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Instrucción DGRN 19 de junio de 2019 sobre presentación por fax de documentos electrónicos con código seguro de verificación

INSTRUCCIÓN DGRN 19 DE JUNIO DE 2019 SOBRE PRESENTACIÓN POR FAX DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON CÓDIGO SEGURO DE VERIFICACIÓN

El Real Decreto 2537/1994, de 29 de diciembre, por el que se modifican determinados artículos de los Reglamentos Notarial e Hipotecario sobre colaboración entre las Notarías y los Registros de la Propiedad para la seguridad del tráfico jurídico inmobiliario modificó el artículo 418 del Reglamento Hipotecario estableciendo un sistema de presentación de documentos por telefax que, pese al avance tecnológico que supuso en su día, se encuentra en la actualidad superado por la utilización de nuevas tecnologías más eficaces. Dicho sistema se basa en la presentación por dicho medio de una comunicación previa de autorización de un documento público que, dada su falta de autenticidad, requiere la posterior presentación del documento auténtico que permita consolidar el asiento de presentación.

El artículo 112 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales Administrativas y del Orden Social introdujo la posibilidad de la presentación telemática de copias auténticas que causan un asiento de presentación definitivo sin precisar la consolidación de tal asiento. Ello supuso una clara superación del sistema de presentación por telefax de comunicaciones de autorización de documentos.

Aunque la presentación de documentos electrónicos puede hacerse por vía telemática, esta Dirección General ya viene admitiendo como documentos auténticos a efectos del Registro el traslado a papel de los mismos cuando contengan un Código Seguro de Verificación que permita contrastar su autenticidad. Así se manifestó en cuanto a documentos administrativos en la resolución de este Centro de fecha 6 de marzo de 2012 que afirmó: «El código generado electrónicamente permite contrastar la autenticidad del documento, de conformidad con el artículo 30.5 de la Ley 11/2007. Éste constituye la simple referencia lógica —alfanumérica o gráfica— que identifica, dentro de la sede electrónica, cada documento electrónico, previamente autorizado, también en forma electrónica. Es una referencia o identificador que hace posible «contrastar la autenticidad del documento, mediante el acceso a los (correspondientes) archivos electrónicos», siempre que el documento haya sido objeto de autorización, mediante alguno de los sistemas de firma previsto por la Ley.»

De lo anterior resulta que: «…teniendo el soporte del documento electrónico carácter de prueba documental, e imponiéndose la presunción general del carácter real y auténtico del documento electrónico, al igual que rige esa presunción para los documentos en papel, conforme a los artículos 3 de la Ley de Firma Electrónica, 319, 320 y 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil y especialmente en esta materia, a la vista de la presunción de legalidad del artículo 57 de la Ley 30/1992.»

Para finalizar afirmando que: «De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 30.5 de la Ley 11/2007, las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora». En la actualidad dicha previsión referida a documentos administrativos se recoge en la letra c) del apartado 3 del artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Igual criterio se ha mantenido en resoluciones de 25, 30, 31 de enero y 7, 10, 14, 17, 21, 28 y 23 de febrero de 2017, en las que se afirmó que lo mismo resulta de plena aplicación al supuesto de los documentos judiciales generados electrónicamente y dotados de código seguro de verificación. Dispone el artículo 230 de la Ley Orgánica del Poder Judicial: «1. Los Juzgados y Tribunales y las Fiscalías están obligados a utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, puestos a su disposición para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus funciones,… 2. Los documentos emitidos por los medios anteriores, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.» Por su parte la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, reitera dicha obligación en sus artículos 1.2, 6.3 y 8, garantizando el derecho tanto de los particulares como de los profesionales que se relacionan con la Administración de Justicia (artículos 4.2 y 6.2 de la propia Ley), a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte del expediente y a su conservación igualmente electrónica. La utilización del sistema informático se lleva a cabo por medio de la sede electrónica correspondiente (artículo 7), a través de la que deben llevarse a cabo todas las actuaciones que requieran de autenticación (artículo 10), incluida la de la «Comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por los órganos u organismos públicos que abarca la sede que hayan sido autenticados mediante código seguro de verificación» (artículo 11.2.h).

