día hábil siguiente, inmediatamente después de la apertura del Diario, simultáneamente con las que se presenten físicamente a esa misma hora (artículo 418.4 del Reglamento Hipotecario). Esto no ha cambiado. En cambio, como dice el artículo 112.4 de la Ley 24/2001, la presentación telemática tiene efectos desde su hora de recepción. De este modo, la presentación por fax tiene una importante desventaja respecto de la telemática. Es por esta razón que el nuevo artículo 249.3 atribuye al Notario que, en vez de presentar telemáticamente lo hace por fax, responsabilidad “de los daños y perjuicios que se causen como consecuencia de la presentación telemática de cualquier título relativo al mismo bien y derecho con anterioridad a la presentación por telefax de la comunicación, a salvo de que se hubiera utilizado esta vía por imposibilidad técnica o como consecuencia de que así lo hubiera solicitado el interesado”.

e) Otra novedad es que, entre los datos que debe incluir la comunicación, está la referencia catastral del inmueble. Lógicamente, si consta en la escritura. De todos modos, no parece que su ausencia sea causa que impida la práctica del asiento de presentación.

Por lo demás, la comunicación que se remite por telefax sigue siendo un testimonio notarial y debe ir sellada y suscrita.

EXPRESIÓN EN LA ESCRITURA DE LA OPOSICIÓN, DE LA IMPOSIBILIDAD TÉCNICA Y DE LA CONFORMIDAD DE LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA

Con arreglo a la regulación reglamentaria, los dos únicos supuestos en que el Notario no está obligado a presentar telemáticamente la escritura que contenga actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil son los siguientes:

1) Si el interesado manifiesta lo contrario (artículo 249.2, primer párrafo, in fine). Así pues, hace falta oposición expresa a la presentación telemática. No dice el precepto reglamentario cómo debe constar esa manifestación en contrario, pero de los principios básicos que rigen la actividad del Notario creemos que pueden extraerse las siguientes conclusiones sobre esta cuestión:

a) Es obligación del Notario informar previamente a los otorgantes de la posibilidad existente de presentación telemática y de las ventajas y efectos que ésta produce.

b) Que, una vez recibida la información, todos los otorgantes tienen que oponerse a la presentación telemática. Así pues, es necesario que sean todos los otorgantes los que se opongan, sin ser suficiente con que lo haga el adquirente del derecho, puesto que también el transmitente está legitimado para solicitar la inscripción (artículo 6 de la Ley Hipotecaria). Evidentemente, será muy improbable el caso de que el adquirente se oponga y el transmitente, en cambio, pida que se presente; si así fuera, la única cuestión sería dejar claro en la escritura que, en tal caso, los gastos que genere la presentación e inscripción serán de cuenta del transmitente.

c) En cuanto a la forma de la manifestación de oposición, aunque el Reglamento no lo dice, lo lógico es que se haga constar en la propia escritura. Ésa será la mejor manera de dejar constancia de que el Notario está actuando correctamente. Ahora bien, seguramente el Notario también podría eludir su responsabilidad si la oposición ha sido realizada en documento independiente, tanto si es notarial complementario, como extranotarial, por ejemplo la ficha o autorización en que el interesado encarga la recogida de la escritura y la realización de los trámites posteriores, siempre que esté firmado por los otorgantes; de todos modos, téngase en cuenta que este tipo de documentos es infrecuente que los firmen todos los otorgantes.

d) En ningún caso puede aceptarse la inclusión de fórmulas de estilo que incluyan la renuncia a la presentación telemática sin que el interesado haya sido previamente informado por el Notario de modo suficiente.

2) Que exista “imposibilidad técnica”. El precepto dice que “deberá quedar constancia en la copia que se expida en soporte papel de la causa o causas que justifiquen esa imposibilidad” (artículo 249.2, segundo párrafo). Los comentarios que merece esta norma son los siguientes:

a) El presupuesto de la falta de presentación telemática es aquí la imposibilidad técnica, que puede ser de dos tipos:

- Imposibilidad de remisión. A estos efectos, téngase en cuenta que todos los Notarios tiene disponibles los medios técnicos para realizar la presentación telemática: los medios para elaborar la copia electrónica, los certificados electrónicos en las correspondientes tarjetas criptográficas para firmar electrónicamente el envío, el servidor PLATON, a través del cual se lleva a cabo la remisión y, en dicho servidor, la aplicación informática diseñada por Ancert a través de la cual se remite. Por ello, la mera falta de organización adecuada en la oficina para la elaboración y remisión de la copia electrónica no puede considerarse que entran dentro del concepto de “imposibilidad técnica”. Ésta sólo se daría si el Notario ha tenido una avería que le ha dejado fuera de funcionamiento su sistema informático local o si, por alguna razón, carece en ese momento del certificado electrónico para la firma electrónica notarial, o todavía no se le ha instalado por Ancert el servidor PLATON ni otra herramienta que le permita, mientras no lo tenga, la presentación, o si, por razones técnicas, la aplicación no funciona.

- Imposibilidad de recepción. Esto sucederá si resulta que el Registro de destino todavía no está operativo, por no haber puesto en marcha todavía el sistema de recepción telemática. A estos efectos, el Colegio Notarial de Aragón remite periódicamente el listado de los Registros operativos que, en estos momentos, son la casi totalidad de los existentes en España. Además, pueden consultarse dentro de la propia aplicación de remisión, en la opción “Registros activos”. También habrá imposibilidad técnica por causa de la recepción si el Registro de destino, aun estando operativo, resulta que tiene un problema técnico que le impide recibir la copia electrónica de la escritura, o abrirla o comprobar que está correctamente firmada por el Notario autorizante; éste es un tipo de incidencia que a veces se produce, aunque cada vez con menos frecuencia.

b) El precepto reglamentario, como hemos visto, dice que la “causa o causas que justifican esa imposibilidad” debe quedar constancia “en la copia que se expida en soporte papel”. Sobre este particular, creo que pueden distinguirse dos supuestos:

- Si la imposibilidad técnica es apreciable en el mismo momento de la autorización, parece que lo más adecuado es que se indique en la propia matriz del documento. Así sucederá, por ejemplo, si el Registro de destino no está operativo para la presentación telemática. Puesto que la copia autorizada reproduce el total contenido de la matriz, así se entenderá cumplida la exigencia de que la causa de la imposibilidad técnica conste en la copia.

