FOLIOS ELECTRÓNICOS. TIMBRE

Vicent Simó Sevilla, notario de Oliva (Valencia)

 

La Orden HAC/305/2025, de 27 de marzo, sujeta a tributación los folios de matriz electrónica y de copia autorizada electrónica con destino a tercero.

Según la exposición de motivos de la Orden, “se ha producido la creación de nuevos documentos o efectos que implican el devengo y recaudación de la figura impositiva de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados y que deben ser contemplados en la norma”.

La E.M. explica la enigmática “creación de nuevos documentos” así:

“En este sentido, la Ley 11/2023, de 8 de mayo,… crea dos nuevos tipos de documentos notariales electrónicos, constituidos por el folio de matriz electrónica y el folio de copia autorizada electrónica con destino a tercero”.

No es que el documento electrónico esté constituido por folios, o sea, conste de uno o más folios, en la Orden, documento y folio son sinónimos (Cfr. “el Consejo General del Notariado, comunicará al Comisionado para el Mercado de Tabacos el desglose de los ingresos y el número de documentos utilizados en el mes inmediato anterior”).

¿Es cierto que la Ley 11/2023 crea nuevos tipos de documentos, o de folios?

Según la opinión dominante, dicha ley, en vigor desde el 9 de noviembre de 2023, introduce el protocolo electrónico, que es un duplicado o versión digital del protocolo en papel.

El protocolo electrónico, sin embargo, ya existía en las notarías desde que los notarios utilizan ordenadores. La Orden JUS/484/2003, de 19 de febrero, creó el fichero “Protocolo y documentación notarial”, de estructura informática, y en la circular 1/2004, el Consejo General del Notariado dictó medidas sobre la conservación de ese fichero, estableciendo la obligación de entregar al notario entrante lo que denominó “Reproducción informática del protocolo” y definió como “Cualesquiera soportes informatizados que sean reproducción de los instrumentos públicos que conforman el protocolo notarial”. Definición que no dista mucho de la que resulta del artículo 17.2 LN: “Las matrices de los instrumentos públicos tendrán igualmente reflejo informático en el correspondiente protocolo electrónico bajo la fe del notario”.

La Ley 11/2023 no crea el protocolo electrónico, sino que delega en el Consejo General “la adopción de las medidas técnicas que garanticen la integridad, indemnidad y no manipulación de ese protocolo electrónico” y dispone que el protocolo electrónico se custodiará mediante su depósito electrónico en el Consejo General. Esta es la verdadera novedad: antes las medidas técnicas eran las que aplicaba cada notario, con la ayuda de sus informáticos, y ahora son las que dicte el Consejo; antes los notarios custodiaban el protocolo electrónico en sus equipos informáticos, y los entregaban a los notarios entrantes cuando salían, ahora los depositan en el Consejo.

La Ley 24/2001 ya contempló la posibilidad de redactar los instrumentos públicos en soporte electrónico, como alternativa de los documentos en soporte papel (“Los documentos públicos autorizados por Notario en soporte electrónico, al igual que los autorizados sobre papel…”, art. 115), con la firma electrónica avanzada del notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes, para lo que era necesario que reglamentariamente se regularan los requisitos indispensables para la autorización y conservación del instrumento público electrónico, como prevé el art. 17 bis LN.

La Ley 11/2023 da un paso atrás y no concibe los documentos en soporte electrónico como alternativa de los documentos en soporte papel, como ocurre en Francia, sino como mero reflejo: papel y archivo electrónico han de coexistir, y en caso de discordancia, prevalece el primero, porque el segundo es reflejo del primero.

La Ley 11/2023 introduce además la posibilidad de realizar el otorgamiento y autorización de ciertas pólizas, actas y escrituras a través de videoconferencia. Aunque el art. 17.2 dice que las matrices (en soporte papel, se entiende) tendrán reflejo informático en el protocolo electrónico, en el caso de otorgamiento por videoconferencia se ha sostenido que se produce el reflejo inverso, es decir, que primero es la matriz electrónica y después la matriz en papel. Así, el notario Alfonso de la Fuente explica que “Una vez firmado el documento electrónico (en PDF) hay que imprimir el documento en papel notarial para incorporarlo al protocolo ordinario, que tendrá que ser firmado por el notario” y el notario Alejandro Sáez Ripoll también cree que después de firmada la escritura electrónicamente, se imprimirá en papel timbrado. No puede ser así, porque la matriz electrónica es siempre un reflejo informático de la matriz papel, ex art. 17.2, y no a la inversa.

