LIBROS REGISTROS QUE HAN DE LLEVARSE PARA EL IRPF

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Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

ÍNDICE:

Resumen:

Introducción

Por actividades:

• Actividades empresariales, modalidad simplificada, estimación directa
• Actividad empresarial que no tenga carácter mercantil, estimación directa.
• Actividades profesionales.
• Actividades empresariales por estimación objetiva.
• Entidades en régimen de atribución de rentas.

Por libros:

• Libro registro de ventas e ingresos.
• Libro registro de compras y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

Requisitos formales.

Plazo para las anotaciones.

Rectificación de las anotaciones.

Obligación de conservar y exhibir.

Uso para el IVA

Ámbito temporal

Enlaces

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Resumen: La Orden HAC/773/2019, de 28 de junio desarrolla el art. 68 RIRPF en cuanto a los libros registro que han de llevar los contribuyentes para el IRPF, sus requisitos formales, plazo para los asientos, rectificaciones y obligación de conservar. 

Introducción:

Las obligaciones formales, contables y registrales de los contribuyentes, en el ámbito del IRPF, están reguladas por el artículo 104 LIRPF y por el artículo 68 RIRPF.

La nueva orden que regula la llevanza de los libros registros en el IRPF esta motivada por la necesidad de adaptarla al Reglamento del IRPF de 2007 y para revisar el contenido de los libros registros.

La principal novedad que se introduce en esta orden es la necesidad de que, en las anotaciones en los libros registros de ventas e ingresos y de compras y gastos se haga constar el Número de identificación fiscal de la contraparte de la operación.

También se trata de conseguir cierta homogeneidad con conceptos ya previstos en otros impuestos, como por ejemplo en materia de asientos resúmenes con el IVA y su compatibilidad con los libros requeridos por este Impuesto.

Para reducir las cargas indirectas al contribuyente, la AEAT publicará en su página web un formato tipo de libros registros.

Conviene recordar que, conforme al art. 68.2 RIRPF, los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad normal del método de estimación directa estarán obligados a llevar contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio. Pero, los contribuyentes distintos de éstos estarán obligados a llevar los libros registros previstos en dicho art. 68 -ahora desarrollado-, aun cuando voluntariamente lleven contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio (art. 68.10 RIRPF).

A continuación indicamos los libros registro que ha de llevar el contribuyente en función de su actividad:

1.- Actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad simplificada del método de estimación directa. Los contribuyentes estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:

a) Libro registro de ventas e ingresos.

En él se anotarán, con la debida separación, la totalidad de los ingresos derivados del ejercicio de la actividad y contendrá:

– El número de la factura expedida. Si no hay obligación de emitir factura, los ingresos se numerarán correlativamente.

– La fecha de expedición de la factura y la fecha de realización de las operaciones si es distinta.

– Identificación del destinatario, incluyendo el NIF.

- Concepto.

- Importe de la operación. Si la operación está sujeta al IVA, base imponible, tipo y cuota.

– Si la operación está sujeta a retención en el IRPF, el tipo y el importe retenido.

Si no hay obligación de identificar al destinatario, para los devengos del mismo mes natural, cabe un asiento resumen diario.

Se anotarán por separado las facturas rectificativas, consignando el número de la factura expedida, fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, la identificación del cliente, la base imponible, tipo impositivo y cuota.

b) Libro registro de compras y gastos.

En él se anotarán, con la debida separación, la totalidad de los gastos derivados del ejercicio de la actividad y contendrá:

–  El número de la factura recibida. Cuando no exista obligación de reflejar el gasto en factura los gastos se numerarán correlativamente por el número de recepción.

– La fecha de expedición y la fecha de realización de las operaciones si es distinta.

– Identificación del obligado a la expedición, incluyendo el NIF.

– Concepto.

– Si la operación está sujeta al IVA, base imponible, tipo y cuota.

- El importe que es considerado gasto a efectos del IRPF.

– Si la operación está sujeta a retención en el IRPF, el tipo y el importe retenido al emisor de la factura.

Se anotarán por separado las facturas rectificativas, consignando el número de la factura expedida, fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, la identificación del proveedor, la base imponible, tipo impositivo y cuota.

Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, siempre que procedan de un único proveedor, el importe total conjunto de las operaciones no exceda de 6.000 euros más IVA, y que ninguna operación supere 500 euros más IVA.

c) Libro registro de bienes de inversión.

Aquí se registrarán, debidamente individualizados, los elementos patrimoniales afectos a una actividad empresarial o profesional.

Los contribuyentes deberán reflejar en este libro registro los datos suficientes para identificar de forma precisa las facturas y documentos de aduanas correspondientes a cada uno de los bienes afectos asentados.

Se anotarán, igualmente, por cada bien individualizado:

– El número de factura o, en caso de importación, el número del documento aduanero, o en defecto de los anteriores, el número de recepción.

– La fecha en que el elemento patrimonial se encuentre en condiciones de funcionamiento.

– La descripción del bien para su adecuada identificación.