- Si esa imposibilidad surge después de la autorización del documento, habrá que expresar la causa en el pie de la copia autorizada que se expide en papel. Así sucederá, por ejemplo, si resulta que, después de la autorización, cuando se va a proceder a la remisión telemática, resulta que el sistema informático del Notario necesario para la presentación se avería o si el Registro tiene problemas para recibir la copia autorizada telemática o abrir el fichero o comprobar la firma electrónica del Notario. Conviene que se deje constancia también de esta circunstancia en la nota de expedición de la copia que se pone en la matriz.

c) De lo que debe dejarse constancia es de la causa o causas que justifican la imposibilidad técnica. No parece que sea suficiente con una referencia genérica.

Constancia de la conformidad con la presentación telemática. Con independencia de todo lo dicho, y aunque el Reglamento Notarial no lo exija, también parece muy conveniente que, en los casos en que se vaya a realizar la presentación telemática, quede constancia de la conformidad del interesado o interesados. Es decir, que el Notario debe intentar conseguir que exista siempre un pronunciamiento del interesado acerca de si desea o no que se lleve a cabo la presentación telemática. Es la mejor forma de lograr la necesaria coherencia con el carácter generalmente voluntario de la inscripción registral. Aunque dicha conformidad no es requisito cuya falta impida la extensión del asiento de presentación, como ha dicho la Resolución de 4 de junio de 2007.

Respecto de la constancia de esta conformidad, también pueden hacerse varios comentarios:

a) En cuanto al lugar en que incluirla, cabe la posibilidad de hacerlo fuera de la escritura, en un escrito independiente, como se hace con la autorización del otorgante para que la escritura se entregue a un gestor o abogado u otra persona. Pero parece más indicada la constancia en la propia escritura.

b) Respecto del contenido de la autorización, conviene que incluya también a quién deberá considerarse como presentante en el procedimiento registral: el propio Notario, si se va a encargar de la gestión, el mismo otorgante, si decide llevar a cabo los trámites ulteriores por sí, o el gestor, Abogado u otra persona que designe. En esa indicación conviene expresar no sólo el nombre y apellidos o razón social de la persona autorizada, sino también su documento nacional de identidad o C.I.F., domicilio para notificaciones y teléfono, puesto que son datos que el Registro necesitará para comunicarse con el presentante.

Caso de que en el momento del otorgamiento no se disponga de los datos de esa persona que queda autorizada para actuar como presentante frente al Registro, podrán indicarse estas circunstancias en el pie de la copia autorizada electrónica que se remita al Registro.

Por otro lado, téngase en cuenta que, en los casos en que en la escritura tiene por objeto varios inmuebles, es posible que los otorgantes quieran que se inscriba alguno de ellos y no otros, en cuyo caso la presentación deberá realizarse sólo respecto de los primeros, debiendo expresarse así en la escritura o el pie de copia. Será poco frecuente, pero no es imposible.

Fórmulas. La Nota del Consejo General del Notariado de julio de 2007 contiene una fórmula de cláusula para utilizar en la escritura para el caso de que se vaya a presentar en el Registro de la Propiedad. Se trata de una fórmula extensa que está disponible para el que quiera.

Por nuestra parte, a continuación se proponen, con carácter meramente orientativo y sin más finalidad que servir de ayuda, las siguientes fórmulas concisas a incluir en las escrituras:

1) Para el caso de oposición de los interesados a la presentación telemática:

“Tras informarle/s de la posibilidad de presentación telemática de copia autorizada electrónica de esta escritura en el Registro de la Propiedad/Mercantil y de los efectos que ésta produce, manifiesta/n su voluntad de que no se proceda a di-cha presentación”.

2) Para el caso de imposibilidad técnica en la remisión:

“Se hace constar que no podrá remitirse copia autorizada electrónica al Registro de la Propiedad/Mercantil por imposibilidad técnica del Notario autorizante debida a …”.

3) Para el caso de imposibilidad técnica en la recepción:

“Se hace constar que no podrá remitirse copia autorizada electrónica al Registro de la Propiedad/Mercantil por imposibilidad técnica derivada de que en el Registro de destino …”.

Se recomienda que, en estos casos, la explicación que se dé de la causa de la imposibilidad sea respetuosa con la actuación registral y eluda toda referencia a posibles responsabilidades en la imposibilidad.

4) Conformidad de los otorgantes a la presentación:

“Los comparecientes solicitan la presentación telemática de copia autorizada electrónica de esta escritura al Registro de la Propiedad/Mercantil, de modo que se considere como presentante a …, D.N.I./C.I.F. …, con domicilio a efectos de notificaciones en …, teléfono …”.

EFICACIA DE LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA: DIFERENCIA DE EFECTOS CON LA PRESENTACIÓN POR TELEFAX

Como se decía en el apartado anterior, el Notario deberá informar suficientemente al interesado de los efectos que produce la presentación telemática, lo que incluye, de forma muy especial, explicar las diferencias existentes respecto de la presentación por telefax. De ahí la utilidad de dedicar un apartado a este tema.

Dado que hoy todavía lo habitual es que la presentación telemática no evita la realización de trámites presenciales, para los que, con frecuencia, será necesario expedir también una copia autorizada en soporte papel, puede plantearse qué diferencias efectivas existen entre realizar la presentación telemática o no hacerlo, para valorar si realmente existe una ganancia suficiente que haga que el sobreesfuerzo y el sobrecoste que llevan consigo la presentación telemática merecen la pena. También será ocasión de hacer referencia a los obstáculos que todavía impiden o dificultan una tramitación telemática integral.

Pues bien, respecto de la eficacia específica que produce la presentación telemática podemos hacer las siguientes consideraciones:

1) La presentación telemática de la escritura genera un asiento de presentación que podemos denominar definitivo, de sesenta días de duración, igual que lo haría la copia autorizada en papel, asiento que, por tanto, no es preciso consolidar mediante la presentación de la copia autorizada en papel. Mientras que el asiento de presentación practicado cuando se envía por telefax la comunicación del resumen de la escritura caduca si en el plazo de los diez días hábiles siguientes no se presenta en el Registro copia auténtica de la escritura que lo motivó (artículo 418.4 del Reglamento Hipotecario). Es ésta una diferencia esencial, de gran importancia, que debe ponerse de manifiesto al interesado. Es obvio que supone una gran ventaja y un importante incremento de seguridad para el adquirente, por lo que será preciso insistir especialmente sobre este particular.