Sigue sin regularse reglamentariamente, con carácter general, la redacción de documentos en soporte electrónico con la firma electrónica del notario y de los otorgantes o intervinientes, prevista desde la ley 24/2001. Esta modalidad de fe pública no puede confundirse con una de sus especies, el otorgamiento a distancia por videoconferencia, porque también podrían otorgarse documentos en soporte electrónico con presencia de los otorgantes, como ocurre en Francia desde 2001 (vid. acte authentique électronique). El Reglamento notarial no regula mínimamente el otorgamiento en soporte electrónico, y a pesar de que es competencia del gobierno, ANCERT ha creado por su cuenta un procedimiento para el otorgamiento en soporte electrónico a distancia, por videoconferencia, lo que no resulta sorprendente, teniendo en cuenta los antecedentes de la compañía, pero no por ello deja de ser anómalo. Pienso que, para poder autorizar documentos por videoconferencia, era necesario que el gobierno, previamente (art. 17 bis.2 LN), regulara los requisitos indispensables para la autorización de instrumentos públicos electrónicos -con o sin presencia de las partes-.

La Orden HAC/305/2025 dice que la Ley 11/2023 crea el folio de matriz electrónica y el folio de copia autorizada electrónica con destino a tercero.

Aunque admitamos que lo de antes no era protocolo electrónico, sino una suerte de “protoprotocolo electrónico”, y que los folios de matriz electrónica sólo existen desde el 9 de noviembre de 2023, el caso de los folios de copia autorizada electrónica es distinto.

La ley 24/2001 introdujo la posibilidad de expedir copias autorizadas electrónicas “para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano de las Administraciones públicas o jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio”. La especie “copia autorizada electrónica con destino a tercero” de la Orden HAC/305/2025 no está en la Ley, ni en el Reglamento notarial.

Se trata de una creación artificiosa del Consejo para exceptuar las copias que se remiten a los registros y organismos públicos, del régimen de expedición de las copias autorizadas electrónicas introducido por la Ley 11/2023. En la Parte I del Cuestionario protocolo electrónico y autorización por videoconferencia, difundido por el Consejo General del Notariado, se encuentran la siguiente pregunta, y su respuesta:

La copia que se presenta en el Registro de la propiedad, ¿se debe recuperar desde Protocolo Electrónico?

Las copias que se remiten al Registro de la Propiedad o Mercantil se siguen rigiendo por la Ley 24/2001 y por lo tanto la forma de generación y envío no sufre variación. Su remisión genera, lógicamente, la obligación de subir la nota de expedición al Protocolo Electrónico para su constancia, pero no necesita CSV. Lo recomendable es generarlas a partir del Protocolo Electrónico para evitar discordancias.

La regulación de la copia autorizada electrónica en el artículo 17 bis de la Ley del Notariado es única. Antes sólo podía expedirse para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano de las Administraciones públicas o jurisdiccional, y ahora se abre el campo a cualquier persona que tenga derecho a ella, pero su regulación sigue siendo única: se remitirá a través de la sede electrónica notarial (art. 17 bis 3); el notario insertará en la copia autorizada electrónica un código seguro de verificación.

La Ley no autoriza a distinguir dos clases de copias autorizadas electrónicas según los destinatarios, y en todo caso, la Ley 11/2023 es posterior y contiene una regulación única y general, sin distinción. Será un engorro, pero es de ley, y el Consejo lo ha mitigado con la creación de esa distinción artificial, que la Orden hace suya alegremente. La expresión “con destino a tercero” es desafortunada. ¿Cómo puede llamarse tercero al otorgante del documento, que es el primero que tiene derecho a copia?

Las copias autorizadas electrónicas llevan 25 años circulando en el ámbito restringido de la comunicación entre notarías y registros, y la administración fiscal decide ahora que no están sujetas a la cuota fija de AJD, pero las que tras la Ley 11/2023 pueden expedirse a favor de otros sujetos, mal llamadas “con destino a tercero”, sí lo están.