Los documentos generados electrónicamente en el sistema de gestión procesal tienen la consideración de documentos judiciales y tendrán el carácter de documentos públicos siempre que hayan sido firmados con firma electrónica reconocida del secretario (hoy, letrado de la Administración de Justicia), y reúnan los requisitos de competencia y forma exigidos por la Ley (artículo 27). Por último, establece la Ley que «Las copias realizadas en soporte papel de documentos judiciales electrónicos y firmados electrónicamente por el secretario judicial tendrán la consideración de copias auténticas, siempre que incluyan la impresión de un código seguro de verificación que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Oficina judicial emisora. (artículo 28.5)»

En atención a tales consideraciones y dado que es habitual en la práctica la presentación por telefax de documentos judiciales o administrativos con código seguro de verificación que, por tanto, permiten a través de éste comprobar la autenticidad del mismo, se plantea si en estos casos resulta aplicable la operativa registral de consolidación del asiento prevista en el artículo 418 del Reglamento Hipotecario, toda vez que ha podido quedar acreditada la autenticidad del documento con la comunicación presentada.

En su virtud, DISPONGO:

Primero. En caso de presentarse en el Registro por telefax conforme a lo dispuesto en el artículo 418 del Reglamento Hipotecario un documento cuya autenticidad pueda verificarse con un Código Seguro de Verificación, y dado que el documento que ha accedido al Libro Diario es por sí mismo una copia auténtica cuya autenticidad deriva del código electrónico reproducido en el documento que lo contiene, carece de sentido la exigencia de nueva presentación de ese mismo documento a los solos efectos de consolidar el asiento de forma que, en esos casos, el asiento debe ser consolidado de oficio por el Registrador una vez comprobada la autenticidad del documento electrónico mediante la oportuna consulta del CSV.

Segundo. Si la autenticidad no pudiera verificarse por no resultar legible el CSV, no encontrarse disponible la consulta o cualquier otra causa, la consolidación sólo procederá cuando se una copia auténtica del mismo en los términos del artículo 418 del Reglamento Hipotecario. En tal caso, deberá comunicarse por el mismo medio la imposibilidad de proceder de oficio a la consolidación del documento dotado de CSV.

Tercero. En relación con los documentos judiciales o administrativos que se presenten en los casos previstos en esta Instrucción, se considerará presentante del documento a quien el mismo designe como tal o como representante de la parte interesada en la operación registral o a quien aporte una copia posterior del mismo.

Cuarto. El interesado o su representante con el fin de practicar las liquidaciones fiscales que en su caso procedan y de comprobar si el CSV era legible, deberán recibir de la autoridad judicial o administrativa que lo hubiera expedido el correspondiente mandamiento.

Quinto. Lo dispuesto en la presente Instrucción no afecta al momento de la presentación del documento en el Libro Diario, que se considerará presentado por fax a los efectos de lo dispuesto en el inciso primero del número 4 del artículo 418 del Reglamento Hipotecario.

EL DIRECTOR GENERAL,

Pedro José Garrido Chamorro.

ARTÍCULO 418 DEL REGLAMENTO HIPOTECARIO

A MANO

OFICINA REGISTRAL

PORTADA DE LA WEB

Abetos nevados (Canadá). Por Javier Serrano.

Presentación por «fax»

ASIENTO DE PRESENTACIÓN

Presentación por «fax»

Ordenada la prórroga de una anotación de embargo, el mandamiento de prórroga se presentó en Registro incompetente antes de caducar la anotación, que sin embargo había caducado cuando se recibió en el Registro de destino. Por ello, la Dirección confirma la calificación denegatoria del Registrador [1], añadiendo que la prioridad y la aplicación de los demás principios hipotecarios se producen a partir de la presentación en el Registro competente conforme al sistema de publicidad para la demarcación territorial del lugar de situación de la finca, a pesar del auxilio reglamentario que a la presentación presta el artículo 418.a) del Reglamento Hipotecario. En consecuencia, confirma la denegación del asiento de prórroga «con independencia de las concretas causas que en el caso debatido provocaron el retraso en la presentación en el Registro territorialmente competente, o de las responsabilidades que se pudieran derivar, que no pueden ventilarse en el estrecho marco del recurso gubernativo».