2) El procedimiento telemático puede contribuir a una más pronta inscripción de la escritura en el Registro, siempre y cuando se acredite el cumplimiento de todos los requisitos necesarios para la inscripción, ya que este procedimiento puede estimular que los diversos trámites se lleven a cabo con mayor celeridad.

3) La presentación telemática tiene efectos desde su hora de recepción, y ello incluso aunque se haga fuera de horas de oficina, en cuyo caso deberá practicarse asiento correlativo por el exacto orden en que haya tenido ingreso, debiendo extenderse en el día hábil siguiente, atendiendo al orden riguroso de presentación de aquél, de conformidad con el sellado temporal (Resolución de 27 de febrero de 2008).

También aquí hay diferencias con la presentación por telefax, que, como vimos, si se presenta fuera de horas de oficina, se asienta el día hábil siguiente, inmediatamente después de la apertura del Diario, simultáneamente con los documentos que se presenten físicamente a esa misma hora (artículo 418.4 del Reglamento Hipotecario).

Es una característica no desdeñable, que refuerza el valor de la presentación telemática.

4) La presentación telemática conlleva la consideración del Notario como presentante ex lege del documento, por lo que todos los trámites del procedimiento registral deberán serle comunicados, también por vía telemática: acuse de recibo digital, práctica o denegación del asiento de presentación, calificación y despacho y práctica del asiento. Esta circunstancia permitirá al Notario conocer con exactitud las incidencias que en el procedimiento registral tiene el documento por él autorizado.

Como consecuencia, el Notario, desde el momento en que realiza la presentación telemática, no podrá negarse a que todas las comunicaciones relativas al procedimiento registral se le remitan por el mismo conducto. Así lo ha dicho expresamente, para la notificación de la calificación a efectos de los plazos para recurrir, la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 2 de febrero de 2008.

5) El objetivo último perseguido por la puesta en marcha del procedimiento telemático de presentación es hacer innecesaria la realización de gestiones presenciales ante el Registro. Si así fuera posible, podría demorarse la expedición de la copia autorizada en papel al momento en que el Registro comunicara al Notario la práctica de la inscripción, de modo que en la copia autorizada que recibiera el interesado ya constaría que la escritura está inscrita y los datos de inscripción.

Sin embargo, en muchos documentos este desideratum todavía encuentra obstáculos. Concretamente:

a) En algunos documentos es necesario acompañar documentos complementarios. Es lo que sucede, por ejemplo, con las escritura de herencia, que deben acompañarse de los certificados de defunción y del registro de actos de última voluntad o de la declaración de herederos.

Para salvar esta dificultad, la mejor solución es incorporar esos documentos, aunque sea mediante fotocopia testimoniada, a la escritura, lo que hará innecesario tener que aportar estos documentos complementarios.

También es posible que los documentos complementarios se presenten telemáticamente al Registro separadamente de la escritura, por medio de testimonio de los mismos en soporte electrónico, pero tiene que ser con posterioridad a la presentación de la escritura, puesto que la aplicación informática no permite presentar varios documentos conjuntamente. A la presentación telemática de documentos complementarios se hará referencia en la segunda parte.

Caso de que, por las razones que fuere, no se lleve a cabo la presentación telemática por el Notario de esos documentos complementarios, será posible su presentación al Registro en soporte papel. Tal circunstancia no convierte el procedimiento telemático en procedimiento no telemático. Es decir, nada impone que, en el procedimiento telemático de presentación, algunos documentos complementarios puedan ser presentados en soporte papel.

b) Pero, sobre todo, nos encontramos con la dificultad de la acreditación de que la escritura ha sido presentada en la Oficina liquidadora a los efectos de la liquidación que proceda del impuesto que devengare el acto o contrato que se pretende inscribir, sin la cual no es posible practicar la inscripción, como disponen el artículo 254 de la Ley Hipotecaria y el artículo 86.1 del Reglamento del Registro Mercantil.

Se trata de la principal razón que está impidiendo que la escritura presentada telemáticamente pueda inscribirse sin necesidad de hacer trámites presenciales ante el Registro. En efecto, la práctica más extendida consiste en que, tras la presentación telemática, se expida una copia autorizada en soporte papel, con la que se lleva a cabo la liquidación del Impuesto, copia que se presenta al Registro para acreditar esta circunstancia. Por cierto, la presentación al Registro de una copia autorizada en soporte papel, después de haberse hecho la presentación telemática, no implica que se tenga por desistido y concluido el procedimiento de inscripción telemático, tal y como dice la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 27 de febrero de 2008.

Cabe plantearse qué medios existen para evitar ese trámite presencial. Son varias las posibilidades:

- Que sea el mismo Notario el que lleve a cabo la liquidación telemática del tributo, a través de los procedimientos existentes y operativos al efecto en algunas Comunidades Autónomas (entre las que se encuentra Aragón). En estos casos, se genera una carta de pago electrónica, con pleno valor para justificar el pago del Impuesto. Se trata de un fichero en formato PDF, que el usuario descarga en el momento de hacer la liquidación y que puede imprimir. El código de identificación de que dispone permite comprobar, contra el sistema telemático de la Comunidad Autónoma, que la carta de pago es auténtica.

Pues bien, esa carta de pago puede unirse a la escritura mediante diligencia. Si la liquidación se ha realizado antes de la remisión de la copia autorizada electrónica al Registro, el envío de ésta ya llevará dentro la justificación del pago del tributo. Si se ha hecho después, bastaría con remitir una copia parcial de la escritura, limitada a la diligencia que une la carta de pago, con inclusión de ésta.

- También existe la posibilidad de que liquidación telemática haya sido realizada por el gestor o el propio interesado, que también habrá obtenido el correspondiente justificante de la liquidación. El procedimiento puede ser exactamente el mismo: se presenta al Notario dicho justificante impreso, que el Notario une a la escritura mediante diligencia y lo remite, de la misma forma antes expresada, al Registro.