Otro concepto de dudosa aplicación es el de folio electrónico.

El artículo 70 de la Ley de Procedimiento Administrativo dispone que “Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrónico,… se enviará completo, foliado, autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga”. Y el artículo 48 de la Ley de Jurisdicción Contencioso-administrativa también dispone que cuando un juzgado reclame un expediente, “se enviará completo, en soporte electrónico, foliado, autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga”.

En el ámbito judicial, el art. 26 de la Ley 18/2011 disponía que “El foliado de los expedientes judiciales electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la oficina judicial actuante, según proceda.”

Las hojas que componen el protocolo en soporte papel se folian por exigirlo la Ley del Notariado desde 1862 (art. 17), pero la ley 11/2023 no prevé la foliación del protocolo electrónico, aunque podría haberlo hecho, como en los ámbitos administrativo y judicial lo han hecho las leyes citadas.

De hecho, en la Parte I del Cuestionario protocolo electrónico y autorización por videoconferencia, difundido por el Consejo General del Notariado, se encuentran la siguiente pregunta, y su respuesta:

“¿Habrá que foliar el protocolo electrónico?

En el Índice Único se deben informar los folios de la matriz. Con la entrada en vigor de la Ley 11/2023 habrá que informar del número de folios en papel y del número de folios en formato electrónico. En consecuencia, en el próximo Pleno del Consejo General del Notariado se propondrá dicha modificación en el Índice Único.”

Vemos como el Consejo se limitaba a decir que habría que informar del número de folios, pero no hacía referencia a la foliación, lo que es lógico, porque la Ley no la impone ni la prevé. En sesión de 6 de noviembre de 2023 la Comisión Permanente acordó modificar el Índice Único “para incorporar como campo obligatorio a informar en cada instrumento público el número de folios de matriz del soporte papel por separado del número de folios en soporte electrónico.”

En mi opinión, mientras la Ley, o el Reglamento que la desarrolle, no imponga la foliación del protocolo electrónico -como han hecho las leyes citadas-, no puede hablarse en sentido jurídico, ni técnico ni usual, de folios electrónicos.

Esto es así porque técnicamente las matrices -y las copias- electrónicas no se componen de folios -hojas-. Son archivos informáticos, que se miden por bytes, y que pueden tener otros formatos, además del pdf, mientras que los documentos en papel se miden por folios u hojas.

Sin embargo, es doctrina reiterada de la Dirección General en numerosas resoluciones de impugnación de honorarios, que las copias autorizadas electrónicas deben minutarse por el número 4 del Arancel notarial tomando como número de folios el que tendría el fichero electrónico al ser impreso en papel, con el argumento de que la copia electrónica puede mensurarse sin ninguna dificultad en la misma forma que la copia de papel: “cuando el documento se confecciona por medios informáticos, la extensión de la copia al ser impresa en papel no es más que reflejo de la extensión del fichero electrónico, y por otra, los parámetros del formato informático que deben definirse, es decir, los que determinarán la extensión del documento al trasladarse al soporte papel, serán imperativamente los necesarios para que este último cumpla las prescripciones del Reglamento Notarial (vid. artículos 155 y 247), de forma que sin ninguna dificultad puede mensurarse la copia electrónica en la misma forma que la copia en papel”.

Es obvio que, si el documento electrónico se imprime en papel, se creará un documento compuesto por x hojas, pero eso no significa que el documento electrónico tenga x hojas. La extensión de la copia en soporte papel no es un reflejo de la extensión del fichero electrónico. Es una ficción que resuelve el problema de su minutación. Las prescripciones del artículo 155 están pensadas para pliegos de papel (márgenes, líneas, espacios en blanco) y no tienen ningún sentido para los documentos electrónicos, cuyo formato no se ha regulado hasta la fecha: en el Reglamento notarial no hay ninguna prescripción de formato para el documento en soporte electrónico -hay otros formatos, aparte del pdf-.

La ley delega en el Consejo “la adopción de las medidas técnicas que garanticen la integridad, indemnidad y no manipulación de ese protocolo electrónico” pero la regulación del formato es competencia del Gobierno (“Reglamentariamente se regularán los requisitos indispensables para la autorización o intervención y conservación del instrumento público electrónico en lo no previsto en este artículo”, art. 17 bis.2 LN).