27 julio 1998

Presentación por «fax».- Presentada por «fax» una escritura de constitución de hipoteca sobre diversas viviendas de una división horizontal, sin aportar más identificación que su número, con la indicación de que si la división horizontal no llegara a practicarse se entendería constituida la hipoteca sobre el solar, se comunicó al Notario que la hipoteca quedaba constituida sobre el solar. Posteriormente, se presentó una escritura de venta de las unidades registrales a las que se ha hecho referencia. Por último, se presentó el título de constitución de hipoteca, que, a juicio del Registrador, contenía diferencias sustanciales con la comunicación recibida por fax, por lo que se hizo un nuevo asiento de presentación. La Dirección confirma que, al existir discrepancias entre el título presentado físicamente y el recibido por fax, es correcta la actuación del Registrador, que supone la pérdida de vigencia del asiento de presentación inicial y de la prioridad ganada por el mismo; la consecuencia, sin perjuicio de poder existir responsabilidad sólo exigible por otros cauces procesales, es que se ha practicado un asiento que se encuentra bajo la salvaguarda judicial y no cabe el recurso gubernativo contra esta actuación.

16 febrero 1999

Presentación por fax.- 1. En el presente recurso concurren las siguientes circunstancias fácticas:

1.º Se remite por telefax la comunicación a que se refiere el artículo 249 del Reglamento Notarial, sobre una escritura relativa a la segregación de una finca y distribución de responsabilidad garantizada por la hipoteca que la grava. El asiento de presentación que se practica en el Registro de la Propiedad caducó por no haberse presentado copia autorizada de la escritura en el plazo establecido por el artículo 418.4 del Reglamento Hipotecario.

2.º Según manifiesta el Notario en su escrito de recurso, antes de la expedición de la primera copia de la referida escritura fue ésta subsanada, aunque sin trasladar la diligencia subsanatoria a dicha copia por entender aplicable sobre tal extremo el artículo 153 del Reglamento Notarial.

3.º Después se presentó la copia autorizada de la referida escritura en la que figuran como comparecientes también el representante de determinada Entidad acreedora –aunque sin especificar a qué concretos efectos interviene-y se contiene alguna referencia a la hipoteca que grava la finca de que se trata y a la correspondiente escritura de préstamo hipotecario, así como a la capacidad legal para formalizar dicha escritura de «segregación y distribución hipotecaria». Según dicha copia, por la escritura calificada se practica la segregación de la finca, pero no incluye ninguna alteración jurídica de la hipoteca.

4.º Posteriormente se presenta instancia privada, con firmas legitimadas, por la que se efectúa la distribución de la responsabilidad hipotecaria.

5.º La Registradora de la Propiedad suspende la inscripción solicitada porque, a su juicio, aparece redactado el documento de forma contradictoria; y como fundamento de derecho se limita a citar el artículo 148 del Reglamento Notarial.

Ciertamente, en los casos en que exista discordancia sustancial entre el contenido jurídico de la comunicación por telefax a la que se refiere el artículo 249 del Reglamento Notarial y el de la copia auténtica de la escritura presentada lo que procederá será la extensión de un nuevo asiento de presentación en el momento de ingreso físico de aquel título en el Registro (nuevo asiento que es el que determinará su prioridad registral), lo que llevará consigo necesariamente la pérdida de vigencia del asiento inicial que se practicó con base en la referida comunicación notarial, pues no es posible legalmente la duplicidad de asientos de presentación simultáneamente vigentes respecto de un mismo título (cfr. artículos 248 Ley Hipotecaria, 108 y 421 Reglamento Hipotecario, así como la Resolución de 16 de febrero de 1999).

Pero en el presente caso no se plantea esta cuestión, toda vez que la copia autorizada del título se presentó en el Registro una vez caducado el referido asiento que inicialmente se practicó conforme al artículo 418.4 del Reglamento Hipotecario (por ello, no es necesario prejuzgar sobre la posibilidad de que, en los casos como el presente en que el título pueda tener contenido negocial plural, se practique el asiento de presentación al menos en cuanto al derecho respecto del cual no exista dicha discrepancia documental sustancial); y aunque en su calificación la Registradora alude a la discordancia entre dicha copia del título y la inicial comunicación notarial sobre el contenido del mismo, no constituye dicha circunstancia el defecto que alega para suspender la inscripción solicitada, sino la contradicción interna del propio documento que ha sido ulteriormente presentado y objeto de calificación.