- Incluso, aunque la liquidación del tributo no se haya hecho telemáticamente, la solución puede ser la misma: se presenta al Notario el justificante de pago y se hace constar por diligencia, que se remite telemáticamente al Registro.

La posibilidad de que el Notario refleje mediante diligencia la liquidación del tributo en la escritura está expresamente contemplada en el artículo 244.2 del Reglamento Notarial. Y que de esa forma queda justificada, frente al Registro, la presentación a liquidación del documento lo ha dicho expresamente la Dirección General de los Registros y del Notariado en las Resoluciones de 31 de enero y 5 de febrero de 2008, ya que esa diligencia queda amparada por las presunciones de veracidad, integridad y legalidad que acompañan a la actuación notarial. Es más, dice, “es obligación del Notario dejar constancia en las copias autorizadas expedidas, cualquiera que sea su soporte, de ese nuevo contenido producto de la dinámica documental, siendo por tanto obligado para él expedir una copia parcial de la matriz, comprensiva de la diligencia de constancia de la presentación tributaria y remitirla al Registro”. Además, como dice la misma Dirección General, los artículos 254 de la Ley Hipotecaria y 86.1 del Reglamento del Registro Mercantil deben interpretarse según la realidad social del tiempo en que deben ser aplicados y ello para dar un mejor servicio a los usuarios de los servicios registrales y notariales.

Estas Resoluciones tienen gran importancia, puesto que resuelven la que hasta este momento había sido la principal dificultad para que estas escrituras pudieran ser inscritas sin aportar documentos físicos en el Registro.

A la vista de todo ello, resulta procedente que el Notario haga saber al interesado o gestor que existe la posibilidad de actuar de la forma indicada, es decir, que, una vez liquidado el Impuesto, puede aportar el correspondiente justificante al Notario para que éste lo haga constar en la escritura y lo remita telemáticamente al Registro, de modo que se ahorrarán la práctica de trámites presenciales.

De todos modos, es previsible que haya gestores que se resistan a actuar de esta forma, por temor a que su función pierda contenido. Frente a estas suspicacias, hay que defender que lo que hace el Notario es evitar el trasiego de papel y eliminar trámites presenciales en tiempos en que los medios técnicos los hacen innecesarios.

En esta materia, parece que a lo que va a tenderse es al establecimiento de un sistema que permita comprobar directamente al Registrador que la liquidación está practicada, sin que el particular ni gestor tengan que aportar documento alguno, bien porque la Comunidad Autónoma se lo comunica directamente o bien porque existe un sistema a través del cual pudiera realizar la consulta.

Una vía previa, sobre la que se está trabajando, es que las Comunidades Autónomas, una vez que se haya practicado la liquidación del documento, con independencia de la forma en que ésta se practique, remitan el justificante de la liquidación al Notario, a fin de que éste lo refleje en la matriz y lo envíe al Registro también por vía telemática, y siempre y cuando el interesado haya autorizado al efecto al Notario, lo que se haría constar en la propia escritura, a los efectos del artículo 112 de la Ley 24/2001, tal y como ya apunta el modelo que aparece en el Anexo de la Nota de julio de 2007 del Consejo General del Notariado.

c) Un obstáculo de características similares se encuentra en la acreditación del pago del depósito para la publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil en cuanto a los documentos inscribibles en el Registro Mercantil. La forma de salvar este obstáculo es realizar el ingreso o transferencia a la correspondiente cuenta del Registro Mercantil de la cantidad que corresponda. Para facilitar la labor del Registro, conviene que en la transferencia que se haga se refleje el número de entrada correspondiente a la presentación telemática o el número de asiento de presentación.

También es posible, en aquellos Registros Mercantiles que lo acepten, que el interesado haya autorizado el cargo de esos gastos en una determinada cuenta bancaria, lo que el Notario haría constar en el pie de suscripción de la copia electrónica que se remite. Esta solución requiere que el interesado haya aceptado expresamente correr con los gastos bancarios de ese cargo, lo que también se tendría que hacer constar. Por esta vía también podría resolverse el tema de la forma de hacer efectivos los honorarios registrales por la inscripción. El Registro Mercantil de Zaragoza ha aceptado este sistema. Se propone la siguiente fórmula para añadir al pie de copia:

“Se hace constar que la sociedad poderdante ha autorizado al Registro Mercantil a cargar los gastos correspondientes a la publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y los honorarios que devengue la inscripción, incluyendo los gastos bancarios que procedan, en la siguiente cuenta bancaria: …”.

5) La realización de la presentación telemática no convierte al Notario, por este solo hecho, en gestor del documento. La función del Notario, en este punto, no es muy diferente a la que tiene cuando envía el telefax con la comunicación de presentación; la única diferencia es que, ahora, en vez de presentar el fax, presentará ya la copia.

Por ello, el sistema prevé que en la presentación se exprese quién ha de ser tenido como presentante, que puede ser el propio Notario (si es él quien lleva la gestión), el particular que decida hacer él los trámites o el gestor designado por el interesado. Ya hemos visto en los modelos antes ofrecidos la conveniencia de indicar en la escritura quién va a asumir el papel de presentante.

Todo esto conviene explicarlo bien al interesado y también al gestor que, en su caso, se encargue de la tramitación del documento, para que comprenda bien el sistema y evitar suspicacias.

ASPECTOS GENERALES SOBRE LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA

1) Documentos notariales para los que rige. En el estado actual de la materia, la presentación telemática que puede hacer el Notario está limitada a documentos notariales protocolares, tanto escrituras públicas como actas, siempre y cuando contengan actos susceptibles de inscripción. No es posible, de momento, presentar pólizas.

De todos modos, es también posible presentar telemáticamente, como documentos complementarios, testimonios notariales en soporte electrónico, cuando sean necesarios para complementar alguna escritura o acta previamente presentada. A la forma de proceder en estos casos se hará referencia en un apartado específico.

2) Registros destinatarios. Aunque el artículo 112 de la Ley 24/2001 se refiere a los tres tipos de Registros, de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, la presentación en estos últimos no está operativa, de modo que sólo es posible la presentación en los Registros de la Propiedad y Mercantiles.

Como se dijo antes, para que se pueda realizar la presentación telemática, es preciso que el Registro destinatario se encuentre operativo en el sistema de presentación. Desde hace meses, la casi totalidad de los Registros españoles están operativos.