La E.M. de la Orden HAC/305/2025 proclama que “Estos nuevos documentos, de conformidad con el texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1993, de 24 de septiembre, y su reglamento de desarrollo, están sujetos al impuesto en su modalidad de Actos Jurídicos Documentados, documentos notariales y, por tanto, a la llamada cuota fija de esta modalidad impositiva”.

La afirmación es sorprendente, en primer lugar, porque se deja caer así, en el preámbulo de la norma, como si nada, 25 años después de la aparición de las copias autorizadas electrónicas. Y, en segundo lugar, porque es impropia de un Estado de Derecho.

Ya señaló Javier Máximo Juárez en un artículo publicado en la web notariosyregistradores.com en noviembre de 2023, que una “Orden Ministerial… carecería de sustento normativo pues carece de todo apoyo, siquiera reglamentario”. En sus conclusiones, considera que la no sujeción del protocolo electrónico a la cuota fija de AJD “resulta no solo de su ineptitud para realizar el hecho imponible, también de la propia normativa del ITP y AJD”. Al coexistir, por imperativo legal, el protocolo electrónico con el protocolo en papel, referidos siempre a una única e inescindible matriz, la sujeción de ambos “supondría una redundante tributación.”

También la Dirección General (Resolución de 28 de febrero de 2024, citada) considera que “desde el punto de vista sustantivo, existe una única matriz… y desde el punto de vista formal, el protocolo electrónico no es más que un mero reflejo informático de la matriz en formato papel, a la que mediante una ficción jurídica se considera asimismo original o matriz, y así resulta de la propia regulación del artículo 17.2 Ley del Notariado”.

La Ley sujeta a gravamen los documentos notariales con la modalidad de actos jurídicos documentados mediante cuotas variables y fijas (art. 27 R.D.L. 1/1993).

En el caso de la cuota variable, el Tribunal Supremo ha dejado claro que el hecho imponible no es el mero otorgamiento de determinadas escrituras públicas, sino los actos jurídicos que se documentan y que pone de manifiesto una capacidad económica.

En el caso de la cuota fija, el hecho imponible es la obligatoria extensión en papel timbrado de los documentos notariales: la cuota tributaria se satisface obligatoriamente mediante la utilización de papel timbrado en las matrices y las copias autorizadas de las escrituras y actas notariales, y en los testimonios.

Así, el artículo 31 de la Ley que regula el impuesto, dispone que las matrices y las copias de las escrituras y actas notariales, así como los testimonios, se extenderán, en todo caso, en papel timbrado de 0,30 euros por pliego o 0,15 euros por folio, a elección del fedatario.

Por lo que se refiere a las matrices, la ley no contempla otro tipo de soporte documental que no sea el papel, en particular, no contempla el soporte electrónico, porque el impuesto se paga mediante la utilización de papel.

Por lo que se refiere a las copias, la ley tampoco contempla otro tipo de soporte que no sea el papel, porque el impuesto se satisface mediante la utilización de papel. Las copias autorizadas electrónicas existían desde 2001 y a Hacienda no se le había ocurrido sugerir que estaban gravadas con la cuota fija de AJD. Se trata, además, de copias que se han presentado durante lustros en Registros de la Propiedad, a cargo de funcionarios -en algunos casos, además, liquidadores del impuesto de actos jurídicos documentados- que tienen prohibido hacer inscripciones “sin que se acredite previamente el pago de los impuestos establecidos o que se establecieren por las leyes, si los devengare el acto o contrato que se pretenda inscribir.” (art. 254 LH). No hay noticias de que algún registrador haya suspendido la inscripción de un documento notarial por falta de pago de la cuota fija de AJD en la copia electrónica presentada, ni siquiera después del “descubrimiento” de su sujeción por parte del Ministerio de Hacienda.

La Constitución española proclama el principio de legalidad en materia tributaria y la ley general tributaria concreta el alcance de la reserva de ley en su artículo 8, que dispone que se regularán en todo caso por ley la delimitación del hecho imponible, del devengo, de la base imponible y liquidable, la fijación del tipo de gravamen y de los demás elementos directamente determinantes de la cuantía de la deuda tributaria.