– La identificación, incluido el NIF, del proveedor.

– El valor de adquisición, así como el valor amortizable del elemento patrimonial.

– El método de amortización aplicable, el porcentaje de amortización aplicado cada período impositivo y la cuota resultante, así como la amortización acumulada.

También se hará constar la baja del bien o derecho con expresión de su fecha y motivo.

En el supuesto de transmisión del bien, deberán hacerse constar los datos necesarios para la identificación de la operación.

Respecto a los tres libros indicados, si el empresario es titular de diversos establecimientos, podrá llevar uno por cada establecimiento, aparte del general.

2.- Actividad empresarial que no tenga carácter mercantil en régimen de estimación directa.

Los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales que no tengan carácter mercantil, de acuerdo con el Código de Comercio, estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:

a) Libro registro de ventas e ingresos.

b) Libro registro de compras y gastos.

c) Libro registro de bienes de inversión.

La llevanza de estos libros se ajustará a lo anteriormente dicho (arts 2, 3,4)..

3.- Libros registros en actividades profesionales.

Los contribuyentes que desarrollen actividades profesionales cuyo rendimiento se determine por el método de estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:

a) Libro registro de ingresos.

b) Libro registro de gastos.

c) Libro registro de bienes de inversión.

d) Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

La llevanza de los tres primeros libros se ajustará a lo anteriormente dicho (arts 2, 3,4)..

En el libro registro de provisiones de fondos y suplidos se anotarán, con la debida separación:

– El número de la anotación.

– Si es provisión de fondos o suplido.

– Las fechas en que se hubieran producido o pagado.

– El importe de los mismos.

– Identificación del pagador de la provisión o perceptor del suplido, incluido el NIF.

– El número de la factura en el que se refleje la operación. Cuando no exista obligación de emitir factura, se numerarán correlativamente.

4.- Libros registros en actividades empresariales con rendimiento por estimación objetiva.

Estos contribuyentes estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:

a) Cuando deduzcan amortizaciones, libro registro de bienes de inversión.

b) Cuando realicen actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones, habrán de llevar un libro registro de ventas e ingresos. En este libro, además del contenido reseñado, deberán incluirse las subvenciones corrientes y de capital incluyendo los criterios de imputación y las indemnizaciones.

5.- Libros registros de las entidades en régimen de atribución de rentas.

Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas llevarán unos únicos libros obligatorios correspondientes a la actividad realizada, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar en relación con sus socios, herederos, comuneros o partícipes.

La llevanza de libros registros por las citadas entidades se ajustará a lo establecido en los artículos 1 a 7 de esta orden, teniendo en cuenta el régimen de determinación del rendimiento neto de la actividad por el que haya optado la entidad o que, en su caso, le resulte aplicable, según la normativa del IRPF.

Requisitos formales.

Todos los libros registros mencionados en esta orden deberán ser llevados con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras y se totalizarán, en todo caso, por trimestres y años naturales.

Se expresarán los valores en euros, haciendo, en su caso, la correspondiente conversión.

Cuando los libros sean llevados por medios electrónicos o informáticos se deberán conservar los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.

En el caso de que los libros no se lleven en formato electrónico será válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar los libros.

Los contribuyentes y entidades que realicen varias actividades deberán llevar libros independientes para cada una de ellas.

Plazo para las anotaciones registrales.

Las operaciones deberán hallarse asentadas en los correspondientes libros registros antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados a que se refieren los artículos 109 a 112 RIRPF.

No obstante, las operaciones efectuadas por el sujeto pasivo sin facturas se anotarán en siete días a partir de la realización de las operaciones o de la expedición de los documentos.

Las facturas recibidas deberán anotarse en el correspondiente libro registro por el orden en que se reciban, y dentro del período impositivo en que proceda efectuar su deducción.

Rectificación de las anotaciones registrales.

Cuando los empresarios o profesionales hubieran incurrido en algún error u omisión al efectuar las anotaciones registrales deberán rectificarlas inmediatamente que se adviertan.

Esta rectificación deberá efectuarse mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar, para cada período trimestral de liquidación del pago fraccionado correspondiente, la totalidad de los ingresos y gastos del periodo, una vez practicada dicha rectificación.

Obligación de conservar y exhibir. Los contribuyentes del IRPF estarán obligados a conservar, durante el plazo máximo de prescripción, todos los justificantes, facturas y demás documentos acreditativos de las operaciones, gastos, e ingresos de cualquier tipo que hayan sido objeto de reflejo en los libros registros establecidos en la presente orden, y a exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto.

Uso para el IVA. Los libros registros regulados en esta orden podrán ser utilizados a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, siempre que se ajusten a los requisitos que se establecen en el Reglamento de dicho Impuesto.

Se deroga la anterior Orden de 4 de mayo de 1993 por la que se regula la forma de llevanza y el diligenciado de los libros-registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Entró en vigor el 18 de julio de 2019 y se aplicará a las anotaciones registrales correspondientes al ejercicio 2020 y siguientes.