3) Plazo de presentación. El artículo 249.2, párrafo segundo, del Reglamento Notarial, como hemos visto, establece que deberá expedir y remitir la copia autorizada electrónica “en el plazo más breve posible y, en todo caso, en el mismo día de autorización de la matriz o, en su defecto, en el día hábil siguiente”. Con independencia de lo confuso de la norma, lo que sí que está claro es que este plazo no es preclusivo, es decir, que la copia autorizada electrónica puede remitirse con posterioridad, sin perjuicio de la responsabilidad en que, en su caso, pudiera incurrir el Notario por la presentación tardía.

Realmente es lo mismo que sucede con la copia autorizada en papel: también el apartado 1 del artículo 249 establece un plazo de emisión de cinco días, pero es indudable que se pueden expedir fuera de ese plazo. Obsérvese que la terminología que utiliza el Reglamento en ambos apartados es casi idéntica; luego la solución no puede ser diferente.

Así lo ha confirmado la Dirección General de los Registros y del Notariado en la Resolución de 4 de febrero de 2008: la única consecuencia prevista para el incumplimiento del plazo que establece el artículo 249.2 es la posible responsabilidad del Notario; en cambio, el título no queda invalidado por la remisión fuera del indicado plazo. Entender lo contrario impediría que pudiera presentarse telemáticamente una copia auténtica de una escritura otorgada años atrás que, en su día, por la razón que fuere, no se presentó al Registro y que ahora se desea presentar.

4) Compatibilidad con la presentación por fax. La cuestión que aquí planteamos es si es posible presentar primero el telefax con la comunicación conteniendo el resumen de la escritura, generando así el asiento de presentación provisional, y consolidar después el asiento de presentación remitiendo la copia autorizada electrónica. Tal forma de proceder puede ser muy útil en aquellos casos en que resulta conveniente presentar la escritura inmediatamente y existe una dificultad para enviar la copia telemática tan rápido.

Del criterio altamente restrictivo que inspira la Nota del Consejo General del Notariado de Julio de 2007 podría inferirse que donde cabe la presentación telemática no puede haber presentación por fax; mucho menos que operen simultáneamente.

Sin embargo, ni esa solución se infiere de los textos legales que estamos examinando, ni resulta razonable limitar una posibilidad que sólo pretende dar el máximo grado de seguridad. Téngase en cuenta que la funcionalidad de la copia autorizada electrónica es la misma que la de la copia autorizada en papel y, por tanto, opera en un plano distinto al del telefax de presentación: presentar la copia electrónica tiene el mismo efecto que presentar la copia en papel, luego también tiene el de consolidar el asiento de presentación provisional generado por el fax.

Estimar que existe una prohibición de presentar la copia autorizada electrónica por haber enviado previamente el telefax supone una restricción que no está en la Ley 24/2001 y que el Reglamento no podría imponer, precisamente cuando lo que ha pretendido éste es generalizar la presentación telemática, no ponerle obstáculos. Además, una interpretación restrictiva sobre este particular no favorece la seguridad del tráfico jurídico inmobiliario, que es el objetivo que todo el sistema busca y que debe servir de guía para interpretar la norma.

Es preciso advertir que algunos Registros siguen el discutible criterio de entender que si el Notario ha presentado la escritura por fax y luego presenta copia autorizada telemática, esta copia tiene la virtualidad de consolidar el fax, pero no convierte la tramitación registral en telemática, de modo que no consideran aplicables, en ese caso, las reglas de la presentación telemática, ni las consiguientes obligaciones de comunicación telemática al Notario de las circunstancias del procedimiento registral. No parece acertado este criterio, porque lo que determina que estamos ante una presentación telemática es el tipo de copia autorizada que se presenta al Registro, con independencia de que haya habido previamente un asiento provisional causado por un fax.

5) Aplicación informática para la presentación. La presentación telemática sólo puede llevarse a cabo a través de la aplicación informática denominada Inscripción de escrituras en el Registro, que se encuentra ubicada en el servidor PLATON de cada Notaría. Entre las diversas soluciones técnicas posibles, el Consejo General del Notariado ha optado por la de imponer la implantación de un servidor especial en cada Notaría y que la presentación telemática sólo se pueda llevar a efecto desde él. Existían posibilidades alternativas, que no habrían requerido la instalación de los servidores PLATON en las Notarías, pero el Consejo General del Notariado ha considerado más idónea esta solución, sin duda más costosa y compleja de gestión y que supone introducir en las Notarías un elemento externo controlado directamente desde Ancert.

Al servidor PLATON de cada Notaría puede accederse desde el correspondiente icono  de SIGNO existente en el SIC, accesible tanto si se entra mediante el certificado electrónico, como utilizando el nombre de usuario y contraseña correspondientes, ya sea del Notario o de los empleados de la Notaría. Téngase en cuenta que para el correcto funcionamiento de las aplicaciones del servidor PLATON es preciso tener correctamente configuras los DNS, a cuyo efecto habrá que seguir las instrucciones suministradas en el documento “Configuración del Servidor de Dominios (DNS) de Ancert en los equipos de la Notaría”, que pueden encontrarse en el SIC: Catalógo de Documentos/Soporte Técnico/Información/RENO: Configuración de los DNS para optimizar al máximo su rendimiento.

También es posible acceder a SIGNO/PLATON a través del navegador de Internet y mediante la dirección IP del servidor PLATON de la Notaría. En ese caso, el acceso a la aplicación no se lleva a cabo mediante los certificados electrónicos, sino incluyendo el número de usuario y la contraseña que se tengan establecidos para acceder al SIC.

Probablemente, en breve tiempo sólo sea posible acceder a SIGNO/PLATON a través de la tarjeta criptográfica, quedando deshabilitada la posibilidad de utilizar para ello el mecanismo de usuario/contraseña.

Como veremos, la aplicación permite presentar la misma escritura en varios Registros, sea porque contiene inmuebles en el ámbito territorial de varios Registros de la Propiedad, sea porque además de ser inscribible en el Registro de la Propiedad lo es en el Registro Mercantil (por ejemplo, la escritura de constitución de sociedad o ampliación de capital en la que se aportan bienes inmuebles).

