Legalización electrónica de los libros de Sociedades Cooperativas

Orden TES/539/2026, de 25 de mayo, por la que se regula la legalización en formato electrónico de libros en el ámbito del Registro de Sociedades Cooperativas.

Resumen: Esta orden tiene por objeto regular el sistema de legalización electrónica de los libros de sociedades cooperativas que enumera, competencia que corresponde al Registro de Sociedades Cooperativas. Podrán todavía presentarse en papel los libros que correspondan a un ejercicio económico cuya finalización se produzca durante el ejercicio 2026.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 109 de la Ley 27/1999, de 16 de julio, de Cooperativas, al Registro de Sociedades Cooperativas le corresponde, entre otras funciones, la legalización de los libros de las sociedades cooperativas.

El artículo 27 del Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas regula el procedimiento concreto para la realización de la citada legalización, si bien dicho procedimiento, aunque recoge la posibilidad de legalización de libros confeccionados en formato electrónico, no desarrolla un procedimiento electrónico de legalización.

El art. 14.2 LPA prevé que, en todo caso, las personas jurídicas, entre otros sujetos, estarán obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.

Dado que las sociedades cooperativas ostentan la condición de persona jurídica, resulta obligado habilitar un procedimiento de legalización electrónica de libros sociales y contables, lo que es la razón de ser de esta orden ministerial.

Objeto. Es el de regular el sistema de legalización electrónica de los siguientes libros:

a) Libro registro de socios.

b) Libro registro de aportaciones al capital social.

c) Libros de actas de la Asamblea General, del Consejo Rector, de los liquidadores y, en su caso, del Comité de Recursos y de las juntas preparatorias.

d) Libro de inventarios y cuentas anuales y Libro diario. Se legalizarán cada año, siendo necesario que, en cada libro, conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

e) Cualesquiera otros que vengan exigidos por disposiciones legales.

Forma de presentación. Los libros deberán ser presentados para su legalización por medios electrónicos en el Registro de Sociedades Cooperativas, a través del Sistema de Información del Registro de Cooperativas.

– La presentación deberá cumplir los requisitos técnicos y de tamaño máximo y formato que se requieren a través del Sistema de Información del Registro de Cooperativas.

– La solicitud deberá estar firmada electrónicamente por persona debidamente facultada para ello.

– Mediante este procedimiento no se podrán legalizar libros en blanco, sino que, en todo caso, deberán presentarse ya cumplimentados.

Plazo de presentación. Ha de ser antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre de cada ejercicio.

Tracto sucesivo.

– No podrán ser legalizados el Libro de inventarios y cuentas anuales, el Libro diario o cualquier otro exigido por disposiciones legales si no está legalizado previamente el inmediatamente anterior.

– Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.

– Podrán legalizarse Libros registros de aportaciones o Libros registros de socios, aunque resulte del libro presentado para legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.

Rectificación de los libros ya legalizados. Para ello, se deberá incluir en el fichero correspondiente de la solicitud de rectificación un archivo en el que conste una certificación de la persona titular de la Secretaría, con el visto bueno de la persona titular de la Presidencia del Consejo Rector, por el que se dé cuenta del error cometido. A esta certificación se unirá el archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

Forma de legalización.

– El Registro de Sociedades Cooperativas, si no mediaran defectos, extenderá una diligencia con el contenido que se indica en el art. 5.

– La legalización será efectuada de manera automatizada mediante sello electrónico o mediante la firma electrónica del Encargado del Registro.

– Efectuado lo anterior, se extenderán las notas correspondientes y se pondrá a disposición de la sociedad cooperativa interesada el libro legalizado en formato electrónico, mediante la correspondiente notificación a través de la Dirección Electrónica Habilitada única. Transcurrido el plazo de diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se haya accedido a su contenido, se entenderá rechazada.

– Si la legalización se solicitase fuera de plazo, la persona encargada del Registro lo hará constar así en el expediente.

– Si esta persona apreciara la existencia de defectos en la solicitud de legalización, lo notificará a la entidad interesada para que lo subsane por medios electrónicos, en el plazo de diez días hábiles (art 68 LPA).

Seguridad, integridad y protección de datos. A esta materia se dedica el artículo 6.

Excepcionalidad en la utilización de otros medios. Cuando por problemas técnicos no fuera posible la presentación de los libros para legalizar por medios electrónicos, de modo excepcional y siempre que la imposibilidad sea manifiesta, se permitirá su presentación en el Registro de Sociedades Cooperativas mediante el empleo de soportes o dispositivos de almacenamiento de datos de utilización habitual en el mercado, que serán conservados durante seis meses, antes de ser destruidos, si no se recogen. D. Ad. Única.

Libros ya legalizados en papel. Podrán seguirse utilizando hasta que se agoten. D. Tr. 1ª.

Ejercicios que concluyan en 2026. Los libros presentados para su legalización que correspondan a un ejercicio económico cuya finalización se produzca durante el ejercicio 2026 podrán legalizarse en papel de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 27.1 del Reglamento de Cooperativas.

La presente orden entrará en vigor el día 1 de julio de 2026.