Pues bien, en el documento presentado es cierto que existen algunas referencias a circunstancias o negocios que no atañen directamente a la segregación que se pretende inscribir. También es cierto que dichas referencias podrían haber quedado fácilmente justificadas y salvadas en este caso si se hubiera trasladado a la copia del título presentada la diligencia de subsanación a que se refiere el Notario recurrente, lo que no sólo puede considerarse conveniente sino, incluso, necesario una vez que se ha practicado el inicial asiento de presentación a que se refiere el artículo 418.4 Reglamento Hipotecario, si se atiende a la ratio de la norma del párrafo tercero del artículo 153 del Reglamento Notarial. En efecto, también ese asiento de presentación integra el contenido tabular, conforma la publicidad registral de la finca en cuestión –cfr. artículos 230 Ley Hipotecaria y 345 Reglamento Hipotecario– y lo han podido tomar en consideración los eventuales adquirentes de derechos sobre aquélla; y por ello, aunque no se haya expedido copia, el contenido de la escritura autorizada ha tenido una publicidad, resultante de la comunicación que califica como testimonio en relación el propio artículo 249.2 del Reglamento Notarial y del asiento de presentación, que justifica la aplicación del mismo criterio previsto para el supuesto de expedición de copia anterior a la subsanación). Pero, al estar limitado el recurso a la cuestión directa e inmediatamente planteada por defecto invocado expresado en la calificación registral, debe concluirse que –al margen de la trascendencia que la cuestión de la subsanación antes apuntada pudiera tener respecto de los requisitos de forma extrínseca del título presentado y que han de ser objeto de calificación por el Registrador ex artículo 18 de la Ley Hipotecaria–, lo cierto es que las mencionadas referencias a la Entidad acreedora, al préstamo y a la hipoteca que lo garantiza, así como a la distribución de la responsabilidad garantizada, no tienen entidad suficiente para impedir la inscripción de la segregación que se solicita en tanto en cuanto se trata éste de un negocio que en absoluto queda desvirtuado o contradicho por aquéllas otras circunstancias (cfr. artículo 123 de la Ley Hipotecaria), todo ello sin perjuicio de que la Registradora pudiera expresar al despachar la inscripción que no se practica operación registral alguna respecto de modificación de la hipoteca habida cuenta de las apuntadas referencias extrañas al propio negocio de segregación. Asimismo, queda a salvo la posibilidad de que, aun practicada la inscripción, el Notario autorizante aclare dichas referencias mediante la pertinente subsanación, por propia iniciativa o a instancia de parte interesada, conforme artículo 153 del Reglamento Notarial, para hacer coincidir los distintos extremos de la escritura calificada.

Esta Dirección General ha acordado estimar el recurso interpuesto y revocar la calificación de la Registradora en los términos que resultan de los precedentes fundamentos de derecho.

6 junio 2007

Presentación por “fax”.- 1. Antes de entrar en las cuestiones que propiamente constituyen el objeto del presente recurso, debe recordarse al Notario recurrente que la presentación del título mediante telefax debe constituir una excepción que deberá obedecer bien a la imposibilidad técnica de presentación telemática, bien a la expresa voluntad de los otorgantes, tal y como establecen los artículos 112 de la Ley 24/2001 de 27 de diciembre, y 249.2 del Reglamento Notarial (cfr. las Resoluciones de 4 de junio, 28 y 29 de septiembre de 2007); precepto este último –cfr. también su correlativo artículo 196 del mismo Reglamento– que, como afirma la Sentencia del Tribunal Supremo (Sala Tercera) de 29 de enero de 2008, es plenamente respetuoso con el mencionado artículo 112.1 de la Ley citada que, además, lo es con el sistema de rogación propio de nuestro ordenamiento jurídico inmobiliario, al ser, por regla general, voluntaria la inscripción en los Registros.

Igualmente, y para evitar indeseados perjuicios a la agilidad del tráfico es necesario concluir que el incumplimiento de ese deber podrá generar al Notario no sólo responsabilidad disciplinaria por infracción de la legislación notarial [artículo 43.Dos, apartados B) y C), de la Ley 14/2000, de 27 de diciembre], sino también responsabilidad civil por los daños y perjuicios que se puedan causar al interesado en la inscripción, en el caso de que acceda al registro otro título relativo al mismo bien con anterioridad a la presentación por telefax (cfr. artículo 249.3 del Reglamento Notarial; en el presente caso no consta que el asiento de presentación causado por la referida comunicación por telefax del Notario autorizante hubiera sido consolidado por la pertinente presentación de la copia auténtica de la escritura en el Registro en el plazo de diez días hábiles siguientes, conforme al artículo 418.4 del Reglamento Hipotecario). Ahora bien, lo que nunca generará será defecto, sea subsanable o insubsanable, que impida al Registrador calificar el título presentado.

10 marzo 2008

[1] Por los motives que se explican en el epígrafe “ANOTACIÓN PREVENTIVA DE EMBARGO: Prórroga”. Rs. De 26, 27, 29 y 30 de junio y 1 y 2 de julio de 1998.