Además, la función Gestión de inscripciones permite comprobar el estado de cada documento y los diversos pasos que ha dado.

Existe una Guía Rápida de Usuario, que se puede descargar desde la pantalla inicial de la aplicación y que hay que leer, aunque se pretende que lo que se explica en estas notas sea suficiente para trabajar con la aplicación.

Constitución de sociedades limitadas nueva empresa o sociedades limitadas ordinarias con tramitación telemática. Por excepción, cuando se trata de constitución de sociedades de responsabilidad limitada nueva empresa en que los interesados optan por el sistema de tramitación telemática integral al que se refiere el artículo 134.2 de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada o de constitución de sociedades limitadas ordinarias en que se sigue el sistema regulado en la Disposición Adicional Octava de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada, desarrollado por el Real Decreto 1332/2006, la presentación telemática sigue un procedimiento completamente diferente.

En estos casos, sí que todos los trámites (obtención del CIF, liquidación del Impuesto de Operaciones Societarias e inscripción en el Registro Mercantil) son telemáticos, de modo que sí que se consigue el objetivo de que la copia autorizada en papel se pueda emitir una vez que todos los trámites se han realizado y con expresión del resultado producido por todos ellos. Pero la presentación no se lleva a cabo a través de PLATON, en la forma que estamos examinando, sino por la aplicación que existe en el SIC para ese fin, denominada Tramitación Telemática de Sociedades Limitadas. Es un sistema basado en la red CIRCE, que es la que gestiona todos los trámites, y que requiere su iniciación en el correspondiente punto de asesoramiento e inicio de tramitación (PAIT). Los Notarios deben tener activada su agenda electrónica para poder ser elegidos por los interesados que acuden al PAIT; la activación y gestión de la agenda se hace desde el apartado correspondiente de la misma aplicación. No es objetivo de estas notas el examen de este otro sistema de tramitación telemática, por lo que, en este punto, nos remitimos a las reglas establecidas para el mismo.

De todos modos, nada impide que el particular decida no seguir ese sistema de tramitación y opte por que el Notario realice la presentación telemática en la forma que aquí estamos examinando. El resto de los trámites deberán ser realizados en la forma ordinaria.

Por otro lado, el sistema de tramitación telemática de estas sociedades sólo está operativo para la escritura de constitución (y las escrituras de rectificación de la de constitución), de modo que el resto de las escrituras relativas a las sociedades limitadas nueva empresa o a las sociedades limitadas ordinarias que se hayan constituido por el sistema del Real Decreto 1332/2006 tendrán que hacerse por la vía ordinaria, incluyendo la posibilidad de que se presenten telemáticamente por el procedimiento establecido en el artículo 249 del Reglamento Notarial que aquí estamos examinando.

6) Utilización de los certificados electrónicos. La remisión de los documentos que se presentan telemáticamente al Registro debe ir suscrita con la firma electrónica reconocida del correspondiente Notario, mediante la utilización de su certificado electrónico inserto en su tarjeta criptográfica, cuyo uso es estrictamente personal; la delegación de su utilización en empleados de la Notaría constituiría una falsedad en documento público equivalente a la que se produciría si se permitiera firmar las copias autorizadas en papel a un empleado. Además de infracción disciplinaria muy grave, conforme al artículo 43.Dos.2.A.h.d de la Ley 14/2000.

Todas las tareas previas, anteriores a lo que es la remisión misma del documento, pueden haber sido realizadas por empleados de la Notaría que estén autorizados a acceder al SIC o a SIGNO. La suscripción por el Notario sólo es necesaria en el momento mismo de la remisión.

Un Notario puede remitir copias de las escrituras autorizadas por él mismo y también de las autorizadas por sus antecesores de cuyos Protocolos está encargado.

Firma por sustitución. También es posible firmar copias electrónicas y remitirlas por sustitución, es decir, firmando un Notario en sustitución de otro, en los casos en que la sustitución está reglamentariamente autorizada. Para ello, es preciso que, primero, un empleado del Notario sustituido acceda al servidor PLATON de éste; una vez dentro de él, el Notario sustituto podrá firmar el envío con su propio certificado electrónico (sobre el particular, puede verse el documento “Administración de Usuarios y Expedientes Electrónicos en PLATON. Informe de Requerimientos”).

7) Operativa. En principio, como se decía antes, el objetivo final que se busca es que toda la tramitación de la escritura sea telemática, de modo que no sea necesario realizar trámites presenciales en el Registro. Pero también poníamos de manifiesto las dificultades que todavía existen para el logro de este objetivo. Con arreglo a ello, tal y como adelantábamos antes, hay que distinguir dos posibilidades:

- En los casos en que sea posible acreditar todos los requisitos necesarios ante el Registro sin necesidad de expedir la copia autorizada en soporte papel y el interesado no la precise para otras finalidades, el Notario podrá esperar a expedir la copia autorizada en papel a recibir la comunicación del Registro de que la inscripción se ha producido, que reflejará mediante diligencia. El interesado podrá recoger la copia autorizada en soporte papel de la Notaría, en la que ya constará la práctica de la inscripción, sin que, por ello, tenga que realizar ningún trámite adicional (salvo los específicos que pudieran ser precisos, en su caso).

- Sin embargo, son todavía muy numerosos los supuestos en los que el interesado, o su gestor, solicita con carácter inmediato la copia autorizada en soporte papel para la realización de los trámites tributarios y luego la lleva al Registro ante el que ya está presentada la copia autorizada electrónica para que allí le pongan los cajetines de inscripción correspondientes. En estos casos, la operatoria es similar a la seguida cuando no hay presentación telemática y sí telefax de presentación: una vez que el Notario haya presentado la copia electrónica y recibido la confirmación de la extensión del asiento de presentación, lo hará constar por diligencia, expedirá la copia en papel y se la entregará al gestor o interesado; y cuando el Registro inscriba la escritura y lo comunique a la Notaría, se reflejará por nueva diligencia en la matriz y también en la copia autorizada si el interesado la aporta al efecto.