El artículo 14 prohíbe la analogía, es decir, extender más allá de sus términos estrictos el ámbito del hecho imponible, y el artículo 12 dispone que las normas tributarias se interpretarán con arreglo a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 3 del Código Civil, y que en tanto no se definan por la normativa tributaria, los términos empleados en sus normas se entenderán conforme a su sentido jurídico, técnico o usual, según proceda.

Solo por ley pueden delimitarse el hecho imponible y los demás elementos directamente determinantes de la cuantía de la deuda tributaria, y en la cuota fija de AJD el hecho imponible es la autorización del documento notarial, y el impuesto se paga mediante la utilización de un determinado papel, fabricado por el Estado. No cabe extender más allá de sus términos estrictos el ámbito del hecho imponible. Tampoco puede recurrirse a la interpretación, porque el término papel, en su sentido jurídico, técnico o usual, no engloba el soporte electrónico, sino que es antitético.

El impuesto grava el documento notarial, y en el sistema español, tras la Ley 11/2023, hay siempre un documento en soporte papel, y un reflejo electrónico de dicho documento. No hay dos documentos, de la misma manera que cuando una persona se mira en el espejo, no hay dos personas, sino una y su reflejo.

Si ambos soportes fueran alternativos, en pie de igualdad, tendría sentido gravar uno y otro, pero la Ley 11/2023 ha optado por el papel y su reflejo.

En conclusión, los llamados folios electrónicos, que ni siquiera son folios en su sentido jurídico, técnico o usual, ni tampoco en sentido legal, porque la Ley se ha olvidado de imponer la foliación del protocolo electrónico, no pueden gravarse mediante la cuota fija de AJD por orden ministerial, siendo necesario, en nuestro Estado de Derecho, que la ley lo establezca.

Por último, hay que referirse al papel del Consejo General del Notariado, o al papelón, teniendo en cuenta la más que dudosa legalidad de la Orden.

El ministerio de Hacienda no solo ha “descubierto” que los folios de matriz electrónica y de copia autorizada electrónica están sujetos a la cuota fija de AJD, también ha descubierto que surge -ese es el verbo empleado- un nuevo sujeto con la capacidad necesaria para centralizar la información y aportar el grado de detalle necesario para la correcta imputación y liquidación.

El caso es que el Consejo no sólo deberá decir a Hacienda cuantos folios electrónicos se han utilizado cada mes, dentro de los 25 primeros días del mes siguiente, sino que también tendrá que recaudar el impuesto, e ingresarlo el último día del mes siguiente a aquél en que fueron utilizados.

El pasado 13 de abril la presidenta del Consejo comunicó a los notarios que en las próximas semanas “comenzaría la implantación del timbre móvil en los documentos notariales”. Según la misiva, “cumple la misma función que el papel timbrado tradicional en los documentos electrónicos y se incorporará automáticamente a cada folio del documento, quedando integrado en el mismo como identificador único”. A la preocupación que de por sí genera la exacción de un impuesto ilegal, se añade la pretensión de aplicar el timbre a “Todas las copias autorizadas electrónicas, cualquiera que sea la finalidad con la que la expidamos”. Recordemos que la Orden HAC/305/2025 sólo sujeta el folio de copia autorizada electrónica “con destino a tercero”, lo que excluye las mal llamadas copias autorizadas de la Ley 24/2001. Parece que el Consejo también pretende gravarlas, yendo más allá de la propia Orden.

En 2019 Juárez se preguntaba si debe existir AJD y sentaba que la cuota fija de AJD de los documentos notariales es un anacronismo (El Notario del Siglo XXI, Nº 86), y ahora tendremos que creer que es algo moderno, porque se lo ponemos a los “folios” electrónicos, modernos por antonomasia.

Todo lo anterior no se refiere a las provincias exceptuadas del uso de papel sellado (Territorios históricos del País Vasco, Comunidad Foral de Navarra y Valle de Arán).

 

VICENT SIMÓ SEVILLA

Notario de Oliva

 

ENLACES:

• Orden HAC/305/2025, de 27 de marzo,
• ¿Queda sujeto el protocolo notarial electrónico al timbre o cuota fija de AJD? Máximo Juárez.
• Archivo llave de la Ley 11/2023, de 8 de mayo
• Orden JUS/484/2003, de 19 de febrero

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