Sobre esta segunda modalidad de operatoria, la Resolución de 27 de febrero de 2008, a la que antes ya se hizo referencia, rechaza la pretensión del Registrador de tener por desistido y concluido el procedimiento de inscripción telemático por el sólo hecho de haberse presentado con posterioridad copia en papel, afirmando que el Registrador ha de practicar al Notario autorizante las notificaciones contempladas en el art. 112.2 de la Ley 24/2001 bajo la sola premisa de que se haya producido la presentación telemática del título. Y ello porque en virtud del párrafo primero del mismo artículo, el Notario tiene la condición de presentante «ex lege» (opción del legislador distinta a la que dimana del art. 6 LH), cuya obligación jurídico pública, dado por supuesto que el interesado opte por inscribir, sólo quedaría excepcionada si el propio interesado, exime expresamente al Notario de su deber de presentar telemáticamente el título.

Por último, es preciso tener en cuenta que, durante el proceso de presentación telemática, será necesario practicar varias diligencias en la escritura, alguna de ellas a lo mejor larga y que pueden retrasarse varias semanas, en concreto la que refleja la práctica de la inscripción. Por ello, se aconseja que se reserven uno o, mejor, dos folios timbrados en blanco en la matriz, destinados a recoger estas diligencias. A estos efectos, puede ser conveniente que en la parte superior derecha de estos folios en blanco se estampe un sello en que ponga algo parecido a lo siguiente: “Folio agregado a la matriz número … del Protocolo de Don … para la consignación de notas y diligencias”. De esta manera se evitará tener que poner las diligencias en los laterales de la escritura, lo cual dificulta la legibilidad y da mucho más trabajo.

8) Tratamiento arancelario. La presentación telemática de la escritura lleva consigo la expedición de una copia autorizada adicional de la escritura, la electrónica. La dificultad se encuentra en determinar qué honorarios arancelarios genera la copia autorizada electrónica, puesto que en el Decreto regulador del Arancel no está regulada y su aplicación sin más de las reglas previstas para las copias autorizadas en papel no deja de suscitar dudas.

Se trata de una cuestión muy delicada, como todas las arancelarias, acerca de la cual es fundamental que existan soluciones claras, porque todo el sistema de presentación telemática puede verse duramente afectado por un tratamiento arancelario errático y disperso por parte de los Notarios, como, desgraciadamente, está sucediendo en algunos casos. Por ello, mientras no se apruebe la reforma del Arancel notarial que aclare esta materia, se hace imprescindible que los órganos corporativos del Notariado, particularmente el Consejo General del Notariado, dicte instrucciones claras, que hagan posible que todos los Notarios sepan qué criterio seguir y no se transmita la imagen de que cada Notario hace una cosa distinta.

Hasta ahora, el Consejo General del Notariado lo que ha dicho, en las Notas de julio de 2007 ha sido lo siguiente: “El principio del que debe partirse así es el de la neutralidad, es decir, en ningún caso, el empleo de las nuevas tecnologías debe comportar un incremento de costo para el ciudadano”. En la medida en que no parece lógico que el Notario deba realizar y remitir la copia electrónica sin cobro alguno de honorarios, no se sabe cómo hay que entender las Notas del Consejo.

Hay que tener en cuenta que la presentación telemática por parte del Notario va a acabar reduciendo los costes que lleva la tramitación del documento, al hacer innecesarios los trámites presenciales ante el Registro. Ése es el objetivo de la Ley de medidas de impulso de la productividad. Lo que no puede presumirse de dicha Ley es que el Notario deba expedir esta copia sin cobro alguno.

El Colegio Notarial de Aragón ha tratado de suplir esas carencias dando unas pautas iniciales moderadoras sobre este particular, pero serían necesarios unos criterios generales y más definitivos.

Aparte de la copia autorizada electrónica también es posible minutar las diligencias que se redacten en la escritura para hacer constar la presentación (igual que con la presentación por fax). Recuérdese que son dos las diligencias que hay que practicar en la escritura: la que deja constancia de la presentación y la que, al final, indica que el documento que fue presentado telemáticamente ha sido inscrito.

Cuando el Notario no lleve la gestión del documento, no podrá percibir cantidades por tal concepto por el hecho de presentar telemáticamente la escritura, igual que no puede hacerlo por el solo hecho de presentar el telefax.

SEGUNDA PARTE: PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN

Vamos a examinar los diversos pasos que deben seguirse para la presentación telemática de una escritura en un Registro público por parte del Notario autorizante de la misma (o su sucesor o sustituto). También nos referiremos al seguimiento ulterior del documento, hasta su inscripción, así como a la vía de hacer rectificaciones.

1) Elaboración de la copia autorizada electrónica. La presentación telemática supone la previa elaboración de la copia autorizada electrónica, con inclusión de los documentos unidos debidamente digitalizados. Este proceso se lleva a cabo desde el sistema informático local de la Notaría.

La elaboración de copias autorizadas electrónicas no es privativa de la presentación telemática de escrituras en los Registros, ya que puede tener otras finalidades: remitir la copia a otro Notario, a algunas Administraciones públicas, etc. Sin embargo, parece oportuno tratar aquí todo el proceso, para recordar cómo proceder y porque, en estos casos, existen algunas particularidades que aprovecharemos para resaltar.

Básicamente, los pasos a seguir para elaborar una copia autorizada electrónica son lo siguientes:

a) En primer lugar, es preciso disponer de un fichero de texto (lo habitual será en formato Word) cuyo contenido sea idéntico a la escritura autorizada. Esto requiere que la Notaría tenga una operativa que garantice que toda escritura, después de firmada, es cuidadosamente repasada, de modo que el fichero que contiene el texto impreso firmado se completa y corrige en todo lo necesario. Es muy importante que esos ficheros conteniendo el texto firmado de la escritura queden protegidos, para que no puedan alterarse accidentalmente y se tenga la seguridad de que cualquier modificación se realiza bajo el control del Notario.

b) En segundo lugar, hay que digitalizar todos los documentos unidos a la escritura, a través de un scanner, para que puedan remitirse dentro de la copia. No conviene que la digitalización se haga en alta resolución, ni en color, porque, si así se hiciera, los ficheros resultantes ocuparían mucho espacio y serían más lentos de manejar; una resolución de 200 o 300 dpi suele ser suficiente para que la inmensa mayoría de los documentos puedan leerse con claridad. Esos documentos unidos también deberían protegerse para evitar su borrador o alteración sin el debido control.

c) A continuación, habrá que vincular los documentos unidos al fichero de texto, para que puedan remitirse como un fichero único, ya que la aplicación informática de remisión de escrituras admite un solo fichero, de modo que, necesariamente, los documentos unidos deben enviarse formando un fichero único con el texto de la escritura; no pueden enviarse ambas cosas en ficheros independientes.

d) Lo siguiente será preparar la copia añadiendo el correspondiente pie de copia, donde se haga constar: su condición de tal, la finalidad para la que se expide, fecha, quién va a actuar como presentante, si no consta ya en el cuerpo de la escritura, y las demás circunstancias propias de las copias (salvo la referencia la timbre). También podrán hacerse constar otras circunstancias específicas que puedan ser necesarias en caso particulares, como la autorización de cargo en cuenta a que nos referíamos antes o el hecho de que esa copia sea complementaria o rectificatoria de otra previamente remitida.

Una fórmula a utilizar puede ser la siguiente:

“ES COPIA ELECTRÓNICA de su original, que obra en mi Protocolo corriente de instrumentos públicos bajo el número al principio expresado, y yo, el Notario la expido para su presentación telemática al Registro de la Propiedad/Mercantil, debiendo tenerse por presentante a …, con D.N.I./C.I.F. …, y fijándose como domicilio para notificaciones … y teléfono …. En mi residencia  a …. DOY FE”.

e) Aunque no parece preciso que la copia autorizada electrónica se prepare con el mismo formato de líneas y sílabas que las copias autorizadas en papel, sin embargo, creemos que sí es conveniente hacerlo así, por uniformizar el aspecto externo de las copias autorizadas. Además, según cómo se interprete el aspecto arancelario, cambiar el formato podría tener consecuencias en este ámbito.

f) A continuación, habrá que convertir el documento que contiene la copia elaborada, con sus documentos unidos, a formato PDF, puesto que este formato es de uso obligado en la presentación de copias a los Registros públicos, tal y como estableció el apartado Tercero de la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 18 de marzo de 2003, dictada en desarrollo del artículo 107 de la Ley 24/2001. De hecho, la aplicación de presentación telemática de escrituras en los Registros sólo acepta ficheros que estén ese formato.

Para hacer la conversión, existen diversas aplicaciones en el mercado todas las cuales pueden utilizarse para este fin. Ancert tiene disponible una, denominada Findeprint pdfFactory, que puede descargarse desde el SIC: Catálogo de documentos/Soporte Técnico/Descargas.

Respecto de la conversión a PDF, vale lo dicho antes sobre que no conviene darle excesiva resolución al fichero.

Cabe también una alternativa a todo lo expuesto, que consistiría en imprimir lo que va a ser la copia autorizada electrónica acabada, con sus documentos unidos, de la misma forma a como se imprimiría una copia en soporte papel (eso sí con las correspondientes adaptaciones en el pie de copia y sin papel timbrado) y, a continuación, desde el ejemplar impreso, digitalizarla toda ella en formato PDF, de modo similar a como si se estuviera haciendo una fotocopia. Pero resulta más aconsejable proceder de la forma expresada anteriormente.

g) Por último, será preciso guardar el fichero PDF generado en alguna carpeta del disco duro del ordenador creada con ese fin y que esté accesible desde el ordenador desde el cual vaya a remitirse la copia electrónica. Una buena organización hará conveniente que la carpeta en que se almacenan estos ficheros esté bien identificada, mejor si está organizada por años, y los ficheros denominados con el número de Protocolo que les corresponda.

Téngase en cuenta que, hasta ese momento, en puridad, todavía no hay copia electrónica, puesto que se trata de un fichero que no ha sido firmado electrónicamente, ya que la firma se lleva a cabo simultáneamente con la remisión.

2) Presentación de la escritura. A partir de aquí ya es necesario acceder a la aplicación de presentación telemática, que, como se ha dicho, está dentro de SIGNO/PLATON. Ya se explicó antes cómo acceder a ella.

Al entrar en la aplicación, lo primero que se ve es la pantalla de Avisos. En la parte izquierda aparece el Menú con las diversas funciones de la aplicación.

La remisión de la escritura comprende dos fases: la de preparación del envío y de la remisión.

1. Preparación del envío, cumplimentando el formulario y adjuntando el fichero que contiene la copia. Para ello, hay que marcar, en el Menú de la izquierda la función Inscripción en Registros y luego Nueva Inscripción.

A partir de ahí, se abre un formulario que es preciso rellenar con los datos necesarios. Los datos que constan en negro son obligatorios. Los azules no lo son en todo caso, aunque pueden serlo si se trata de datos que sí que son relevantes en el documento de que se trate (por ejemplo, el número de subfinca, si se trata de una plaza de aparcamiento por cuotas).

El formulario se compone de los siguientes datos:

a) En la primera pantalla, habrá que indicar el número de Protocolo y la fecha, para la que existe un asistente en forma de calendario, al que se accede pulsando en el botón Seleccionar. Una vez puesta la fecha, se pulsa en Siguiente.

b) En la segunda pantalla:

- Se puede, si se quiere, rellenar el campo del NIF/CIF/NIE del otorgante principal, para que sirva en búsquedas posteriores. No es obligatorio.

- Si la escritura va dirigida a un Registro Mercantil, hay que pulsar sobre Añadir Sociedad y, en la pantalla que se abre, indicar los datos de la sociedad que se requieren y luego se pulsa en Guardar. Téngase en cuenta que si hay varias sociedades que deben inscribirse, habrá que introducirlas todas, de una en una.

- Si la escritura va dirigida a un Registro de la Propiedad y el inmueble o inmuebles que contiene están inmatriculados, se marcará Añadir inmueble inmatriculado, con lo que se entra en otra pantalla, en la que habrá que rellenar los datos que corresponda. Téngase en cuenta que el dato Sección es obligatorio; si el inmueble no tiene Sección específica, se pondrá “0”. Una vez acabado, se pulsa Guardar. Si la escritura tiene varios inmuebles, habrá que introducirlos todos, de uno en uno.

- Si la escritura contiene algún inmueble que no está inmatriculado, sencillamente, en la ventana correspondiente se hará constar el número de inmuebles que contiene la escritura sin inmatricular.

Obsérvese que en un mismo doc